REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego? - zakres przetwarzanych danych osobowych

ekspert z zakresu ochrony danych osobowych
Numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego? - zakres przetwarzanych danych osobowych. Dlaczego przetwarzanie danych z dowodu osobistego może być kwestionowane? / Fot. Fotolia
Numer PESEL czy seria i numer dowodu osobistego? - zakres przetwarzanych danych osobowych. Dlaczego przetwarzanie danych z dowodu osobistego może być kwestionowane? / Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

W ponad dwuletniej praktyce stosowania RODO ujawniają się ciągłe wątpliwości co do zakresu danych osobowych, do których przetwarzania uprawniony jest administrator. Oczywiście, niektóre procesy przetwarzania danych osobowych i zakres tych danych są określone przez ustawodawcę, np. w odniesieniu do danych osobowych kandydatów oraz pracowników w ramach kodeksu pracy. Jednakże, w dużej części przypadków, to administrator samodzielnie jest zobowiązany do określenia zakresu danych osobowych, które będzie przetwarzał w konkretnych procesach.

Jak określić zakres danych osobowych?

Określając zakres danych osobowych, które mają być przetwarzane, należy przede wszystkim mieć na uwadze zasadę minimalizacji wynikającą z  RODO. W myśl tej zasady, zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO, dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Postępowanie zgodnie z tą zasadą musi oznaczać, że administrator dostosuje m.in. zakres danych osobowych do celu ich przetwarzania. Sprzeczne z zasadą minimalizacji będzie zatem przetwarzanie możliwie szerokiego zakresu danych osobowych w danym procesie, np. imienia, nazwiska, adresu e-mail oraz adresu zamieszkania w przypadku korzystania z newslettera, ponieważ w tym procesie za wystarczające należy uznać pozyskiwanie adresu e-mail.

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2020 + Czas pracy 2020 + Zatrudnianie i zwalnianie pracowników + Uprawnienia rodziców w pracy

Niestety, także i dzisiaj cześć administratorów stosuje zakres danych osobowych niedostosowany do specyfiki konkretnego procesu, opierając się raczej na swoich przyzwyczajeniach, wcześniejszych doświadczeniach i praktykach, często jeszcze sprzed zmiany przepisów, niż na analizie przepisów lub zakresu danych potrzebnych w konkretnym procesie. Przykładem może być nadal występujące przetwarzanie serii i numeru dowodu osobistego w stosunku pracy poprzez gromadzenie tych danych osobowych (a często także i innych z dowodu osobistego w przypadku wykonywania kserokopii tego dokumentu) w teczce akt osobowych pracownika.

Dlaczego jednoczesne przetwarzanie danych osobowych z dowodu osobistego jest kwestionowane?

Numer PESEL oraz seria i numer dowodu osobistego to przykłady identyfikatorów, których przetwarzanie jest dopuszczalne, z reguły w przypadkach określonych przepisami prawa. Podstawowym celem przetwarzania tych danych osobowych jest umożliwienie identyfikacji osoby fizycznej, w tym celu administratorzy często pozyskują numer PESEL (do celu identyfikacji czy ewentualnego dochodzenia roszczeń). Nie oznacza to jednak, że administrator może przetwarzać dowolną liczbą identyfikatorów osoby fizycznej. Przede wszystkim, w zdecydowanej liczbie przypadków pozyskiwanie więcej niż jednego identyfikatora (a więc jednocześnie numeru PESEL oraz serii i numeru dowodu osobistego) będzie sprzeczne z zasadą minimalizacji. Prawidłowe stosowanie tej zasady oznacza, że administrator nie zbiera niepotrzebnych mu w danym procesie przetwarzania danych osobowych, a tym samym  nie naraża się na zarzut pozyskiwania danych nadmiarowych. Po drugie, pozyskiwanie wszystkich danych osobowych zawartych w dowodzie osobistym nie ma z reguły oparcia w przepisie prawa. Zatem pozyskanie przez administratora numeru PESEL (np. do celu identyfikacji strony umowy) powinno wykluczyć pozyskiwanie serii i numeru dowodu osobistego, które miałoby służyć osiągnięciu tego samego celu. Ponadto, przetwarzanie serii i numeru dowodu osobistego jest dopuszczalne w przypadkach wyraźnie wskazanych w przepisach prawa, np. w przypadku ich zbierania  przez kuratorów, banki czy, w przypadku niektórych podmiotów, pozyskiwania serii i numeru dowodu osobistego, jeżeli podmiot danych nie posiada numeru PESEL.

Kiedy przetwarzanie serii i numeru dowodu nie jest dopuszczalne?

