Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych a podatek dochodowy

Prywatne samochody w użytkowaniu firmowym

Częstą praktyką wśród przedsiębiorców jest wykorzystywanie prywatnych samochodów należących do pracowników do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych wywołuje określone skutki podatkowe.

Zwrot kosztów

Z tytułu wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych pracownik otrzymuje od pracodawcy zwrot kosztów z tym związanych. Zasady zwrotu kosztów reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 roku, nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem. Zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych może nastąpić bądź w postaci tzw. kilometrówki (§ 2 i 3 rozporządzenia) bądź w postaci ryczałtu (§ 4 rozporządzenia).

INFORAKADEMIA poleca: Przejazdy i dojazdy w podróżach służbowych

Wypłacane pracownikom tytułem zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych kwoty stanowią przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 roku, poz. 361 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym. Stanowią one także firmowe koszty podatkowe, ale w ograniczonym zakresie. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Z cytowanego przepisu wynika, iż w przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w wysokości wyższej niż określona przepisami, nadwyżka nie stanowi kosztu podatkowego.

Zwolnienie od podatku dochodowego

Uzyskany przez pracownika tytułem używania samochodu prywatnego do celów służbowych przychód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Korzysta on ze zwolnienia od podatku jedynie w ściśle określonych w ustawie o podatku dochodowym sytuacjach.