REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Umowa powierzenia z dostawcą tzw. benefitów

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
ekspert z zakresu ochrony danych osobowych
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą benefitów?
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą benefitów?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Umowa powierzenia z dostawcą tzw. benefitów - czy pracodawca musi ją zawierać? Kto jest administratorem danych osobowych?

Czy pracodawca musi zawierać umowę powierzenia z dostawcą benefitów?

Pracodawcy bardzo często zapewniają pracownikom system benefitów, często w ramach funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W jakiej roli wystąpi w takim przypadku dostawca takich świadczeń – czy będzie konieczne zawarcie umowy powierzenia w ramach realizacji takich zadań? Tak albo nie. Umożliwienie dostawcy benefitów przetwarzania danych osobowych nie zawsze będzie oznaczać, że konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

REKLAMA

Administrator danych osobowych a powierzenie przetwarzania danych

REKLAMA

Oczywiście punktem wyjścia powinno być bezsprzecznie ustalenie, w jakiej relacji występują oba podmioty, tj. pracodawca oraz dostawca benefitów. Należałoby zatem rozważyć, czy oba podmioty są odrębnymi administratorami danych osobowych, czy też wystąpi między nimi relacja powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zatem wychodząc od definicji administratora zawartej w art. 4 pkt 7 RODO[1], trzeba ocenić, czy oraz ewentualnie który podmiot zachowuje się jak administrator, a zatem określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Wątpliwości w tym zakresie rozwiać mogą także kryteria wskazane przez Europejską Radę Ochrony Danych (Wytyczne 7/2020 w sprawie pojęć administratora i podmiotu przetwarzającego na gruncie RODO. 07.2021, https://uodo.gov.pl/pl/414/1714), takie jak np. przypisane administratorowi decydowanie o takich elementów procesu przetwarzania danych osobowych, jak: cele przetwarzania danych osobowych, zakres danych osobowych, kategorie osób, których dane osobowe będą przetwarzane, a idąc dalej także podejmowanie decyzji o tym, komu będą udostępnione przetwarzane dane osobowe. Jeżeli pracodawca decyduje o takich elementach przetwarzania, powinien wystąpić w roli administratora i zawarcie umowy powierzenia nie będzie zasadne.

Sposób przetwarzania danych osobowych

REKLAMA

Biorąc jednak pod uwagę cechy typowe dla relacji powierzenia, należy także wziąć pod uwagę samą organizację procesu przetwarzania danych osobowych, a zatem także i sposób przetwarzania danych osobowych. Jeżeli to dostawca benefitów określa sposób przetwarzania, np. wskazując, że dane osobowe pracowników korzystających z benefitów mają być zbierane przez pracodawcę, a następnie przekazane takiemu usługodawcy, zachodzą przesłanki do uznania pracodawcę za podmiot przetwarzający w takiej relacji.

Podobnie wskazywał też organ nadzorczy, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, sygnalizując, że ….jeżeli pracodawca zajmie się rozdysponowaniem ww. formularzy do pracowników i następnie uzupełnione formularze odbierze od nich (by je przekazać firmie szkoleniowej) wówczas firma szkoleniowa będzie musiała zawrzeć z tym pracodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych pracowników.[2] Ta ocena może mieć w zasadzie zastosowanie do każdego działania przebiegającego w ten sposób, zatem także w odniesieniu do każdego zbierania danych osobowych dla innego podmiotu. Nie ma przy tym znaczenia, że pracodawca jest administratorem danych osobowych pracowników, ponieważ dotyczy to zupełnie innego procesu przetwarzania danych osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca procesorem?

Należałoby zatem odwrócić pytanie – ktoś jest administratorem, a kto procesorem w tej relacji? Czy dostawca benefitów może być administratorem (a pracodawca procesorem)? Tak, mimo, że ta relacja dotyczy pracowników pracodawcy. I tak, jeżeli to dostawca decyduje o najważniejszych elementach przetwarzania i np. określa sposób zbierania danych przez pracodawcę. W takim przypadku to pracodawca w imieniu dostawcy benefitów będzie zbierał dane osobowe pracowników (co nie ma wpływu na jego status administratora w odniesieniu do danych osobowych pracowników przetwarzanych na podstawie przepisów prawa pracy).

Czy pracodawca może być odrębnym administratorem danych osobowych (obok dostawcy benefitów)? Tak, jeżeli proces zbierania danych na potrzeby korzystania przez pracowników z benefitów przebiegnie w sposób nieangażujący pracodawcy, np. pracodawca jedynie przekaże stosowną informację pracowników, ale nie będzie prowadził zapisów, nie będzie zbierał formularzy etc. Punktem wyjścia jest zatem przemyślane zaprojektowanie ścieżki umożliwiającej pracownikowi korzystanie z gwarantowanych przez pracodawcę benefitów.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.), dalej RODO

[2] UODO. Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców. https://uodo.gov.pl/pl/383/545, 10.2018., s.30

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA