Lean management czyli szczupłe zarządzanie a praca w biurze

Jak zastosować lean management w biurze?

Lean management (dosłownie „szczupłe zarządzanie”) kojarzy się przede wszystkim z zakładami produkcyjnymi. Dzięki narzędziom „lean” usprawniamy procesy, udoskonalamy produkcję, skracamy czas przygotowania finalnego produktu. Czy te same zasady można zastosować również w biurze? Zdecydowanie tak!

Cała filozofia szczupłego zarządzania, a następnie większość narzędzi stosowanych w ramach lean management wywodzi się z potrzeby usprawnienia produkcji towarów – m.in. samochodów. Zasady kaizen, które stanowią kluczowy element udoskonalania produkcji wymagają np. takiego przygotowania miejsca pracy, aby każde narzędzie pracy miało stałe, przypisane mu miejsce, najdogodniejsze ze względu na efektywność pracy.

Łatwo sobie wyobrazić pracownika przy taśmie, który sięga po dostępny pod ręką klucz do przykręcenia śrub, ale trudniej myśleć w ten sposób o pracowniku biurowym, który zawsze w tym samym, starannie wybranym miejscu, przechowuje np. długopis. A jednak – i jeden, i drugi wykonuje pracę, którą można wykonać gorzej lub lepiej, wolniej lub szybciej, mniej lub bardziej efektywnie.

Proces tworzenia wartości dla klienta

Możliwe, że jednym z najtrudniejszych etapów wprowadzenia zasad lean do pracy biurowej jest już pierwszy krok polegający na zmapowaniu procesów „produkcyjnych”. Chodzi właśnie o to, aby na zadania wykonywane przez poszczególne osoby popatrzeć niczym na łańcuch wykonywanych usług, które finalnie mają doprowadzić do dostarczeniu klientowi wartości – produktu lub usługi.

- Wytworzenie oraz dostarczenie klientowi produktu lub usługi wymaga wykonania wielu powiązanych ze sobą czynności, działań i operacji. W terminologii lean określane są one jako strumień wartości (ang. value stream) – mówi Hanna Macyra, trener w firmie szkoleniowej Effect Group. - Obejmuje on zarówno przetwarzanie materiałów, jak i informacji. Przyjęcie perspektywy strumienia wartości oznacza konieczność poddania analizie wszystkich czynności w strumieniu od momentu złożenia zamówienia aż do dostarczenia produktu (usługi) końcowemu klientowi. Czynności, które nie dodają wartości, muszą zostać wyeliminowane – podkreśla.

Polecamy produkt: Urlopy wypoczynkowe. Pytania i odpowiedzi.

Jaki jest udział poszczególnych pracowników w ogólnym procesie dostarczania wartości? Z jakich etapów składa się praca wykonywana przez każdą zatrudnioną osobę? To pytania, od których warto zacząć. Później natomiast należy przejść do zdiagnozowania, co w poszczególnych krokach można usprawnić, zmienić, a może nawet z czego zrezygnować (jeśli okaże się to np. jedynie zbędną biurokracją). Ważne też, jak można usprawnić procesy zachodzące pomiędzy osobami – czyli np. przekazywanie informacji lub obieg dokumentów. Jest to o tyle skomplikowane, że przepływ czasu i informacji trudniej „dostrzec” niż przekazywanie komponentów pomiędzy halami w zakładzie produkcyjnym.