REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe przez pracujących zdalnie

Korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe przez pracujących zdalnie. / fot. Fotolia
Korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe przez pracujących zdalnie. / fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może zezwolić pracownikom zdalnym na korzystanie z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe. Jakimi zasadami należy się przy tym kierować?

Dokumentacja papierowa zawierająca dane osobowe a praca zdalna

Pracodawca w wyjątkowych sytuacjach może zezwolić pracownikom na korzystanie w pracy zdalnej z dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe. Wiąże się to jednak z większym ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych oraz związaną z nim koniecznością ich odpowiedniego zabezpieczenia – wyjaśnia UODO.

Autopromocja

W obowiązującym obecnie w Polsce stanie epidemii od pracodawców wymaga się zorganizowania pracy w taki sposób, aby ograniczyć osobiste kontakty pomiędzy pracownikami, w szczególności - gdy jest to możliwe -  poprzez polecenie im wykonywania pracy zdalnej zgodnie z art. 3 ustawy z 20 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych[1].

Polecamy: INFORLEX Twój Biznes Jak w praktyce korzystać z tarczy antykryzysowej Zamów już od 98 zł

Wobec pojawiających się w związku z tym pytań dotyczących możliwości wykorzystywania przez pracowników świadczących pracę zdalną dokumentacji papierowej zawierającej dane osobowe, UODO przedstawia podstawowe zasady, którymi należy się w takiej sytuacji kierować.

Pracodawcy jako administratorzy danych przetwarzanych przez pracowników podczas pracy zdalnej mają obowiązek zapewnić przestrzeganie zasad przetwarzania danych, w tym zagwarantować ich bezpieczeństwo, biorąc pod uwagę większe ryzyko związane z takimi działaniami. Odnosi się to zarówno do przetwarzania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jak i danych zawartych w dokumentach papierowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracownicy podczas pracy zdalnej mogą przetwarzać dane osobowe tylko w celach związanych z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych oraz muszą zapewnić ich bezpieczeństwo, przestrzegając wewnętrzne polityki oraz inne procedury przyjęte w tym zakresie przez pracodawcę. Na pracownikach spoczywa również ogólny obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy w zakresie ochrony danych osobowych.

Pracownicy nie mogą samowolnie wynosić dokumentacji w postaci papierowej poza określony przez pracodawcę obszar przetwarzania danych.

O ile Kodeks pracy wprost reguluje niektóre kwestie dotyczące ochrony danych osobowych w ramach wykonywania telepracy, to żadne przepisy szczególne nie określają odrębnych wymogów ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej. Dlatego pracodawca, kierując do niej pracownika, musi zapewnić zgodność z ogólnymi przepisami RODO dotyczącymi ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu powinien wdrożyć odpowiednie procedury oraz środki organizacyjne i techniczne tak, aby pracownicy mieli wystarczającą  świadomość i narzędzia  umożliwiające im przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

Pomocne dla pracodawców mogą być wcześniej opublikowane przez UODO materiały informacyjne:

Ochrona danych osobowych podczas pracy zdalnej

Dane osobowe bezpieczne podczas zdalnego nauczania – poradnik UODO dla szkół

Pracodawca, decydując się na umożliwienie pracownikom korzystania podczas pracy zdalnej z dokumentacji papierowej, musi podjąć działania mające na celu ograniczenie ryzyka związanego z utratą dostępności, integralności oraz poufności danych.

Pracodawca musi ocenić niezbędność wykorzystywania dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej, biorąc pod uwagę charakter danych, cele dla których są przetwarzane oraz dostępne środki.

Należy przede wszystkim ocenić, czy do wykonania swojej pracy niezbędny jest dostęp do danych osobowych, czy też jest możliwe skorzystanie z dokumentów zanonimizowanych.

