REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze

 Effect Group
firma szkoleniowo-doradcza
Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze. / fot.shutterstock
Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze. / fot.shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jak przenieść lean management czyli szczupłe zarządzanie z procesu produkcyjnego do pracy w biurze? Jakie narzędzia warto wziąć pod uwagę przy wprowadzaniu nowego modelu zarządzania?

Jak zastosować lean management w biurze?

Lean management (dosłownie „szczupłe zarządzanie”) kojarzy się przede wszystkim z zakładami produkcyjnymi. Dzięki narzędziom „lean” usprawniamy procesy, udoskonalamy produkcję, skracamy czas przygotowania finalnego produktu. Czy te same zasady można zastosować również w biurze? Zdecydowanie tak!

Autopromocja

Cała filozofia szczupłego zarządzania, a następnie większość narzędzi stosowanych w ramach lean management wywodzi się z potrzeby usprawnienia produkcji towarów – m.in. samochodów. Zasady kaizen, które stanowią kluczowy element udoskonalania produkcji wymagają np. takiego przygotowania miejsca pracy, aby każde narzędzie pracy miało stałe, przypisane mu miejsce, najdogodniejsze ze względu na efektywność pracy.

Łatwo sobie wyobrazić pracownika przy taśmie, który sięga po dostępny pod ręką klucz do przykręcenia śrub, ale trudniej myśleć w ten sposób o pracowniku biurowym, który zawsze w tym samym, starannie wybranym miejscu, przechowuje np. długopis. A jednak – i jeden, i drugi wykonuje pracę, którą można wykonać gorzej lub lepiej, wolniej lub szybciej, mniej lub bardziej efektywnie.

Proces tworzenia wartości dla klienta

Możliwe, że jednym z najtrudniejszych etapów wprowadzenia zasad lean do pracy biurowej jest już pierwszy krok polegający na zmapowaniu procesów „produkcyjnych”. Chodzi właśnie o to, aby na zadania wykonywane przez poszczególne osoby popatrzeć niczym na łańcuch wykonywanych usług, które finalnie mają doprowadzić do dostarczeniu klientowi wartości – produktu lub usługi.

- Wytworzenie oraz dostarczenie klientowi produktu lub usługi wymaga wykonania wielu powiązanych ze sobą czynności, działań i operacji. W terminologii lean określane są one jako strumień wartości (ang. value stream) – mówi Hanna Macyra, trener w firmie szkoleniowej Effect Group. - Obejmuje on zarówno przetwarzanie materiałów, jak i informacji. Przyjęcie perspektywy strumienia wartości oznacza konieczność poddania analizie wszystkich czynności w strumieniu od momentu złożenia zamówienia aż do dostarczenia produktu (usługi) końcowemu klientowi. Czynności, które nie dodają wartości, muszą zostać wyeliminowane – podkreśla.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Polecamy produkt: Urlopy wypoczynkowe. Pytania i odpowiedzi.

Jaki jest udział poszczególnych pracowników w ogólnym procesie dostarczania wartości? Z jakich etapów składa się praca wykonywana przez każdą zatrudnioną osobę? To pytania, od których warto zacząć. Później natomiast należy przejść do zdiagnozowania, co w poszczególnych krokach można usprawnić, zmienić, a może nawet z czego zrezygnować (jeśli okaże się to np. jedynie zbędną biurokracją). Ważne też, jak można usprawnić procesy zachodzące pomiędzy osobami – czyli np. przekazywanie informacji lub obieg dokumentów. Jest to o tyle skomplikowane, że przepływ czasu i informacji trudniej „dostrzec” niż przekazywanie komponentów pomiędzy halami w zakładzie produkcyjnym.

Jeśli jednak firmie uda się wdrożyć zasady lean w działach opierających się na pracy umysłowej, wówczas korzyści będą analogiczne jak w przypadku procesów produkcyjnych:

  • krótszy przebieg procesów,
  • uproszczenie procedur,
  • skrócenie i przyspieszenie obiegu dokumentów i informacji,
  • wyeliminowanie marnowania czasu, narzędzi i materiałów.

