Ja - negocjator

Negocjacje rozpoczynamy już w kołysce - płaczem, łzami i krzykiem wynegocjowujemy (bez większego trudu) mleko, dodatkowy kocyk, zabawkę. Jesteśmy wytrawnymi negocjatorami w przedszkolu - prowadzimy trudne negocjacje w sprawie kolejnych zabawek, kładzenia się spać po dobranocce. Doprawdy szkoda, że wielu z nas traci pewność negocjatora wchodząc w dorosłe życie. A przecież teraz też negocjujemy niemal wszystko: jaki film będziemy oglądać, co kupić dziecku, warunki umowy o pracę, kto ma przejąć obowiązki koleżanki, która wyjechała na urlop.

Negocjacje są sztuką wartą poznania. Istnieją setki zbadanych i opisanych strategii negocjacyjnych. Warto przyjrzeć się kilku najpopularniejszym, wykorzystywanym najczęściej w biurze, sklepie, domu.

• NIEPEŁNE PEŁNOMOCNICTWO

- Pani Basiu, chciałbym żeby przejęła pani obowiązki Zosi podczas jej urlopu.

- Panie dyrektorze, z największą przyjemnością, tym bardziej że poprzednio pracowałam na podobnym stanowisku, jednak muszę to skonsultować z moim szefem (ewentualnie z Ewą, z którą dzielimy obowiązki). Nie chciałabym wchodzić w jego kompetencje co do decyzji w tej sprawie, poza tym wymagałoby to pracy w nadgodzinach.

- Pani Basiu, być może w takim razie moglibyśmy panią skusić dodatkowym wynagrodzeniem na czas urlopu Zosi? Proszę także przekazać szefowi, że nie będziemy pani obciążać wszystkimi obowiązkami Zosi i nie zajmiemy pani całego czasu pracy.

Posiadanie faktycznego, albo nawet nieco „naciąganego” zwierzchnika jest świetnym argumentem przetargowym. Pod koniec negocjacji odwołujemy się do naszego zwierzchnika mówiąc, że nas porozumienie satysfakcjonuje, ale to on musi podjąć ostateczną decyzję. „Z przykrością” stwierdzamy, że najprawdopodobniej przekroczyliśmy swoje kompetencje i zwierzchnik domaga się dodatkowych ustępstw. Jeżeli nasz przeciwnik negocjacyjny nam w tym nie pomoże, to negocjacje nie będą mogły dojść do końca; będzie to miało także przykre reperkusje dla nas - np. zaniedbamy nasze dotychczasowe obowiązki. Ze względu na to, że obie strony były gotowe zawrzeć porozumienie, z reguły decydujemy się w tej sytuacji na jakieś ustępstwa, dzięki którym uzyskamy zdecydowanie więcej, niż przyjmując propozycję bez próby negocjacji.

• DOBRY I ZŁY POLICJANT

- Nie będę z tobą rozmawiać! Mam w sekretariacie zbyt dużo pracy, aby zajmować się twoimi tłumaczeniami! Czy wiesz ile kosztuje zlecenie tych spraw na zewnątrz? I nie jest bez przyczyny - to naprawdę zabiera sporo czasu. A wy nawet do nas nie zajrzycie kiedy zepsuje się komputer. Mieliście nam podłączyć nową drukarkę i skaner miesiąc temu i co?

- Antek, Basia jest dziś zdenerwowana, bo brak urządzeń utrudnia nam pracę, może zainstalujecie nam ten skaner i drukarkę, zajrzycie też do komputera Oli, bo prosi o to od tygodnia. A my wam zrobimy to tłumaczenie. Na jutro nie damy rady, ale może przekonam Basię, aby było do środy?

Jeden negocjator jest agresywny i stawia stronie przeciwnej wygórowane żądania, stwierdzając, że jeżeli jego propozycje zostaną odrzucone, zerwie negocjacje. W pewnym momencie włącza się negocjator łagodny. Stara się szybko dojść do porozumienia, tłumacząc jednocześnie nerwowego kolegę, który ma znaczący wpływ na zaakceptowanie lub odrzucenie propozycji. W niektórych przypadkach wskazane jest, aby „zły” policjant opuścił na chwilę pokój do negocjacji, aby szybciej doprowadzić do porozumienia - w tym czasie „dobry” prosi o ustępstwa, które zachęciłyby kolegę do pozytywnego zakończenia negocjacji. Osoba poddana technice „dobry-zły” zazwyczaj myśli: „No, muszę wyrwać od nich, ile się da, i zakończyć negocjacje, zanim wróci tamten nerwus”.