Praca na dokumentach papierowych nie będzie uzasadniona, jeżeli pracodawca:

  • wdrożył elektroniczny obieg dokumentów, a pracownik ma bezpieczny dostęp do niezbędnych do pracy danych osobowych przy pomocy środków komunikacji elektronicznej;
  • ma możliwość szybkiego, sprawnego i bezpiecznego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentacji;
  • może udostępnić pracownikowi odpowiednio zabezpieczone (m.in. zaszyfrowane) elektroniczne kopie niezbędnych dokumentów.

Jeżeli nie jest możliwe zastosowanie żadnego z ww. rozwiązań, warto zastanowić się nad pracą na kopiach niezbędnych dokumentów. Minimalizuje to ryzyko naruszenia integralności danych oraz utraty ich dostępności. Należy jednak pamiętać, że pracownik musi chronić dane zawarte w takich dokumentach, tak samo jak w dokumentacji oryginalnej.

Pracodawca, decydując o możliwości wykorzystywania przez pracowników dokumentacji papierowej podczas pracy zdalnej musi:

  • zapewnić ewidencjonowanie wydanych pracownikom dokumentów zawierających dane osobowe;
  • zapewnić, że udostępnione dokumenty będą przechowywane przez pracownika przez okres niezbędny do wykonania określonego zadania podczas pracy zdalnej  (ograniczenie przechowywania);
  • ograniczyć liczbę dokumentów wynoszonych z siedziby administratora do tego, co niezbędne w stosunku do celu przetwarzania danych osobowych przez pracownika w ramach pracy zdalnej;
  • zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych podczas wynoszenia dokumentacji (np. wynoszenie dokumentów w zabezpieczonej aktówce, przenoszenie dokumentów np. w taki sposób, aby były niewidocznie dla osób trzecich);
  • zobowiązać pracownika do odpowiedniego zabezpieczenia danych w miejscu   wykonywania pracy zdalnej (np. przechowywanie dokumentów w zamykanych na klucz szufladach  biurka lub szafach, przestrzeganie zasady czystego biurka, zabezpieczenie dokumentów przed wglądem nieuprawnionych osób trzecich, m.in. członków rodziny);
  • zapewnić, że pracownik będzie wykorzystywał pozyskane dane osobowe wyłącznie w tym celu, w jakim byłyby wykorzystywane w siedzibie zakładu pracy;
  • określić procedurę związaną z niszczeniem dokumentów (zakaz wyrzucania dokumentów do kosza w domu. Jeżeli pracownik nie posiada w domu niszczarki, powinien dokumenty przechowania w bezpieczny sposób, a po zakończeniu pracy zdalnej zniszczyć je w biurze);
  • zapewnić, że pracownik będzie zgłaszał pracodawcy każdy incydent bezpieczeństwa zgodnie z procedura postępowania w sprawie naruszeń ochrony danych, tak aby administrator mógł się wywiązać z obowiązku nałożonego na mocy art. 33 ust. 1 RODO.

Zachęcamy także do zapoznania się ze wskazówkami organu nadzorczego dotyczącymi ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej dostępnymi pod linkiem https://uodo.gov.pl/pl/138/1459 

Autopromocja

[1] Pracownik i przedsiębiorca w obliczu koronawirusa - praktyczny poradnik MRPiS dostępny na: https://www.gov.pl/web/rodzina/pracownik-i-przedsiebiorca-w-obliczu-koronawirusa---praktyczny-poradnik 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: UODO
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zwolnienie lekarskie na urlopie

    Co się dzieje, kiedy pracownik zachoruje w trakcie urlopu? Czy zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy? Jak choroba pracownika wpływa na urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski, wychowawczy i bezpłatny?

    Kiedy można wziąć urlop w nowej pracy?

    Zmiana pracodawcy w trakcie roku powoduje wątpliwości dotyczące urlopu wypoczynkowego. Po jakim czasie można wziąć urlop w nowej pracy? Od czego zależy, kiedy można skorzystać z urlopu na żądanie?
     

