Rozliczanie czasu pracy zdalnej

Rozliczanie czasu pracy podczas pracy zdalnej

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy i rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych. Do rozliczania czasu pracy w pracy zdalnej, w tym nadgodzin, stosuje się ogólne przepisy Kodeksu pracy. W przypadku pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy można wprowadzić ryczałt, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Jednym z podstawowych problemów związanych ze świadczeniem pracy w formie zdalnej jest rozliczanie pracownika z czasu pracy. W zakresie wykonywania zadań pracodawca może zweryfikować, czy dana osoba wykonała zleconą pracę. Problemy pojawiają się jednak, jeżeli chodzi o mierzenie czasu pracy pracownika, szczególnie w przypadku jeżeli zgłasza, że z uwagi na konieczność wykonania przydzielonych mu obowiązków wykonywał pracę w wymiarze większym niż obowiązujące go normy czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy wykonywanej zdalnie

Przepisy nie regulują sposobu potwierdzania obecności w pracy zdalnej, przydzielania zadań pracownikowi, przekazywania rezultatów pracy czy też monitorowania wykorzystania przez pracowników czasu pracy i sprzętu służbowego. W zakresie tym pracodawcę i pracownika obowiązują ogólne zasady określone w przepisach prawa pracy. Doprecyzowanie obowiązków pracownika związanych z rozliczaniem czasu oraz efektów pracy może nastąpić poprzez wprowadzenie przez pracodawcę regulaminu pracy zdalnej albo w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Polecenie pracownikowi wykonywania pracy w formie zdalnej nie zmienia obowiązującej tego pracownika organizacji czasu pracy, tj. systemu czasu pracy oraz rozkładu czasu pracy, a także obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy. Przepisy nie zawierają zwolnienia z obowiązku prowadzenia w odniesieniu do osób, które w taki sposób będą świadczyć pracę, ewidencji czasu pracy.

Świadczenie pracy zdalnej, bez zmiany systemu czasu pracy na zadaniowy albo bez wprowadzenia ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej, nie zwalnia z obowiązku prowadzenia pełnej ewidencji czasu pracy.

Ewidencjonowanie czasu pracy w pracy zdalnej wymaga od pracodawcy określenia sposobu potwierdzania przez pracowników obecności w pracy. Sposobem takim może być np.:

• wysłanie maila lub SMS-a do przełożonego, potwierdzające rozpoczęcie pracy,
• zalogowanie się w określonym systemie teleinformatycznym lub na komunikatorze wykorzystywanym w kontaktach służbowych,
• zaznaczenie rozpoczęcia pracy w odpowiedniej aplikacji do zarządzania czasem pracy, która daje taką możliwość i w której zaznacza się następnie także zakończenie pracy.

Sposób potwierdzania obecności w pracy w trakcie świadczenia pracy zdalnej powinien wynikać z polecenia wykonywania pracy zdalnej lub z regulaminu pracy zdalnej, jeśli pracodawca zdecyduje się na jego wprowadzenie.

Wzór regulaminu pracy zdalnej znajduje się na www.inforlex.pl/ewydania w zakładce Formularze, wzory i umowy.

Kontrola czasu pracy

Tak samo jak w przypadku pracy świadczonej w siedzibie pracodawcy, tak i w przypadku pracy zdalnej, świadczonej np. w domu pracownika, pracodawca ma prawo żądać od pracownika informacji o postępach pracy i jej rezultatach. Wprowadzając pracę zdalną, pracodawca powinien określić swoje oczekiwania co do sposobu komunikowania się w trakcie jej wykonywania oraz przekazywania efektów wykonanej pracy lub informowania o jej postępach.

Kontrola pełnego wykorzystania czasu pracy obejmować może analizę ilościową wykonanej pracy lub czas poświęcony na wykonywanie zadań służbowych. Analiza ilościowa oraz jakościowa wykonywanej pracy następuje zwykle poprzez przekazanie pracodawcy efektów pracy. Pracodawca może też zobowiązać pracownika do sporządzania i przekazywania raportów dotyczących wykonywanych zadań.

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania (art. 3 ust. 6 ustawy o COVID-19). Ewidencja powinna być sporządzana w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Narzędziem pozwalającym na kontrolę wykorzystania przez pracowników czasu pracy jest również monitoring cyfrowy. Z uwagi na fakt, iż w większości przypadków praca zdalna jest pracą związaną z używaniem narzędzi teleinformatycznych, pracodawca ma możliwość nadzoru nad jej wykonywaniem poprzez monitoring urządzeń czy narzędzi, za pomocą których jest świadczona. Za pomocą systemów monitorujących pracodawca może sprawdzić, czy pracownik nie pobiera programów komputerowych lub nie odwiedza witryn niesłużących właściwemu wykorzystaniu czasu pracy. Pracodawca jest również uprawniony do monitoringu służbowej poczty elektronicznej pracownika.

Rozliczanie nadgodzin w pracy zdalnej

Nadgodziny to praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.

