Kategorie

Minimalizacja przetwarzania danych osobowych

ekspert z zakresu ochrony danych osobowych
Minimalizacja przetwarzania danych osobowych - o co chodzi?
Minimalizacja przetwarzania danych osobowych - o co chodzi?
shutterstock
O co chodzi z tą minimalizacją? Oczywistym jest już dzisiaj, że przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z wymogami wynikającymi z RODO i przepisów krajowych dotyczących ochrony danych osobowych. Część tych wymogów określa art. 5 RODO, w formie zasad przetwarzania danych osobowych (np. zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, prawidłowości). Jedną z zasad podanych w powołanym art.  5 RODO jest zasada minimalizacji danych.

Minimalizacja danych

Minimalizacja danych oznacza, że dane osobowe są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane – tak sanowi art. 5. ust. 1 pkt c) RODO. Należy przez to rozumieć, że administrator zapewnia ograniczenie zakresu przetwarzanych danych do ścisłego minimum, a jednocześnie przetwarza je tylko wtedy, gdy w inny (a przy tym rozsądny) sposób nie da się osiągnąć celu przetwarzania. Inaczej mówiąc, administrator przetwarza tylko te dane, które bezpośrednio pozwolą na osiągnięcie celu, w którym je pozyskał. Zbierane dane osobowe muszą pozostawać w bezpośredniej relacji z celem, dla którego są zbierane. Jeżeli nie są konieczne do osiągnięcia tego celu, należy zrezygnować z ich pozyskiwania.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Obowiązki administratora wynikające z zasady minimalizacji

Reklama

Zasada minimalizacji danych dotyczy wszystkich administratorów przetwarzających dane osobowe w oparciu o RODO, nie ma w tym zakresie żadnych wyłączeń. Z samej zasady wynikają konkretne obowiązki dla administratorów. Po pierwsze, czyniąc zadość zasadzie minimalizacji, administrator nie tylko ustala zakres niezbędnych danych, ale poddaje krytycznej analizie poszczególne ich kategorie, w celu wyeliminowania danych potencjalnie nadmiarowych, czyli takich, których przetwarzanie nie jest konieczne w konkretnym procesie przetwarzania. Po drugie, administrator eliminuje możliwość pozyskiwania danych osobowych nie prowadzących do osiągnięcia celów przetwarzania; dotyczy to także, a właściwie przede wszystkim, danych osobowych pozyskiwanych „na zapas” czy „na wszelki wypadek”.

W pewnym zakresie przejawem realizacji zasady minimalizacji danych są ustawowe katalogi danych osobowych, ujęte np. w przepisach prawa pracy i odnoszące się do zakresu danych osobowych pozyskiwanych od kandydata oraz od pracownika. W sytuacji braku takich katalogów, administrator jest zobowiązany do przeprowadzenia analizy zmierzającej do określenia optymalnego i zgodnego z tą zasadą zakresu danych osobowych pozyskiwanych do konkretnego celu.

Jak w praktyce zrealizować zasadę minimalizacji?

Optymalny sposób postępowania powinien uwzględniać pewne działania. Możne je ująć w formie „kroków” niezbędnych do ustalenia zakresu danych zgodnego z zasadą minimalizacji:

Określ zakres danych przetwarzanych w ramach konkretnego działania?

Postaw pytanie, które z tego katalogu są niezbędne i dlaczego?

Zakreśl zakres danych niezbędnych w konkretnym działaniu

Podejmowane przez administratora kroki powinny dać odpowiedzi na pytania: Co przetwarzasz? Dlaczego takie dane? Czy każda z nich jest niezbędna do osiągnięcia celu, w którym przetwarzasz dane osobowe?

Np. w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu zamówienia newslettera:

  • zakres danych niekiedy obejmował: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail,
  • analiza celów przetwarzania danych:

imię i nazwisko – podanie tych danych osobowych nie jest konieczne do otrzymywania newslettera, ponieważ do otrzymania newslettera wystarczy adres e-mail, odbiorca newslettera nie musi być spersonalizowany (chociaż spotyka się praktykę pozyskiwania imienia w tym celu)

numer telefonu – nie jest konieczny do otrzymywania newslettera, ponieważ newsletter nie jest kierowany na numer telefonu, tylko na adres poczty elektronicznej,

adres e-mail – jest niezbędny do otrzymywania newslettera, ponieważ na ten kanał komunikacji kierowane będą informacje zawarte w newsletterze,

  • w tym przypadku zakres danych osobowych przetwarzanych w celu otrzymywania newslettera powinien być ograniczony do adresu e-mail. Za nadmiarowe należy uznać numer telefonu, imię i nazwisko.

Konsekwencje niewłaściwej realizacji zasady minimalizacji danych dla administratora

Niedostosowanie się przez administratora do wymogów wynikających z zasady minimalizacji może wywołać szereg niekorzystnych dla niego skutków. Zbierając dane nadmiarowe, administrator może być adresatem wniosków i żądań podmiotów danych, analiza treści tych wniosków, żądań czy pytań może prowadzić do wniosku, że administrator nie jest w stanie uzasadnić przetwarzania danych osobowych. Nie można także wykluczyć podnoszenia tego rodzaju zarzutów przez organ nadzorczy, w ramach prowadzonych postępowań czy kontroli.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?