Kategorie

Zasady korygowania dokumentów rozliczeniowych dla ZUS

Katarzyna Smulczyk
Specjalista ds. kadr i płac; wieloletni praktyk, doradca i audytor prawa pracy, doświadczona i ceniona trener, wykładowca uniwersytecki.; prowadzi szkolenia kadrowo-płacowe dla firm z sektora publicznego i prywatnego oraz wykłady na Uniwersytecie Łódzkim; współpracuje z kilkudziesięcioma firmami szkoleniowymi oraz prowadzi własną działalność w tym zakresie. Specjalizuje się w szkoleniach dotyczących: naliczania wynagrodzeń, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, korekty dokumentacji płacowej, prawa pracy, zasad podlegania składkom ZUS, świadczeń chorobowych i rodzicielskich oraz czasu pracy.
Naliczanie wynagrodzeń dla pracowników wiąże się z koniecznością skorygowania dokumentów przekazanych do ZUS. Korekty trzeba dokonać w terminie 7 dni od daty stwierdzenia nieprawidłowości.

Płatnik składek musi co miesiąc przesyłać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za zatrudnionych w swoim zakładzie pracowników. W dokumentacji płatnik składek wykazuje należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz wykazuje wszystkie okresy przerw w opłacaniu składek, a także wypłacone świadczenia chorobowe.

Jakie składki na ubezpieczenia powinien płacić przedsiębiorca - nakładca >>

Płatnik powinien na bieżąco dbać o poprawność rozliczeń z ZUS. W razie stwierdzenia niezgodności ze stanem faktycznym niezwłocznie powinien skorygować błędne dokumenty. Oprócz tego corocznie do 30 kwietnia pracodawca powinien kompleksowo sprawdzić poprawność danych przekazanych danych do ZUS. W razie stwierdzenia nieprawidłowości musi złożyć do ZUS komplet dokumentów korygujących.

Terminy na korektę

Płatnik składek zobowiązany jest sporządzić komplet dokumentów korygujących:

  • w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
  • nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
  • nie później niż w termie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w imiennym raporcie miesięcznym po tym terminie płatnik składek albo osoba działająca w imieniu płatnika może zostać ukarana karą grzywny do 5000 zł.

Korekta dokumentów rozliczeniowych powinna być dokonana przez złożenie przez płatnika składek korygującego imiennego raportu miesięcznego w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie poprawne informacje. Oprócz imiennego raportu płatnik składek ma obowiązek złożenia skorygowanej miesięcznej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych.

Obowiązku korygowania dokumentów nie ma płatnik, który stwierdzi, że różnica w podstawie wymiaru składek nie jest wyższa niż 2,20 zł. Przepis ten nie ma jednak zastosowania, gdy podstawę wymiaru składek stanowi kwota zadeklarowana.


Komplet dokumentów korygujących

Płatnik składek w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach rozliczeniowych ma obowiązek złożenia kompletu dokumentów korygujących.

Komplet dokumentów korygujących składa się z:

  • korygującej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA,
  • korygujących imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA, ZUS RZA,
  • korygujących imiennych raportów o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA.

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA powinna zawierać dane wszystkich ubezpieczonych, czyli zarówno tych osób, które w poprzednich dokumentach były wykazane prawidłowo, jak i tych, za których płatnik dokonuje korekty.

Spóźnione składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe >>

Często popełnianym błędem przez płatnika składek jest przekazywanie raportów imiennych ZUS RCA za wszystkich ubezpieczonych a nie tylko za osoby, które wymagały skorygowania danych.

Przykład

Płatnik składek w komplecie dokumentów za lipiec 2011 r. rozliczył składki za 40 ubezpieczonych. Dokumenty zostały przekazane do ZUS z identyfikatorem 01 07 2011. Po przekazaniu kompletu rozliczeniowego za lipiec płatnik składek zauważył błąd w wykazanej składce na ubezpieczenie zdrowotne za dwóch pracowników.

W takim przypadku płatnik składek powinien złożyć komplet dokumentów korygujących składający się z raportów imiennych ZUS RCA za dwóch pracowników oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za 40 pracowników, z poprawnie wyliczonymi należnościami. Komplet dokumentów korygujących powinien mieć identyfikator 02 07 2011.

WAŻNE!

Jeśli korekta dotyczy tylko deklaracji rozliczeniowej, bez imiennych raportów miesięcznych, wówczas płatnik przekazuje do ZUS samą deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów imiennych.

