W jakim terminie należy opłacać składki

Płatnik składek przesyła do ZUS dokumenty rozliczeniowe i w tym samym terminie opłaca należne składki.

Terminy płatności

Przekazanie do ZUS dokumentacji rozliczeniowej i opłacenie składek musi nastąpić:

• do 5. dnia następnego miesiąca – termin obowiązujący jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
• do 10. dnia następnego miesiąca – termin płatności składek za osoby fizyczne opłacające składki wyłącznie za siebie;
• do 15. dnia następnego miesiąca – termin obowiązujący pozostałych płatników.

Ustawa systemowa nie wskazuje, że wpłata ma nastąpić dokładnie we wskazanych terminach – w art. 47 ust. 1 wskazane są jedynie terminy graniczne, których nie wolno przekroczyć. Nie ma przeciwwskazań, aby wpłaty dokonać z wyprzedzeniem. Jeżeli płatnik opłaca składki w formie bezgotówkowej, wpłata z tytułu należnych składek zostanie uznana za terminową, jeśli najpóźniej w obowiązującym go terminie płatności nastąpiło obciążenie jego rachunku bankowego (art. 60 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej w zw. z art. 31 ustawy systemowej).

WAŻNE!

Wpłatę uznaje się za dokonaną w dniu obciążenia rachunku bankowego płatnika, jeżeli dokonuje on zapłaty w formie bezgotówkowej.

W zakresie ustalania daty upływu terminu na opłacenie składek ZUS ustawa systemowa odsyła do przepisów Ordynacji podatkowej. Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej). A zatem, jeżeli termin płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, wówczas składki trzeba opłacić najpóźniej w pierwszym dniu powszednim, następującym po dniu wolnym od pracy.

Kod terminu w deklaracji ZUS DRA

Deklaracje rozliczeniowe składane w poszczególnych terminach rozliczania i opłacania składek płatnik powinien opatrzyć prawidłowym kodem terminu przesyłania deklaracji i raportów (poz. XII załącznika nr 18 do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów). Kod terminu wpisuje się w bloku I („Dane organizacyjne”), polu 01 deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA:

• 1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,
• 2 – dla deklaracji składanych do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni,
• 3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni (kodu nie stosują płatnicy, dla których ma zastosowanie kod 4),
• 4 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni przez wspólników spółek (jednoosobowych z ograniczoną odpowiedzialnością, cywilnych, jawnych, komandytowych, partnerskich), którzy opłacają składki wyłącznie za siebie, natomiast spółka zatrudnia pracowników lub inne osoby podlegające z tego tytułu ubezpieczeniom, oraz przez osoby podlegające dobrowolnie ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• 5 – dla deklaracji składanych za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Z reguły płatnicy nie mają większych problemów z zastosowaniem pierwszych trzech wskazanych w rozporządzeniu kodów. Bywa, że w praktyce problemy sprawia prawidłowe zastosowanie kodu 4.

---

Do grupy ubezpieczonych rozliczających się z kodem terminu płatności 4 należą osoby, które obowiązuje termin do 15. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, mimo że opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Do tej grupy należą:

• wspólnicy spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością opłacający składki na własne ubezpieczenia w terminie do 15. dnia każdego miesiąca od momentu, w którym ich spółka zgłosi do ubezpieczeń zatrudnione osoby. W takiej sytuacji wspólnik opłaca składki w terminie obowiązującym jego spółkę, mimo że nadal jest płatnikami składek na własne ubezpieczenia (zgłosił się do ZUS jako płatnik na formularzu ZUS ZFA) i opłaca składki wyłącznie za siebie;
• osoby opłacające same za siebie składkę na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne – obowiązuje ich termin do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni;
• osoby opłacające same za siebie składki na dobrowolne ubezpieczenia emerytalno-rentowe (np. z tytułu kontynuacji ubezpieczenia), jednocześnie opłacające składkę na dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne.

WAŻNE!

Jeżeli spółki: cywilna, komandytowa, jawna, partnerska, jednoosobowa sp. z o.o. zgłaszają do ubezpieczeń zatrudnione osoby, wspólnicy spółki rozliczają się z ZUS w terminach obowiązujących ich spółkę, mimo że nadal są płatnikami składek wyłącznie na własne ubezpieczenia.

