Rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych w służbie cywilnej. Wynagrodzenie czy czas wolny? Kto o tym decyduje?

• Czas pracy w służbie cywilnej
• Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych
• Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
• Wynagrodzenie przyznaje dyrektor generalny urzędu
• Ustalenie wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych
• Termin rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych

Czas pracy w służbie cywilnej

Czas pracy członków korpusu służby cywilnej, do których zalicza się:

• pracowników służby cywilnej, 
• urzędników służby cywilnej, 
• osoby zatrudnione na wyższych stanowiskach w służbie cywilnej

nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące.

Jedynie w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. W tych rozkładach czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie dłuższym niż 4 miesiące.

Członek korpusu służby cywilnej wykonuje także pracę w godzinach nadliczbowych, w tym w wyjątkowych przypadkach również w nocy oraz w niedziele i święta. Taka praca może być wykonywania na polecenie przełożonego w przypadku, gdy wymagają tego potrzeby urzędu.

Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych

Pracownikowi służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Także urzędnikowi służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Z kolei osobie zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej (z wyłączeniem dyrektora generalnego urzędu i kierownika urzędu) za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną na polecenie przełożonego w:

• porze nocnej,
• dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy,
• niedzielę i święto albo w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę i święto

– przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze.

Urzędnikowi służby cywilnej, do którego jest stosowany system czasu pracy inny niż system, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto przysługuje inny dzień wolny za czas przepracowany w tych dniach.

Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych

Członkowie służby cywilnej mają alternatywnie prawo do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wynagrodzenie przysługuje:

• pracownikom służby cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych;
• urzędnikom służby cywilnej za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej;
• osobom zajmującym wyższe stanowiska w służbie cywilnej za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych w porze nocnej, w niedzielę i święto, w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy pracownika oraz w dniu wolnym udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę i święto.

Wynagrodzenie przyznaje dyrektor generalny urzędu

Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, zamiast czasu wolnego albo dnia wolnego, może przyznać dyrektor generalny urzędu na wniosek członka korpusu służby cywilnej. 

Wniosek należy złożyć w formie pisemnej, w postaci papierowej albo elektronicznej, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego. Termin na złożenie wniosku wynosi 14 dni po dniu zakończenia okresu rozliczeniowego. 

Wniosek jest rozpatrywany w ciągu kolejnych 14 dni od jego złożenia.

Ustalenie wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych

Podstawą do obliczenia wysokości wynagrodzenia za godziny nadliczbowe jest:

• w przypadku pracownika służby cywilnej - wynagrodzenie zasadnicze przewidziane dla zajmowanego stanowiska pracy oraz dodatek za wieloletnią pracę,
• w przypadku urzędnika służby cywilnej - wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę oraz dodatek służby cywilnej,
• w przypadku osoby zajmującej wyższe stanowisko w służbie cywilnej - wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny oraz dodatek za wieloletnią pracę w służbie cywilnej.

Wynagrodzenie jest ustalane na podstawie godzinowej stawki wynagrodzenia należnego w miesiącu, w którym nastąpiła praca w godzinach nadliczbowych. Obliczanie wynagrodzenia polega na podzieleniu miesięcznego wynagrodzenia przez normę godzin czasu pracy w danym miesiącu.

Należy podkreślić, że za pracę w nadgodzinach członkom korpusu służby cywilnej przysługuje tylko wynagrodzenie, bez dodatku za godziny nadliczbowe. Jest to istotna różnica w porównaniu do przepisów Kodeksu pracy, które poza normalnym wynagrodzeniem przyznają w takim przypadku również stosowny dodatek.

Termin rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych

Przepisy ustawy o służbie cywilnej nie określają dokładnego terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych oraz okresu wykorzystania ich jako czas wolny.

W przypadku rekompensaty za nadgodziny w formie wynagrodzenia wypłata powinna nastąpić niezwłocznie. 

Natomiast rekompensata czasem wolnym powinna nastąpić w możliwie najszybszym terminie. Na wniosek pracownika może też być udzielona bezpośrednio w okresie przed lub po urlopie wypoczynkowym.

Podstawa prawna:

• art. 85, art. 97, art. 97a ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 409)