Używanie prywatnego samochodu do celów służbowych a podatek dochodowy

Prywatne samochody w użytkowaniu firmowym

Częstą praktyką wśród przedsiębiorców jest wykorzystywanie prywatnych samochodów należących do pracowników do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wykorzystywanie prywatnych samochodów do celów służbowych wywołuje określone skutki podatkowe.

Zwrot kosztów

Z tytułu wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych pracownik otrzymuje od pracodawcy zwrot kosztów z tym związanych. Zasady zwrotu kosztów reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 roku, nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem. Zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych może nastąpić bądź w postaci tzw. kilometrówki (§ 2 i 3 rozporządzenia) bądź w postaci ryczałtu (§ 4 rozporządzenia).

INFORAKADEMIA poleca: Przejazdy i dojazdy w podróżach służbowych

Wypłacane pracownikom tytułem zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych kwoty stanowią przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 roku, poz. 361 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym. Stanowią one także firmowe koszty podatkowe, ale w ograniczonym zakresie. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o podatku dochodowym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Z cytowanego przepisu wynika, iż w przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi zwrot kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych w wysokości wyższej niż określona przepisami, nadwyżka nie stanowi kosztu podatkowego.

Zwolnienie od podatku dochodowego

Uzyskany przez pracownika tytułem używania samochodu prywatnego do celów służbowych przychód podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Korzysta on ze zwolnienia od podatku jedynie w ściśle określonych w ustawie o podatku dochodowym sytuacjach.

W zakresie tzw. jazd lokalnych stosowne zwolnienie przewiduje art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym. Wynika z niego, iż wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw, do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Z dyspozycji przepisu jednoznacznie wynika, iż warunkiem zwolnienia jest istnienie ustawowej podstawy zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika do celów służbowych, np. ustawa z dnia 28 września 1991 roku o lasach (t.j. Dz. U. z 2015 roku, poz. 2100 z poźn. zm.) dla pracowników służb leśnych. Co więcej, zakres zwolnienia ogranicza się do kwoty ustalonego ryczałtu albo do wysokości kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Natomiast zwrot kosztów używania samochodu prywatnego dla celów służbowych w zakresie podróży służbowych korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym. Przepis stanowi, iż wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ograniczając zakres zwolnienia do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach odnosi się m.in. do należności wskazanych rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 roku, poz. 167 z późn. zm.).

Zobacz serwis: Ubezpieczenia społeczne