• CZARNY JAGUAR

- Mogę przyjąć ofertę pracy u państwa, ale rozumiem, że dostanę samochód służbowy. Przy tej wysokości pensji i wartości mojej pracy na rynku mogę przyjąć państwa ofertę wyłącznie pod warunkiem otrzymania czarnego jaguara, zawsze chciałam takim jeździć. Bardzo chciałabym rozpocząć u państwa pracę, ale moje dotychczasowe miejsce pracy oferuje mi podobne warunki. Jesteście państwo co prawda większą i bardziej liczącą się firmą, ale myślę, że przekonałby mnie jedynie czarny jaguar...

- Niestety nasza firma nie zapewnia samochodów służbowych, ale możemy rozważyć car allowance lub nieco podwyższyć pani pensję.

W tej taktyce jedna ze stron wymyśla abstrakcyjny warunek umowy, który jest nie do zaakceptowania dla drugiej. Upiera się przy nim i grozi zerwaniem negocjacji, jeśli warunek nie zostanie spełniony. Po długotrwałych rokowaniach zgadza się zrezygnować z niego, żądając równocześnie konkretnych ustępstw od drugiej strony i sugerując, że będzie to spotkanie w pół drogi.

• ŚMIESZNE PIENIĄDZE

- Pani Aniu, podwyżka, jakiej pani żąda, jest zdecydowanie zbyt wysoka. Cenię panią, ale 600 złotych netto miesięcznie to dla naszej firmy zbyt dużo.

- Panie dyrektorze, jeśli pan ceni moją pracę, proszę spojrzeć na tę podwyżkę z mojej strony - to zaledwie niecałe 20 złotych dziennie, a ostatnio przybyło mi sporo obowiązków i spędzam dużo więcej czasu w pracy. To jest kwota wystarczająca na dodatkową opłatę dla opiekunki do dziecka.

- W sumie - ma pani rację. No, tak. To rzeczywiście tylko 20 zł dziennie...

Zasady negocjacji

• Po pierwsze - opanuj emocje, zwykle nie są one dobrym doradcą w spornych kwestiach.

• Po drugie - dobrze zastanów się, czego tak naprawdę chcesz i gdzie jest twoje minimum i maksimum negocjacyjne - aby tych granic nie przekroczyć i ewentualnie wycofać się z negocjacji. Określ sama sobie, co jest dla ciebie najważniejsze (np. w sklepie - cena, jakość, szybkość dostawy) i nie rezygnuj z tego.

• Po trzecie - warto pamiętać, że za stanowiskiem drugiej strony także mogą się kryć zupełnie inne potrzeby, warto zadbać o ich jednoznaczne określenie, o ich nazwanie.

• Po czwarte - potraktuj tę sytuację jako zadanie do wspólnego rozwiązania - to świetny początek do znalezienia satysfakcjonującego kompromisu.

Taktyka polega na przeliczaniu wartości różnicy, która dzieli strony. Najlepiej podać jak najmniejszą wartość dotyczącą 1 dnia bądź 1 sztuki, podczas gdy negocjacje dotyczą wartości znacznie większych - np. 10 000 sztuk i różnica całości kontraktu jest znaczna. Strategia „śmieszne pieniądze” ma za zadanie pomniejszenie w oczach strony różnicy, jaka dzieli strony.

• ZASADA KONKURENCJI

- Nasza firma chciałaby zawrzeć z państwem umowę na świadczenie usług telekomunikacyjnych, ale nie ukrywam, że szef ma w ręku dwie konkurencyjne oferty.

- Ależ pani Kasiu, wie pani doskonale, że jesteśmy najlepsi, a nasza oferta jest najszersza i opłaty za minutę najniższe na rynku.

- Owszem, ale szef jest zwolennikiem jak najniższej pierwszej wpłaty, a państwa abonament nie należy do najtańszych.

- A gdybyśmy obniżyli abonament o 10%, czy byłaby to suma wystarczająca?

Podczas negocjacji nasz oponent stwierdza: „chętnie zawarłbym z państwem kontrakt, ale inne firmy złożyły oferty konkurencyjne i ich warunki są lepsze”. Optymalną sytuacją jest posiadanie oferty konkurencyjnej cenowo. Jeśli zależy nam na zakupie w firmie, z którą negocjujemy, bo jest ona najlepszej jakości, to przy zastosowaniu powyższej techniki mamy dużą szansę zbić cenę.

• OPTYK Z BROOKLYNU

- Pani Patrycjo, bardzo proszę zrobić jak najszybciej to tłumaczenie i przygotować prezentację na jutro.

- Tak, pani dyrektor, ale mam teraz sporo innej pilnej pracy, a to bardzo krótki termin..

- Poradzi pani sobie na pewno ze wszystkim, wierzę w panią. Ach, a w prezentacji proszę jeszcze zawrzeć dane z tych raportów.

