Kategorie

Jak wyznaczać priorytety w pracy przy natłoku zadań?

Jak wyznaczać priorytety w pracy przy natłoku zadań?
Jak wyznaczać priorytety w pracy przy natłoku zadań?
Liczba zadań do wykonania znowu cię przytłacza i nie masz pojęcia, od czego zacząć? Wiele osób doskonale zna ten scenariusz z codziennej pracy. Stres związany z natłokiem obowiązków nie sprzyja efektywności. Jak więc skupić się na tym, co najważniejsze lub pomóc w tym swoim pracownikom?

Ważne czy pilne? – oto jest pytanie

Zaczynasz pracę nad danym zadaniem dopiero, gdy zbliża się termin jego wykonania? Wiele osób kieruje się pilnością pozycji z listy rzeczy do zrobienia, w efekcie są stale bardzo zajęci i często przemęczeni.

Reklama

Załatwianie spraw tylko według tego klucza utrudnia pracę nie tylko nam samym, ale i całemu zespołowi czy działowi. Właśnie z tego powodu ważne jest ustalanie priorytetów według ważności spraw. Pamiętajmy, że ich pilność to zazwyczaj cecha drugorzędna – zauważa Sylwia Szymańska, trener biznesu z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland.

Specjaliści podpowiadają, że za te zadania, które są istotne, a zarazem ich termin wykonania się zbliża, najlepiej zabrać się natychmiast i doprowadzić je do końca w pierwszej kolejności. Te ważne, ale niezbyt pilne mogą chwilę poczekać (żeby jednak nie odkładać ich w nieskończoność, ustal termin końcowy lub zleć je komuś, dając sobie czas na sprawdzenie jakości wykonania). Na działania, które są pilne, a przy tym mało ważne najlepiej znajdź szybki sposób realizacji bez potrzeby poważnego, osobistego angażowania się. Jeśli masz taką możliwość, deleguj je, podobnie jak kwestie mało ważne i niezbyt naglące. W przypadku tych ostatnich zastanów się też dobrze, czy aby na pewno w ogóle muszą one być wykonane. Często bywa bowiem tak, że tracimy czas na działania tak naprawdę zupełnie niepotrzebne. Jeśli tak jest w przypadku sprawy, którą właśnie chciałeś dodać do listy, nie miej oporów przed tym, by z niej zrezygnować.

Wszystko się zmienia

Reklama

Częstym błędem i przyczyną nieosiągania wielu celów głównych jest zajmowanie się w pierwszej kolejności sprawami drugorzędnymi, poświęcanie zbyt dużej ilości czasu i energii na sprawy ważne, lecz nie najważniejsze. W efekcie zdarza się, że czas na realizację tych ostatnich się kurczy, przez co jakość ich wykonania może być mniej satysfakcjonująca. Pamiętaj też o tym, że priorytety mogą się zmieniać. Dlatego też warto na bieżąco je oceniać, weryfikując np. co miesiąc wymagania, możliwości i wyznaczniki satysfakcji.

Dobrze też zastanowić się, czy robisz coś, co mógłby wykonać ktoś inny, a jeśli tak, staraj się eliminować takie działania ze swojej „to-do list”. Określ też, które przedsięwzięcia są najważniejsze w danym miesiącu lub tygodniu i oszacuj, ile czasu potrzebujesz na ich realizację. Warto rozważyć też stosunek czasu do zysku wynikającego z szybkiego wykonania sprawy mniej ważnej i pilnej. Takie działanie może bowiem okazać się na tyle opłacalne, że stanie się wyjątkiem od ogólnej zasady mówiącej, że „najważniejsze sprawy należy robić najpierw”.

Co dwie listy, to nie jedna

Poza długofalową priorytetyzacją skup się też na odpowiednim zaplanowaniu pracy na dany dzień, pozwala to bowiem oszczędzić sporo czasu. Jak to zrobić?

Skuteczną metodą jest tworzenie codziennie dwóch list zadań, najlepiej na tej samej kartce papieru. Po jednej stronie spisujemy swoje działania przewidziane na określoną porę dnia, np. praca nad ekspozycją, spotkanie z szefem. Po drugiej zaś – pod nagłówkiem „do zrobienia” – wszystko to, co planujemy na dany dzień. Następnie przeglądamy takie zestawienie i oznaczmy literami ich priorytety: A (A1, A2...), B, C. Na zadania o najwyższym priorytecie wydzielmy określone godziny, a w przypadku pozostałych przystępujemy do realizacji zgodnie z ustaloną hierarchią w miarę wolnego czasu. Pamiętajmy jednak o zachowaniu pewnego marginesu na nieprzewidziane przerwy w pracy – mówi Sylwia Szymańska z Integra Consulting Poland.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Co za dużo, to niezdrowo

Eksperci zwracają uwagę, że zbyt wiele priorytetów może paraliżować. – Skuteczni przywódcy potrafią porzucić to, co dobre, dla tego, co najlepsze – bierzmy z nich przykład. Miejmy świadomość tego, że nie można mieć wszystkiego, a dodatkowo wiele działań jest tak naprawdę nieważnych. Dlatego tak istotna jest umiejętność rezygnacji z niektórych z nich i rozeznanie tego, które sprawy możemy pominąć bez większych konsekwencji – zauważa Sylwia Szymańska z Integra Consulting Poland. Bywa jednak i tak, że do wyboru mamy dwie ważne i dobre możliwości. Co wówczas zrobić? W takiej sytuacji możemy zapytać o zdanie zwierzchnika i współpracowników. Zastanówmy się też, czy jedna z opcji może być zrealizowana przez kogoś innego. Jeżeli tak, przekażmy ją i skoncentrujmy się na tej drugiej. Rozważmy też, które rozwiązanie jest korzystniejsze dla klienta lub całości projektu. Starajmy się także powiązać swoją decyzję z ogólnym celem firmy – podpowiada ekspert.

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?