Opłacenie składek w terminie późniejszym, niż obowiązujący wszystkie pozostałe osoby opłacające składki tylko za siebie (czyli do 10. dnia miesiąca), nie zostanie uznane za opóźnienie, jeżeli wykazany w deklaracji kod 4 wskaże, że płatnik ma prawo rozliczyć się z ZUS do 15. dnia miesiąca.

Spółka partnerska Wiśniewski, Kowalski, Bloch i Partnerzy w 2011 r. nie zgłaszała do ZUS żadnego ubezpieczonego. Wspólnicy spółki, jako osoby prowadzące działalność pozarolniczą, zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczenia 05 43 xx i opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, w terminie do 10. dnia każdego miesiąca. Deklaracje rozliczeniowe, które są przesyłane za pośrednictwem biura rachunkowego, opatrzone są kodem terminu 2. Ze względu na zwiększenie liczby spraw, które obsługuje spółka, wspólnicy zadecydowali o zatrudnieniu osoby do prac administracyjnych na podstawie umowy o pracę, na 1/2 etatu od 23 stycznia 2012 r.

Od 23 stycznia należy dokonać zgłoszenia spółki jako płatnika składek (wcześniej, do czasu zatrudnienia pierwszej osoby objętej obowiązkiem ubezpieczeniowym, spółka jako płatnik składek nie była zgłoszona w ZUS – płatnikami byli tylko jej wspólnicy rozliczający się z ZUS indywidualnie). Następnie spółka powinna zgłosić do ubezpieczeń, również od 23 stycznia, pierwszą zatrudnioną osobę.

Pierwszy komplet dokumentów rozliczeniowych za zatrudnioną osobę spółka ma obowiązek złożyć do 15 lutego 2012 r. Zatrudnienie pierwszej osoby niesie jednak ze sobą skutki nie tylko w odniesieniu do samej spółki, ale również w stosunku do jej wspólników. Od lutego 2012 r. zmianie ulega termin przesyłania przez nich dokumentów rozliczeniowych i opłacania składek do ZUS. Tak długo, jak spółka – jako płatnik – zgłasza do ZUS ubezpieczonych (lub – jak w przykładzie – choćby jednego ubezpieczonego), wspólnicy opłacają składki w terminie obowiązującym ich spółkę – a zatem nie do 10., lecz do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Deklaracje rozliczeniowe, składane za wspólników od lutego 2012 r. powinny zostać opatrzone kodem terminu 4. Zmiana kodu w deklaracji jest konieczna, aby płatności dokonywane do 15. dnia miesiąca przez osoby opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia nie zostały uznane za nieterminowe.

Twórcy i artyści

Twórcy i artyści w świetle przepisów ubezpieczeniowych są traktowani jak osoby prowadzące działalność pozarolniczą. W związku z tym obowiązują ich terminy płatności do 10. dnia miesiąca (jeżeli płatnik opłaca składki wyłącznie na własne ubezpieczenie) lub do 15. dnia miesiąca (gdy jako płatnik zgłasza do ubezpieczeń osoby zatrudnione). Termin płatności składek za twórców i artystów również może ulec w pewnych okolicznościach przesunięciu, które nie będzie uznane za opóźnienie w płatności. Dzieje się tak w sytuacji, gdy decyzja Komisji ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, wskazująca datę rozpoczęcia działalności twórczej przez osobę zaliczoną do tej grupy płatników (tym samym ustalająca datę objęcia jej obowiązkiem ubezpieczeniowym), zostaje wydana z datą późniejszą niż wskazany moment objęcia ubezpieczeniem. Twórca lub artysta dokonuje wówczas zgłoszenia do ubezpieczeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania decyzji, wskazując jednak w zgłoszeniu datę faktycznego rozpoczęcia działalności, ustaloną przez Komisję. Składki z tytułu prowadzenia działalności przez taką osobę są należne od momentu objęcia obowiązkiem ubezpieczeniowym, co oznacza, że może powstać „zaległość” składkowa za okres sprzed daty wydania decyzji. Należność tę twórca jest zobowiązany uregulować w całości, w terminie płatności składki za miesiąc, w którym otrzymał decyzję Komisji. Płatność ta, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jest uznana za terminową, a odsetki nie zostaną naliczone. Kolejne wpłaty powinny już następować zgodnie z terminami przewidzianymi dla osób prowadzących działalność pozarolniczą.