Pozyskiwanie serii i numeru dokumentu tożsamości, np. dowodu osobistego nie jest prawidłowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • w przypadku wypożyczania sprzętu wodnego, rowerów, nart etc. (dodatkowym ryzykiem w tym przypadku jest pozostawienie dowodu osobistego w swoisty „zastaw”, do momentu zwrotu sprzętu; w takim przypadku Urząd Ochrony Danych Osobowych rekomenduje spisywanie danych z dowodu osobistego, tj. imienia, nazwiska i numeru PESEL oraz zniszczenie notatki z tymi danymi po oddaniu sprzętu[1]),
  • w przypadku gromadzenia dokumentacji pracowniczej, np. na kwestionariuszach osobowych dla pracowników (seria i numer dowodu osobistego nie mieści się w zakresie danych określonych przez ustawodawcę w kodeksie pracy),
  • w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych, obok innych danych identyfikujących osobę fizyczną (np. adres zamieszkania, numer PESEL),
  • w przypadku zawierania umów cywilnoprawnych, jako identyfikator pozyskiwany dla celów ewentualnego dochodzenia roszczeń (wystarczający do tego celu jest numer PESEL),
  • do weryfikacji tożsamości osoby fizycznej, w przypadku żądania np. dostępu do jej danych osobowych przetwarzanych przez administratora (weryfikując tożsamość tej osoby, administrator nie może pozyskiwać nowych danych osobowych).

Należy też mieć na uwadze, że w wielu przepisach prawa, przewidujących ewentualne pozyskiwanie danych osobowych w postaci serii i numeru dowodu osobistego, ustawodawca nakazuje w pierwszej kolejności pozyskać numer PESEL, a dopiero w jego braku – właśnie serię i numer dowodu osobistego. Poza tym, administrator musi liczyć się także i z tym, że osoba fizyczna, której dane przetwarza, postanowi skorzystać z jednego z przysługujących jej na gruncie RODO praw, i np. zażąda usunięcia serii i dowodu numeru osobistego. W takim przypadku administratorowi będzie trudno wykazać, że te dane osobowe są niezbędne w konkretnym procesie przetwarzania, jeżeli nie będzie mógł uzasadnić ich pozyskania poprzez wskazanie  właściwej podstawy prawnej jego przetwarzania.

[1] https://uodo.gov.pl/pl/138/1307, dostęp dn. 14.08.2020 r.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

Krótszy tydzień pracy w Polsce do 2027 roku? Za granicą już testowali i efekty są pozytywne

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

Czy na zwolnieniu lekarskim można wyjechać?

Czy na zwolnieniu lekarskim można wyjechać na urlop? Jakie wskazania może zawierać L4? Czy wyjazd na wakacje do rodziny do innego miasta lub wyjazd za granicę jest dopuszczalny w czasie zwolnienia lekarskiego?

REKLAMA

Lewiatan: Minimalne wynagrodzenie powiązane z sytuacją gospodarczą? Przedsiębiorcy postulują wyższy wzrost wynagrodzeń w budżetówce

W 2025 r. wzrośnie wynagrodzenie minimalne, a płace w budżetówce mogą być podwyższone więcej niż wynika to ze wstępnego stanowiska rządu – komentuje rezultaty ostatniego posiedzenia Rady Dialogu Społecznego prof. Jacek Męcina, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan.

Nazwa "urlop macierzyński" jest nieadekwatna? Kojarzy się z wypoczynkiem

44 proc. badanych jest zdania, że należy zmienić nazwę "urlop macierzyński". Obowiązująca nazwa sugeruje, że opieka nad dzieckiem jest czasem odpoczynku. Ruszyła kampania edukacyjna #ToNieUrlop, zmieniająca krzywdzące przekonania społeczne na temat opieki nad małym dzieckiem i urlopów macierzyńskich. 

Wkrótce będą wyższe świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Wzrost o 100 proc. – od kiedy?

Wraz ze wzrostem kosztów utrzymania rosną też potrzeby osób uprawnionych do alimentów. Nowelizacja przepisów o ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów zwiększy wysokość wsparcia materialnego z funduszu alimentacyjnego.

4650 zł brutto płacy minimalnej w 2025 roku: postulat wszystkich związków zawodowych. Czy rząd się zgodzi? Finanse publiczne z reguły zyskują na podwyżce najniższej krajowej

Na posiedzeniu w dniu 15 lipca 2024 r. Radzie Dialogu Społecznego nie udało się wypracować wspólnego stanowiska w sprawie propozycji wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2025 r. To oznacza, że rząd do 15 września ma czas na podjęcie ostatecznej decyzji w tej sprawie.

REKLAMA

Zmiany w raportach ZUS RPA i ZUS RIA. Będą nowe kody tytułu ubezpieczenia

Zmienią się wzory imiennego raportu miesięcznego o przychodach ubezpieczonego/okresach pracy nauczycielskiej – o symbolu ZUS RPA oraz wzoru raportu informacyjnego – o symbolu ZUS RIA. Pojawią się też nowe kody tytułu ubezpieczenia. Trwają prace nad nowelizacją przepisów.

Będzie zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ile wyniosą świadczenia zależne od płacy minimalnej?

Minimalne wynagrodzenie za pracę zmieni się od 1 stycznia 2025 r. Wraz z minimalną płacą zmieni się także wysokość świadczeń powiązanych z minimalnym wynagrodzeniem. Jakie to świadczenia? Ile wyniosą?

REKLAMA