Zgoda pracownika na korzystanie z prywatnego numeru telefonu

Dane osobowe w ramach rekrutacji

Jeszcze na etapie rekrutacji, pracodawca pozyskuje dane osobowe niezbędne do jej przeprowadzenia. Wśród tych danych znajdują się: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W katalogu tych danych osobowych mieszczą się zatem tzw. dane kontaktowe wskazane przez pracownika. Co ciekawe, ustawodawca nie konkretyzuje, jakie dane osobowe mają taki status. Mogą to być zatem:

• adres e-mail (jeżeli kandydat życzy sobie kontaktu tym kanałem komunikacji),
• numer telefonu (jeżeli kandydat oczekuje kontaktu telefonicznego),
• adres zamieszkania (jeżeli kandydat decyduje się na możliwość kontaktu tylko tą drogą).

Co do zasady to kandydat decyduje, które dane osobowe poda. Słusznie wskazuje UODO, że brak w polskim systemie prawnym przepisu, który zobowiązywałby osobę fizyczną do posiadania prywatnego adresu e-mail lub numeru telefonu[1].

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby kandydat wskazał więcej niż jeden kanał komunikacji. Ważne jest jednak to, że to po stronie kandydata podejmowana jest decyzja co do tego, jaki kanał komunikacji z potencjalnym pracodawcą wybierze i jakie dane osobowe poda w celu takiego kontaktu. Kandydat ma też wszelkie podstawy do oczekiwania, że podane przez niego dane osobowe będą przetwarzane w celu rekrutacji, a nie w innych nieznanych mu celach.

Dane osobowe pracownika - Kodeks pracy

Zakres danych osobowych pozyskiwanych od pracownika określają przepisy kodeksu pracy[2]. Zgodnie z art. 22.1 § 1 kodeksu pracy pracodawca przetwarza następujące dane osobowe pracownika:

• adres zamieszkania;
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• inne dane osobowe pracownika, a także
• dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
• numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę

Należy jednak odróżnić przetwarzanie danych osobowych na etapie rekrutacji od przetwarzania późniejszego, na różnych etapach zatrudnienia, ponieważ wiąże się ono z odrębnymi, innymi celami przetwarzania danych osobowych pracownika (a wcześniej kandydata). W praktyce oznacza to, że możliwość przetwarzania określonych danych osobowych na etapie rekrutacji nie oznacza dopuszczalności ich przetwarzania np. w ramach zatrudnienia.

I tak, na etapie rekrutacji kandydat podaje wybrane dane kontaktowe po to, aby umożliwić potencjalnemu pracodawcy kontakt z nim, np. w celu umówienia spotkania rekrutacyjnego. Po zatrudnieniu pracownika, jego dane osobowe nie będą już przetwarzane w tym celu. Na etapie zatrudnienia to pracodawca wyposaża pracownika w różne narzędzia niezbędne do świadczenia pracy, w tym zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji; np. służbową pocztę elektroniczną, służbowe numery telefonów. W tym celu pracodawca nie powinien korzystać z prywatnych danych kontaktowych pracownika.

Prywatny numer telefonu pracownika - RODO

Zatem, czy w ramach stosunku pracy nie może być przetwarzany prywatny numer telefonu? Nie można tego definitywnie wykluczyć. Może się bowiem okazać, że w niektórych sytuacjach takie korzystanie nastąpi, np. pracodawca może nie mieć możliwości wyposażenia pracowników w służbowe środki komunikacji. Pracodawca musi jednak zadbać o legalność takiego przetwarzania. W takim przypadku powinien więc rozważyć pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych pracownika (prywatnego numeru telefonu).

Prywatny numer telefonu a zgoda pracownika

Planując przetwarzanie prywatnego numeru telefonu pracownika, pracodawca powinien pozyskać jego zgodę na takie przetwarzanie, jeżeli prywatny numer telefonu miałby być wykorzystywany w celach:

• kontaktowania się w sprawach służbowych,
• załatwiania spraw służbowych,
• zapewnienia organizacji pracy zdalnej,
• innych, związanych z koniecznością kontaktu z pracownikiem.

Oczywiście, od takiego korzystania należy odróżnić sytuację, kiedy pracownik sam, z własnej inicjatywy podaje w stosunkach służbowych swój prywatny numer telefonu (np. współpracownikom w celu szybkiego kontaktu). Prywatny adres e-mail może być też podawany dobrowolnie przez samego pracownika, np. w celu odzyskiwania hasła do systemu informatycznego (w tym pocztowego) obowiązującego u pracodawcy. W pozostałych przypadkach, zwłaszcza inicjowanych przez pracodawcę, przetwarzanie danych osobowych w postaci prywatnego numeru telefonu powinno mieć charakter wyjątkowy, uzasadniony szczególnymi potrzebami pracodawcy i brakiem możliwości osiągnięcia celu przetwarzania w inny sposób.

[1] https://uodo.gov.pl/pl/138/1251

[2] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2020, poz. 1320)