Raporty za danego ubezpieczonego koryguje się w ramach raportu danego typu, tzn. odrębnie dla raportów składkowych (ZUS RCA, ZUS RZA) i odrębnie dla raportu świadczeniowego (ZUS RSA) w ramach danego 6-znakowego kodu tytułu ubezpieczenia.

Przykład

Płatnik składek wypełnił za ubezpieczonego Tomasza D. dwa raporty składkowe ZUS RCA – jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, drugi z kodem 30 00 xx oraz dwa raporty świadczeniowe ZUS RSA. Błąd został wykryty w raporcie składkowym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 xx. Aby go skorygować, płatnik powinien złożyć deklarację rozliczeniową korygującą ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych oraz dołączyć do niej raport ZUS RCA, w którym wypełnia wyłącznie raport ZUS RCA dotyczący kodu 30 00 xx. Płatnik nie przekazuje korygującego raportu ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx ani korygujących raportów ZUS RSA.


Wycofanie raportu imiennego

W przypadku gdy płatnik przez pomyłkę przekazał do ZUS raport imienny ZUS RCA za ubezpieczonego, za którego w danym miesiącu nie powinny być rozliczane składki, musi ten raport wycofać. Korekta w tym przypadku polega na złożeniu raportu imiennego ZUS RCA z zerowymi podstawami oraz składkami.

W sytuacji gdy płatnik składek niesłusznie przekaże do ZUS raport imienny ZUS RSA, korekta raportu powinna być dokonana przez wpisanie na korygowanym raporcie:

  • tego samego kodu ubezpieczenia,
  • „0” w polu dotyczącym liczby dni zasiłkowych/liczba wypłat,
  • tego samego kodu świadczenia/przerwy,
  • tego samego okresu co w wycofywanym raporcie,
  • w polu „kwota” wpisać „0” lub pozostawić puste pole.

Wpływ korekty dokumentów rozliczeniowych na zobowiązania wobec ZUS

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych powoduje zmianę w stanie rozliczeń na koncie płatnika – powstaje nadpłata lub niedopłata. W przypadku niedopłaty płatnik składek ma obowiązek ustalenia kwoty nieopłaconych składek za dany okres rozliczeniowy, następnie naliczyć od tej kwoty należne odsetki za zwłokę od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty włącznie. Kwota do zapłaty powinna być zaokrąglona do pełnych złotych.

W przypadku powstania nadpłaty składek ZUS z urzędu zalicza nadpłatę składek na poczet zaległych lub bieżących składek, a w przypadku ich braku na poczet przyszłych należności. Płatnik składek może również złożyć wniosek do ZUS o zwrot nadpłaconych składek.

Podstawa prawna:

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę?

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia - czy trzeba zmieniać umowę o pracę? Co roku rośnie kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę (tzw. najniższej krajowej, płacy minimalnej) i minimalnej stawki godzinowej. Już dziś wiadomo, że minimalne wynagrodzenie wzrośnie w 2022 r. do 3010 zł brutto (w 2021 roku wynosi 2800 zł). Pracownicy i pracodawcy mają wątpliwości, czy z uwagi na wzrost płacy minimalnej od nowego roku trzeba zmienić postanowienia wszystkich umów o pracę, które obecnie opiewają na kwotę niższą niż 3010 zł? Czy można nie zmieniać umów a np. uzupełniać wynagrodzenie za pracę, premią do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę? Co może zrobić pracownik, jeżeli pracodawca nie wypłaca mu minimalnego wynagrodzenia? Wyjaśnień w tym zakresie udzieliła Państwowa Inspekcja Pracy.

    Jak zapewnić bezpieczeństwo pracownikom zdalnym?

    Bezpieczeństwo pracowników zdalnych może stanowić duże wyzwanie. To w domu zdarza się najwięcej wypadków. Za co odpowiada pracodawca? Jakie są przepisy BHP?

    Potwierdzenie danych w ZUS - instrukcja

    Potwierdzenie danych w ZUS można otrzymać przez PUE ZUS. Jak samodzielnie utworzyć dokument? Oto instrukcja jak zrobić to krok po kroku.

    Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze także świadczeniobiorca

    Elektroniczne Potwierdzenie z PUE ZUS pobierze teraz także świadczeniobiorca, np. potwierdzenie prawa do emerytury, renty, zasiłku.

    Od wypłat z PPK zazwyczaj nie pobiera się podatku Belki

    Wypłaty z PPK - uczestnik PPK może w każdym czasie skorzystać ze swoich środków. W niektórych przypadkach wiąże się to jednak z obowiązkiem zapłaty 19% zryczałtowanego podatku dochodowego (tzw. podatku Belki).