---

Skutki opóźnień

Opóźnienia w płatnościach należności składkowych mogą mieć bezpośredni wpływ na ustalenie podlegania ubezpieczeniom, a co za tym idzie – na przyznanie lub odmowę przyznania świadczeń należnych z tego ubezpieczenia. Dzieje się tak w przypadku ubezpieczeń dobrowolnych, którym podleganie jest ściśle związane z terminowością wpłat. Jeżeli płatnik opóźni się z płatnością choćby o jeden dzień, wówczas z mocy prawa przestaje podlegać ubezpieczeniom dobrowolnym (emerytalno-rentowym lub chorobowemu). Może co prawda wystąpić o przywrócenie terminu płatności składki, a tym samym ciągłości ubezpieczenia, ale decyzja w tej sprawie pozostaje wówczas w gestii ZUS.

Kolejną konsekwencją opłacenia składek po terminie może być odmowa wydania zaświadczenia o niezaleganiu przez ZUS, a przynajmniej opóźnienie w jego wydaniu – do czasu rozliczenia konta i uregulowania przez płatnika zaległych składek oraz kwoty odsetek.

WAŻNE!

W przypadku opłacenia składek po terminie na koncie płatnika powstaje zaległość, która może skutkować opóźnieniem lub odmową wydania zaświadczenia o niezaleganiu.

Opłacając składki po terminie płatnik będzie musiał uregulować zaległość wraz z odsetkami. Od nieopłaconych w terminie składek należne są odsetki za zwłokę, których wysokość ustala się zgodnie z zasadami wskazanymi w Ordynacji podatkowej (odsetki podatkowe). Obecnie ich wysokość wynosi 14% w stosunku rocznym. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich kwota nie przekracza 6,60 zł.

WAŻNE!

Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł.

W przypadku powtarzających się opóźnień płatnik powinien liczyć się nawet z karą grzywny, która może wynieść do 5000 zł (art. 98 ustawy systemowej). Jeżeli płatnik nie zostanie ukarany grzywną przez sąd, ZUS i tak może wymierzyć mu opłatę dodatkową w maksymalnej wysokości 100% nieopłaconych składek (art. 24 ust. 1 ustawy systemowej). Przepisy przewidujące powyższe sankcje, stosowane łącznie w stosunku do jednej osoby za ten sam czyn, zostały zakwestionowane przez Trybunał Konstytucyjny (wyrok z 18 listopada 2010 r., sygn. akt P 29/09, Dz.U. Nr 225 poz. 1474). Jednak zgodnie z projektem nowelizacji ustawy systemowej, który ma dostosować przepisy do orzeczenia TK, opłata dodatkowa nadal będzie mogła być wymierzana przez ZUS – jedynie z tym zastrzeżeniem, że nie może nią zostać obciążona osoba, która za ten sam czyn ponosi już odpowiedzialność za przestępstwo lub wykroczenie (senacki projekt ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, druk sejmowy nr 4604).

Podstawa prawna:

• art. 23 ust. 1a, art. 24 ust 1, art. 31, art. 47 ust. 1, art. 98 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 12 § 5, art. 56 § 3, art. 60 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.),
• załącznik nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Orzecznictwo uzupełniające:

• Obowiązek zapłaty odsetek od nieuiszczonych w terminie składek na ubezpieczenie społeczne nie jest uzależniony od winy płatnika (art. 53 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, jednolity tekst: Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm. w związku z art. 23 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. (Wyrok Sądu Najwyższego z 9 maja 2007 r., I UK 362/06, OSNP 2008/11–12/175)
• Przez pojęcie nieopłacenia składek na dobrowolne ubezpieczenie społeczne skutkujące z mocy art. 14 ust. 2 pkt 2 ustanie tego ubezpieczenia należy rozumieć nie tylko nieopłacenie tej składki w ogóle jak i jej opłacenie z uchybieniem terminu określonego w art. 47 ust. 1 powołanej ustawy. W takim wypadku nie ma zastosowania przepis art. 51 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Przepis ten dotyczy bowiem innego stanu prawnego. (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 28 kwietnia 2000 r., III AUa 88/00)