    Wigilia 2023 bez handlu. Które niedziele grudnia będą handlowe. Senat przyjął nowelę dotyczącą handlu w niedziele

    Gdy niedziela przypada 24 grudnia, to handel pracuje w dwie kolejne niedziele poprzedzające Wigilię – to główne założenie ustawy zgłoszonej przez Polskę 2050. Sejm uchwalił ustawę w środę 29 listopada, Senat przyjął ją bez poprawek w czwartek 30 listopada. W 2023 r. niedziele handlowe przed świętami wypadają 10 i 17 grudnia. Teraz ustawa trafi na biurko prezydenta.

    Czy 3 grudnia to niedziela handlowa

    Które niedziele grudnia 2023  r. będą niedzielami handlowymi – wciąż trwają nad tym prace legislacyjne w Sejmie i Senacie. Łatwiej odpowiedzieć na pytanie, czy 3 grudnia będzie obowiązywał zakaz handlu. Wyjaśniamy.

    REKLAMA

    Świąteczne prezenty firmowe a skutki podatkowe

    Prezenty firmowe a skutki podatkowe – w świątecznym czasie nie zapominaj o fiskusie! Koniec roku to tradycyjnie okres, w którym firmy wyrażają wdzięczność swoim pracownikom i partnerom biznesowym. Jak rozliczyć podatek za świąteczne prezenty?

    Zatrudnianie cudzoziemców – Kto ma prawo do pracy w Polsce, jakie obowiązki ma pracodawca

    Pandemia koronawirusa przyczyniła się do tymczasowych zmian w kwestii zatrudniania cudzoziemców – w tym możliwości przedłużenia terminu na złożenie wniosku o zezwolenie pobytowe. Okres ich ważności zakończył się 31 lipca 2023 r. Tym samym do obowiązku pracodawcy należy zweryfikowanie dokumentów posiadanych przez zagranicznych pracowników dotyczących ich pobytu, pod względem legalności i ważności. O co jeszcze należy zadbać przy zatrudnianiu cudzoziemców? 

    Czy w 2024 roku korzystniej będzie wziąć zwolnienie z powodu działania siły wyższej, urlop na żądanie a może urlop opiekuńczy?

    Każde z tych rozwiązań jest do dyspozycji pracownika gdy musi pilnie – lub w miarę pilnie, np. z wyprzedzeniem co najmniej jednodniowym – skorzystać z przerwy w świadczeniu pracy, by zająć się pilnymi sprawami rodzinnymi. Na początku roku arsenał służących do tego dostępnych narzędzi jest teraz dość szeroki, można więc wybierać. Oceniając najkorzystniejsze rozwiązanie warto jednak mieć na względzie choćby: czy i jak za takie wolne jest płacone i jak np. wpływa ono na staż pracy.

    Sprawozdanie o zatrudnieniu w UE na 2024

    Wspólne sprawozdanie o zatrudnieniu Komisji Europejskiej i Rady monitoruje sytuację w zakresie zatrudnienia w Unii oraz wdrażanie wytycznych dotyczących zatrudnienia. W związku z konfliktami zbrojnymi, skutkami pandemii Covid-19, rosnącą inflacją i dużymi zmianami gospodarczymi, zachodzącymi na unijnym i światowym rynku pracy - wyzwania na 2024 r. są ogromne. Unijne sprawozdanie zawiera roczny przegląd najważniejszych zmian w dziedzinie zatrudnienia i spraw społecznych w UE, co ważne jest pierwszym, w którym przedstawiono postępy w realizacji unijnych i krajowych celów w zakresie zatrudnienia, umiejętności i spraw społecznych na 2030 r.

    REKLAMA

    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju?

    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju? Jeśli tak, to ile w 2024 wnosi wynagrodzenie za czas przestoju w zakładzie pracy? Czym jest gotowość do pracy? Jak zgłosić gotowość do pracy? Czy w okresie przestoju można wykonywać inną pracę?

    Dyżur 2024

    Czy za czas dyżuru w 2024 r. przysługuje wynagrodzenie? Ile za dyżur w 2024? Dyżur domowy czy przysługuje wynagrodzenie? Jak jest traktowany dyżur pod telefonem? Gdzie w ramach dyżuru pracownik powinien pozostawać w gotowości?

    REKLAMA