Praca nadliczbowa jest dopuszczalna w razie:

• konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
• szczególnych potrzeb pracodawcy

- art. 151 Kodeksu pracy.

Do rozliczania czasu pracy w pracy zdalnej, w tym nadgodzin, stosuje się ogólne przepisy Kodeksu pracy. Niezależnie od tego wskazane jest, aby pracodawcy samodzielnie uregulowali zasady wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych, określając m.in. zasady wykonywania pracy nadliczbowej.

Określając zasady pracy w godzinach nadliczbowych przy pracy zdalnej należy pamiętać, iż co do zasady polecenie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie musi mieć szczególnej formy, tj. może być ustne, pisemne, a nawet dorozumiane. W przypadku pracy w trybie zdalnym warto rozważyć wprowadzenie zasady, że praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna dopiero po uzyskaniu uprzedniej zgody przełożonego. Pozwoli to uniknąć generowania przez pracowników nieuzasadnionych godzin nadliczbowych i związanych z tym ewentualnych sporów z pracodawcą.

Pracodawca wprowadził regulamin pracy zdalnej, w którym określił, iż polecenie pracownikowi świadczącemu pracę zdalnie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych następuje za pomocą poczty e-mail. W przypadku gdy w ocenie pracownika przydzielone mu zadania będą wymagały pracy ponad obowiązujące go normy czasu pracy, pracownik jest zobowiązany poinformować o tym bezpośredniego przełożonego i uzyskać jego zgodę na pracę poza normalnymi godzinami pracy.

Jednak nawet wprowadzenie proponowanych wyżej zasad nie chroni całkowicie pracodawcy przed roszczeniami pracowników w przypadku wykonywania przez nich pracy nadliczbowej bez polecenia lub zgody pracodawcy. Sąd Najwyższy w wyroku z 10 września 2019 r. (II PK 55/18) stwierdził, iż nawet niezachowanie określonych przez strony umowy o pracę wymogów formalnych dla polecenia pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie stoi na przeszkodzie temu, by pracownik wykazał przed sądem, iż pracę w godzinach nadliczbowych wykonywał.

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

Zadaniowy system czasu pracy - wprowadzenie

W niektórych przypadkach rozwiązaniem problemu ewidencjonowania godzin pracy pracownika wykonującego pracę zdalną może być objęcie go zadaniowym systemem czasu pracy. Wprowadzenie tego systemu wymaga jednak spełnienia kilku warunków. Po pierwsze zadaniowy system czasu pracy musi być przewidziany w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Ponadto, jeśli umowa o pracę pracownika zawiera zapis, że jest on zatrudniony np. w systemie podstawowym, to zmiana tego systemu na zadaniowy będzie wymagała (oprócz zmiany aktów wewnątrzzakładowych) również zmiany tej umowy o pracę. W takiej sytuacji zmiana umowy dokonuje się na mocy porozumienia stron bądź wypowiedzenia zmieniającego. Potwierdził to Sąd Najwyższy, stanowiąc, że organizowanie procesu pracy, w tym również ustalenie obowiązującego pracowników rozkładu czasu pracy, należy do uprawnień dyspozycyjnych kierownictwa zakładu pracy. Zmiana stosowanego w zakładzie systemu rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonania wypowiedzenia zmieniającego. Gdyby natomiast system organizacji czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, wówczas zmiana zastrzeżonego w tej umowie systemu pracy wymagałaby wypowiedzenia przez zakład pracy warunków pracy i płacy albo porozumienia stron co do takiej zmiany (wyrok SN z 25 marca 1977 r., I PRN 5/77).

W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy. Zatem zadaniowy czas pracy może być stosowany wówczas, gdy rodzaj pracy, jej organizacja lub miejsce wykonywania pracy uniemożliwiają lub znacznie utrudniają kontrolę pracodawcy nad pracownikiem w czasie wykonywania pracy. Drugą przesłanką zastosowania tego rodzaju czasu pracy jest skonkretyzowanie przez pracodawcę zadań pracownika, które albo realizuje w danym momencie albo będzie także realizował w przyszłości. Zadania te powinny być tak określone, aby ich wykonanie było możliwe w ramach norm czasu pracy określonych w art. 129 Kodeksu pracy, czyli co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Wyznaczenie pracownikowi konkretnych zadań do wykonania jest koniecznym elementem zadaniowego czasu pracy dlatego, że jedynie w odniesieniu do skonkretyzowanego zadania (zadań) można mówić o jego wymiarze w odniesieniu do norm czasu pracy określonych w Kodeksie pracy.

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy pracodawcy zwolnieni są z prowadzenia ewidencji ich godzin pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). W tym systemie czas pracy pracowników nie jest bowiem określany godzinowo, lecz wymiarem zadań należących do ich zakresu obowiązków. Jednak wykonanie powierzonych zadań nie powinno zajmować pracownikowi więcej niż 8 godzin na dobę oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy.

Pracownicy zatrudnieni w systemie zadaniowym zwolnieni są z prowadzenia ewidencji godzin pracy.

