Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2019 - uwagi Pracodawców RP

Stanowisko Pracodawców Rzeczpospolitej Polskiej dotyczące projektu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej

1. Uwagi ogólne

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej w pełni popierają konieczność doprecyzowania zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej. Wprowadzenie możliwości stosowania formy elektronicznej jako sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także istotne ograniczenie czasu jej przechowywania stanowi odpowiedź na potrzebę digitalizacji pracy stosunkach pracy, jako konsekwencji postępujących zmian technologicznych. Z aprobatą odnosimy się do wszelkich inicjatyw zmierzających do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków o charakterze administracyjnym. Z tego względu projekt przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju uznajemy za odpowiedź na zgłaszane od lat postulaty pracodawców. Przede wszystkim popieramy wprowadzenie regulacji umożliwiających zapewnienie bezpieczeństwa informacji przechowywanych w formie elektronicznej oraz wygodne i szybkie ich przekazywanie między stronami stosunku pracy. Za kluczowe w tym zakresie uważamy doprecyzowanie możliwości prowadzenia dokumentacji zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, nie poprzestając jedynie na pozostawieniu alternatywy rozłącznej. Niemniej jednak uregulowanie tej materii w praktyce okazuje się problematyczne i skomplikowane, stąd niektóre przepisy zawarte w projekcie budzą nasze wątpliwości.

Zwracamy jednocześnie uwagę na kilka kluczowych zmian w prowadzeniu akt osobowych pracowników przez ogół pracodawców. Nowelizacja przepisów wynikająca z rozporządzenia ma zatem daleko idące konsekwencje dla działów kadrowych, dlatego staramy się wskazać na ewentualne problemy z wykonywaniem nowych obowiązków. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania.

2. Uwagi szczegółowe

1. Uwagi dot. części akt osobowych

§ 3 pkt 1

W ocenie Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej ustawodawca powinien określić, że we wskazanej regulacji chodzi o skierowanie na badania i orzeczenie z poprzedniego zatrudnienia, aktualnego na dzień rozwiązania stosunku pracy, o ile nowe zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od daty rozwiązania umowy z poprzednim pracodawcą. Propozycja przepisu oznacza, że kandydat powinien przedstawić wszelkie skierowania i orzeczenia. Naszą wątpliwość wzbudza również przypadek, kiedy następuje ponowne zatrudnienie u tego samego pracodawcy w ciągu 30 dni, a kandydat nie przedłoży skierowania i orzeczenia z badań lekarskich. Rodzi się pytanie: czy pracodawca powinien wykonać kopię dotychczasowych akt osobowych z części B i wpiąć je do części A, kontynuując prowadzenie akt w przypadku ponownego zatrudnienia.

§ 3 pkt 2 lit. e (informacja o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu - art. 22² § 8 k.p.).

Wskazana regulacja oznacza dodanie nowego dokumentu do akt osobowych. W naszej ocenie informacja może być częścią Regulaminu Pracy i pracownik powinien potwierdzać zapoznanie się z całym regulaminem, w tym w części dotyczącej o monitoringu. Proponujemy zatem wprowadzenie innego zapisu rozwiązania tak, aby fakt zapoznania się z monitoringiem był częścią dokumentu o zapoznaniu się z Regulaminem Pracy,  chyba że pracodawca nie ma obowiązku tworzenia tego aktu.

§ 3 pkt 2 lit. o

Proponujemy pozostawienie dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowania co najmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat poza aktami osobowymi, z uwagi na skalę dokumentów i możliwość wykorzystania dni opieki nad zdrowym dzieckiem także w godzinach. W ciągu roku z tego tytułu może powstać nawet 16 dodatkowych dokumentów, co znacznie zwiększy objętość akt osobowych.

§ 3 pkt 2 lit. s

Zwracamy uwagę na niejednoznaczność projektowanego § 3 pkt 2 lit. s rozporządzenia. Literalne brzmienie regulacji na nią nie wskazuje, jednak już z treści uzasadnienia projektu można wysnuć wniosek, iż intencją ustawodawcy jest nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania wszystkich wniosków urlopowych w aktach osobowych w części C. W aktualnym stanie prawnym wnioski urlopowe przechowywane są osobno, poza aktami osobowymi, na krótki okres (na okres przedawnienia roszczeń pracowniczych, tj. 3 lata). W przypadku konieczności zamieszczania tych wniosków w aktach osobowych pracowników, ten okres zwiększy się ponad 3-krotnie, tj. do 10 lat. Powyższe nie znajduje uzasadnienia prawnego, w szczególności nie spowoduje zwiększenia ochrony praw pracowniczych, gdyż wszelkie roszczenia jakich pracownicy mogą dochodzić w związku z tymi wnioskami, czy też uprawnienia jakie mogą z tego tytułu uzyskać, podlegają 3-letniemu okresowi przedawnienia. Powoduje to, że już w czwartym roku po dacie złożenia wniosku, traci on znaczenie dla stron stosunku pracy. Co istotne, przepisy prawa pracy nie wymagają dla wniosków o udzielenie urlopu formy pisemnej, co powoduje wątpliwości w zakresie możliwości wypełnienia przewidywanego obowiązku u tych pracodawców, u których praktyką jest uzgadnianie terminów urlopów w formie ustnej. ocenie sugerujemy, aby wnioski urlopowe były przechowywane wraz z ewidencją czasu pracy (dodanie do § 6 pkt 1 – lit. f o treści, że w skład ewidencji czasu pracy wchodzą wnioski urlopowe pracownika).