- Najważniejszym celem filozofii lean jest eliminacja wszelkich nieregularności, które wpływają na zachwianie przepływu informacji i materiałów w firmie. Efektem tej nieregularności jest nadmierne obciążenie pracą. To z kolei powoduje pojawianie się marnotrawstwa – mówi Hanna Macyra.

Narzędzia przydatne w doskonaleniu pracy biurowej

Wprowadzając lean management wśród pracowników umysłowych, możemy skorzystać z wielu narzędzi. W szczególności warto wziąć pod uwagę:

  • VSM (ang. Value Stream Mapping, pol. mapowanie strumienia wartości) – narzędzie, którego celem jest mapowanie przepływu materiałów i informacji w procesie produkcji i dostarczenia klientowi danego produktu lub grupy produktów.
  • 5S – narzędzie pozwalające na stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy.
  • Hoshin kanri – kaskadowanie celów strategicznych na niższe poziomy organizacji przy pomocy planu, w którym zawarte są mierzalne cele, działania, terminy oraz mierniki.
  • Zarządzanie wizualne (ang. visual management) – prezentowanie w przejrzysty i czytelny sposób informacji dotyczących procesów, dzięki czemu m.in. praca jest łatwiejsza, pracownicy popełniają mniej błędów, a problemy i sytuacje niestandardowe są od razu widoczne (co pozwala na szybkie podjęcie działań korygujących).
  • Kluczowe wskaźniki efektywności – finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów będące m.in. podstawą do inicjowania działań ciągłego doskonalenia.
  • Praca standaryzowana (ang. standardized work) – opracowanie i wdrożenie procedur opisujących najprostszy i najbardziej efektywny sposób wykonywania danej czynności. Standardy pomagają również utrzymać wprowadzone usprawnienia.
  • Program sugestii pracowniczych (ang. employee suggestion program/scheme, jap. kaizen teian) – formalny program, za pomocą którego pracownicy mogą zgłaszać propozycje usprawnienia swego miejsca pracy, a także innych obszarów i procesów w organizacji.
  • Techniki rozwiązywania problemów, m.in. metoda 5x dlaczego i diagram Ishikawy.

Przy pierwszych kontaktach z metodyką lean może się wydawać, że narzędzia szczupłego zarządzania najlepiej sprawdzają się tam, gdzie wykonywane są proste, powtarzalne czynności, niewymagające szczególnego zaangażowania umysłowego. Tak jednak nie jest.

- Każdy proces można udoskonalać, o ile na początku dobrze go zmapujemy. Zdecydowanie lean management można wdrożyć również tam, gdzie praca ma charakter twórczy. Filozofia lean to w końcu program ciągłego udoskonalania i optymalizacji, a tego nie można osiągnąć, nie korzystając z kreatywności pracowników – podkreśla trenerka Effect Group.

Gdy zasady szczupłego zarządzania zostaną z powodzeniem wprowadzone do pracy biurowej, wkrótce będzie można zauważyć efekty. To, że lean management naprawdę działa, dostrzeżemy dzięki krótszym procesom biznesowym, niższym kosztom funkcjonowania firmy, czy też za sprawą mniejszej pracochłonności, co może się przekładać np. na mniejszą liczbę nadgodzin.

Jeśli jednak chcemy dokładnie zmierzyć efektywność stosowanych narzędzi, powinniśmy zmierzyć poszczególne procesy jeszcze przed zastosowaniem metod szczupłego zarządzania (np. czas realizacji zamówienia). Dzięki temu później będziemy mogli sprawdzić, czy po zastosowaniu określonego narzędzia dany parametr uległ poprawie i w jakim stopniu.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    REKLAMA

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    REKLAMA

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

    Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

    REKLAMA