Porozumienie się z pracodawcą co do czasu pracy niezbędnego do wykonania powierzonych zadań w normalnym czasie pracy może świadczyć o uzgodnieniu możliwości ich wykonania w granicach zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy. W razie sporu w tym zakresie, pracodawca ma obowiązek wykazania, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w granicach normalnego czasu pracy. Tylko wtedy, gdy wykonanie wyznaczonych lub oczekiwanych od pracownika celów (zadań) nie jest możliwe w normalnym czasie pracy, dochodzi do świadczenia pracy ponadnormatywnej uzasadniającej żądanie lub roszczenie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Nie zwalnia to pracownika z obowiązku udowodnienia konkretnej liczby przepracowanych nadgodzin, za które dochodzi spornego wynagrodzenia.

Oznacza to, że pracownik powinien udowodnić lub wykazać z wysokim prawdopodobieństwem, że we wskazanych dniach pracy lub dniach wolnych od pracy pracował w interesie i co najmniej za dorozumianą akceptacją pracodawcy w konkretnej i weryfikowalnej liczbie godzin nadliczbowych. Pracodawca może to kwestionować przeciwdowodami, że taka potrzeba nie wystąpiła, ponieważ zadania te pracownik mógł i powinien był wykonać w granicach normalnego czasu pracy. Pracodawca może np. bronić się, pokazując czas wykonania poprzednich, podobnych zadań przez pracownika lub czas, w jakim tego rodzaju zadania wykonywał inny pracownik zatrudniony na tym samym stanowisku.

Pracodawca nie powinien wykorzystywać zadaniowego systemu czasu pracy do tego, by pracownik pracował więcej, niż wynika to z wymiaru czasu pracy określonego w umowie o pracę. Jak wskazał SN w wyroku z 27 stycznia 2016 r., I PK 25/15: nie można uznać, że samo nazwanie systemu czasu pracy zadaniowym (np. w umowie o pracę) pozwala na niestosowanie przepisów regulujących pracę w godzinach nadliczbowych.

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych - wprowadzenie

Kolejnym rozwiązaniem mogącym ułatwić pracodawcy rozliczanie pracy nadliczbowej w czasie pracy zdalnej jest wprowadzenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych. W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za tę pracę może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 4 Kodeksu pracy).

Ryczałt taki pracodawca może wprowadzić w odniesieniu do pracowników, co do których istnieje możliwość wystąpienia pracy ponadnormatywnej, ale sprawowanie bezpośredniej i precyzyjnej kontroli ich godzin pracy, w tym pracy nadliczbowej, jest niemożliwe lub mocno utrudnione ze względu na stałe jej wykonywanie poza zakładem pracy.

Pojęcie pracownika stale wykonującego pracę poza zakładem pracy nie powinno obejmować pracowników, którym pracodawca zlecił wykonywanie pracy poza zakładem pracy jedynie czasowo.

Spełnienie przesłanki stałego wykonywania pracy poza zakładem pracy nie musi oznaczać, że pracownik w ogóle nie wykonuje pracy na terenie zakładu pracy. Warunek "stałości", o którym mowa powyżej, nie jest równoznaczny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem pracy "bez przerwy" czy też "wyłącznie". Dla ustalenia stałego wykonywania pracy poza zakładem pracy wystarczające są natomiast powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy.

Pracodawca polecił pracownikom wykonywanie pracy zdalnej do czasu odwołania stanu epidemii. W tym czasie każdy z pracowników ma wyznaczone dyżury w siedzibie pracodawcy (2 dni w miesiącu). Mając na uwadze wprowadzoną organizację pracy można uznać, iż praca zdalna w tym wypadku ma charakter stały, i na czas jej obowiązywania wprowadzić ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych.

W przypadku wprowadzenia ryczałtu zamiast ewidencjonowania każdej wypracowanej nadgodziny i osobnego obliczania za nią wynagrodzenia oraz dodatku, ustala się należność z tego tytułu w formie pewnej stałej miesięcznej kwoty. Przy czym do obliczenia stawki ryczałtu przyjmuje się konkretną liczbę godzin ponadnormatywnych. Jeśli pracownik wypracuje mniej godzin, niż przewiduje to wymiar założony w ryczałcie, to kwoty tej się nie obniża. Natomiast jeśli mamy niewielkie przekroczenia, nie trzeba od razu wypłacać wyrównania. Dopiero gdy dochodzi do rażących przekroczeń, należy je dopłacić. Pracodawca powinien zatem monitorować, czy oszacowana liczba godzin mniej więcej odpowiada rzeczywistości.

Przy ryczałcie pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy. Ewidencjonowaniu podlegają jedynie dni pracy, dni wolne, urlopy czy niezdolności do pracy. Ryczałt jako składnik w stałej miesięcznej wysokości podlega zmniejszeniu za czas nieobecności, np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego czy absencji nieusprawiedliwionej. Natomiast za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje w pełnej wysokości, tak jak wynagrodzenie zasadnicze czy dodatek stażowy.

Podstawa prawna:

art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost. zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180),

art. 223, art. 129, art. 140, art. 149-151, art. 151¹ § 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320).