§ 3 pkt 2 lit. t

Naszym zdaniem włączenie skierowań na badania profilaktyczne do akt osobowych zwiększy koszty po stronie pracodawcy, a także objętość akt pracowniczych. Jeden egzemplarz w formie papierowej otrzymuje pracownik , drugi zaś - placówka medyczna. Ponadto, w Polsce są już placówki realizujące badania profilaktyczne, które działają na podstawie e-skierowań. Rekomendujemy pozostawienie dopuszczalnej formy elektronicznych skierowań i archiwizacji kopii skierowań poza aktami osobowymi.

§ 3 pkt 3 i 4

Pracodawcy RP popierają wyodrębnienie dedykowanej części dla kar porządkowych, która jest konieczna   z uwagi na obowiązek zatarcia kary po roku nienagannej pracy. Rekomendujemy jednak niezmienianie dotychczasowej nomenklatury, tj. aby część C pozostała dla spraw związanych z ustaniem stosunku pracy, a nowa część dotycząca kar znalazła się w części D. Taka numeracja pozwoli na zachowanie obecnych akt i jedynie dodanie nowej części, co jest zdecydowanie prostsze do wykonania Nie każdy pracownik podczas zatrudnienia otrzymuje karę porządkową, zaś część C dotyczy wszystkich pracowników.

§ 3 pkt 4 lit. e, g

Proponujemy umieszczenie wskazanych zapisów w części B akt osobowych pracownika, tj. dokumentach dotyczących przebiegu zatrudnienia.

§ 4 pkt 3

Niezrozumiały jest przepis dotyczący konieczności przenumerowywania dokumentów w części C, kiedy dochodzi do usunięcia dokumentu nałożenia kary. Pozostaje wątpliwość, czy  propozycja oznacza usunięcie  samego pisma o pozostawieniu kary i pozostawienie innych dokumentów związanych z procesem ukarania, np. protokołu wysłuchania, czy też dotyczy usunięcia wszystkich dokumentów związanych z nałożeniem kary.

2. Uwagi dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

§ 6

W ocenie Pracodawców RP regulacja nie wyjaśnia, czy wspomniana dokumentacja ma być odrębnym zbiorem i znajdować się poza aktami pracowniczymi, jak również czy ma być prowadzona obowiązkowo w wersji papierowej , czy też może być zapisana w wersji elektronicznej. Projekt wprost nie przewiduje możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sposób łączony (np. akt osobowych w wersji papierowej, a ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej).

§ 6 pkt 1 lit. a

Przepis nakazuje pracodawcy przechowywanie kopii rozkładu czasu pracy z potwierdzeniem otrzymania rozkładu przez pracownika. W związku powstaje wątpliwość, jak powinien postępować pracodawca, gdy rozkład czasu pracy jest zdefiniowany w regulaminach (innych dokumentach o charakterze ogólnym). Wątpliwości budzi również kwestia obowiązków pracodawcy w przypadku harmonogramów w systemie pracy zmianowej i dni wolnych. Są one często wywieszane w publicznym miejscu w formie papierowej i nie mają formy elektronicznej. Wskazany przepis rodziłby po stronie pracodawców obowiązek indywidualnego informowania pracownika o rozkładzie czasu pracy i gromadzenia obszernej dokumentacji obrazującej wypełnienie przez pracownika obowiązku zapoznania się z każdym kolejnym harmonogramem. Powyższe skutkowałoby również nagromadzeniem obszernej dokumentacji pracowniczej. Z tego punktu widzenia, obowiązek może okazać się niewykonalny.

3. Uwagi dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru

§ 15

337. że zawiadomienie, o którym mowa we wskazanej regulacji pracodawca powinien wysłać dopiero po zakończeniu terminu przechowywania dokumentacji. Zawiadamianie byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej może być w wielu przypadkach nieskuteczne z uwagi na zmiany adresu zamieszkania lub adresu e-mail, co utrudni wielu pracownikom zbieranie dokumentacji koniecznej do ustalania świadczeń emerytalno-rentowych. Z uwagi na skrócenie okresu przechowywania akt osobowych do 10 lat wywoła to istotny problem, np. w przypadku zagubienia lub zniszczenia świadectwa pracy przez pracownika.

§ 16

W naszej ocenie brzmienie przepisu budzi wątpliwości interpretacyjne. Nie zostało bowiem sprecyzowane co ustawodawca rozumie pod pojęciem „upoważnienie”, a także jak należy rozumieć zwrot „jednoznaczne zidentyfikowanie osoby” - w przypadku wysyłania dokumentacji drogą elektroniczną. Naszą wątpliwość budzi ponadto brak regulacji dotyczących możliwości dostarczania dokumentacji pracowniczej w inny sposób niż osobiście i za pokwitowaniem, czyli np. za pośrednictwem np. poczty lub usług kurierskich.

§ 18 ust. 1

Ustawodawca nie precyzuje, w jakich sytuacjach pracodawca pozostawia u siebie kopie dokumentacji. Cytowana regulacja nie określa kto decyduje o formie wydania kopii.

4. Uwagi dot. okresu dostosowania

§ 19

Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej rekomendują okres 12 miesięcy na dostosowanie sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej do nowych przepisów. Założony czas 6 miesięcy jest zbyt krótki na dostosowanie systemów oraz wprowadzenie zmian porządkujących w samych aktach osobowych.