    Potrzeby pracowników - wnioski z pandemii

    Potrzeby pracowników różnią się w zależności od rodzaju pracowników: fizycznych i biurowych. Jakie wnioski można wyciągnąć z pandemii COVID-19?

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków - pandemia

    Nadgodziny średniotygodniowe Polaków w czasie pandemii wzrosły. Statystyczny pracownik ma w tygodniu 5,5 godziny nadgodzin.

    Narzędzia do identyfikacji talentów - 3 zalety

    Narzędzia do identyfikacji talentów pozwalają zwiększyć potencjał firmy. Jakie są 3 główne zalety tego typu narzędzi?

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w pandemii - wątpliwości

    Odprawa z tytułu zwolnienia z pracy w czasie pandemii została uregulowana przepisami ustawy covidowej. Czy nowy limit wysokości odpraw odnosi się do wszystkich świadczeń? Jakie wątpliwości budzą nowe przepisy?

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r.

    Nowe święto państwowe w Polsce od 2021 r. ustanawia Prezydent RP. Święto będzie w grudniu. Czy oznacza to kolejny dzień wolny od pracy?

    Niebieska Karta UE - będą zmiany

    Niebieska Karta UE dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Odbywa się na innych zasadach niż obywateli państw członkowskich UE. Europarlament przyjął przepisy ułatwiające zatrudnianie obcokrajowców.

    Jak najniższa krajowa rosła od 2015 do 2022 r.?

    Najniższa krajowa w 2015 r. wynosiła 1750 zł brutto. W 2022 r. będzie to 3010 zł brutto. Najniższa krajowa wzrosła o 1260 zł.

    Dzień próbny w pracy - płatny czy nie?

    Dzień próbny w pracy a wynagrodzenie - czy jest płatny? Co na to prawo? W celu sprawdzenia pracownika należałoby podpisać umowę na okres próbny.

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy złożyć?

    PIT-2 a ukończenie 26 roku życia - kiedy należy złożyć oświadczenie? Co z podwyższonymi kosztami przychodu?

    ZUS ERO - emerytura z datą wsteczną

    ZUS ERO to wniosek o emeryturę z datą wsteczną. Podstawą przyznania lub przeliczenia emerytury z datą wcześniejszą są przepisy covidowe. Dla kogo jest ten wniosek?

    Odprawa emerytalna - wysokość, warunki

    Jaka jest wysokość odprawy emerytalnej? Jakie warunki należy spełnić, aby ją otrzymać? Czy odprowadza się od niej podatek i składki ZUS? Kiedy wypłacić odprawę?

    Jakie są składniki wynagrodzenia za pracę?

    Składniki wynagrodzenia za pracę to przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i dodatki. Czym premia różni się od nagrody?

    PPK: od 2022 r. stan oszczędności na mojeppk.pl

    PPK - od 2022 r. stan oszczędności będzie można sprawdzić na mojeppk.pl. Do jakich danych będzie miał dostęp każdy uczestnik PPK?

    Płaca minimalna 2022 - jest decyzja rządu

    Płaca minimalna w 2022 r. wzrośnie o 210 zł. Ile wyniesie płaca minimalna 2022? Jest już ostateczna decyzja rządu.

    Praca zdalna a migracje zarobkowe

    Jak praca zdalna wpływa na migracje zarobkowe? Czy na pewno jest ich teraz mniej? Oto wyniki badania.

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca

    Urlop okolicznościowy - śmierć ojca to okoliczność uprawniająca pracownika do wolnego od pracy. Ile dni przysługuje? Jaki jest termin ich wykorzystania?

    Praca zdalna a kolejne fale pandemii [RAPORT]

    Praca zdalna zyskiwała na popularności wraz z nastaniem kolejnych fal pandemii COVID-19. Sprawdź, jaki wpływ na pracę miały fale koronawirusa w Polsce i Unii Europejskiej.

    Co pracownicy mówią o pracodawcach w sieci?

    Pracownik i pracodawca - jak wyglądają stosunki z szefem? Co można przeczytać na ten temat w Internecie? Okazuje się, że najważniejsze jest dobre rozstanie.

    Urodzeni w latach 1984-1994 chcą całkowitej pracy zdalnej

    Całkowita praca zdalna najwięcej zwolenników ma wśród pracowników urodzonych w latach 1984-1994.

    Niemcy: odszkodowanie za kwarantannę tylko dla zaszczepionych

    Odszkodowanie za czas kwarantanny będzie przyznawane tylko zaszczepionym pracownikom? Taki projekt nowych przepisów powstał w Niemczech.