- Oczywiście.

- I jeszcze proszę ją wydrukować i oprawić dla naszych gości (...) i proszę pamiętać o zebraniu podpisów pod prezentacją od prawników i prezesa (...) i gdyby pani była tak miła i zrobiła mi notatki do prezentacji (...) wiem, wiem, już czwarta trzydzieści, ale prezentacja dopiero o dziewiątej, poprosiłabym jeszcze o załatwienie sali, wskaźnika i rzutnika. I oczywiście śniadanie dla gości - to zajmie tylko chwilkę.

Tę taktykę stosujemy w sytuacji, kiedy nie znamy maksymalnych ani minimalnych możliwości strony przeciwnej. Celem jest znalezienie punktu oporu oponenta, np. w postaci maksymalnej ceny, którą kupujący jest w stanie zapłacić. Aby ten cel zrealizować, należy kolejne propozycje podawać stopniowo i jednostkowo. „Optyk z Brooklynu” sprzeda nam okulary za 200 złotych, do tego szkła za 300, futerał za 100, dodatkową powłokę na szkła za 100 itd., aż do momentu, w którym przestaniemy akceptować kolejne, dodatkowe płatności. Jeżeli protest nie nastąpi, „Optyk” dorzuca kolejne propozycje i podnosi cenę, choć początkowe 200 złotych w pełni pokryłoby jego koszty.

• POLITYKA CZYNÓW DOKONANYCH

- Witam panie Piotrze, dzwonię tak, jak wczoraj ustaliliśmy. Zgodnie z naszą rozmową przygotowaliśmy umowę i widnieje w niej paragraf, że bezpłatnie dostarczycie nam państwo maszyny, jeśli dostawa nie nastąpi w ciągu tygodnia.

- Ależ wcześniej wcale nie umawialiśmy się w ten sposób!

- Być może źle pana zrozumiałam... Bardzo mi przykro, bo umowę już podpisał nasz prezes i dyrektor zarządzający, a niestety panowie wyjechali dziś rano na szkolenie do Stanów. Moja wina - co ja teraz mogę zrobić... Może przygotuję nową umowę i panowie podpiszą ją po powrocie, za 3 tygodnie?

- Nie, nie, proszę to zostawić. Dostarczymy maszyny w ciągu tygodnia.

Strona przeciwna podejmuje działania niezgodne z ustaleniami, bez konsultacji, a następnie oczekuje na reakcję drugiej strony. Gdy druga strona nie reaguje, oznacza, że cel został osiągnięty. Jeśli oponent zgłosi pretensje, zawsze można przeprosić i wycofać się, mówiąc, „że to po prostu nieporozumienie”.

• WILK W OWCZEJ SKÓRZE

- Panie kierowniku, proszę mnie zrozumieć - dla mnie to pierwsze poważne negocjacje, a pan jest człowiekiem doświadczonym - proszę mi uczciwie powiedzieć, co mogę zdjąć z kosztów państwa oferty, aby przedstawić ją mojemu przełożonemu?

- Możemy zrezygnować z części prowizji.

- Oczywiście, to świetny pomysł, ale przypomniało mi się także, że szef mówił o niższych miesięcznych opłatach - jak możemy to uzyskać?

- Możemy państwu zaproponować nasz abonament specjalny. Zwykle dajemy go stałym klientom, ale powinna się pani pochwalić szefowi sukcesem!

Często podczas twardych negocjacji, w szczególności z doświadczonymi przeciwnikami, wytrawni negocjatorzy mówią, że nie mają wcześniejszego doświadczenia, czują się niepewnie i zdają się na umiejętności drugiej strony. Twardzi negocjatorzy strony przeciwnej zmieniają się wówczas w doradców i mentorów. A tymczasem „niedoświadczony” negocjator przypomina sobie o dodatkowych wymaganiach, zapomina, jakie ma pełnomocnictwa, nie pamięta o godzinie zakończenia spotkania, myli sale. Strona przeciwna w roli mentora jest bardziej skłonna do ustępstw wobec swojego „ucznia”. W poczuciu odpowiedzialności za osobę mniej doświadczoną, dąży do sprawnego osiągnięcia kompromisu.

Istnieje gąszcz technik negocjacyjnych, codziennie odbywają się tysiące warsztatów dla negocjatorów. Jeśli popatrzymy na negocjacje jako na dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, i uświadomimy sobie, że obie strony negocjacji dążą do jak najszybszego zawarcia satysfakcjonującego kompromisu, techniki negocjacji przestają być odmianą wojennej taktyki. Umiejętności negocjowania przydadzą się każdemu - wszyscy wiemy, jak ważne jest skuteczne bronienie swojego stanowiska i uzyskiwanie ustępstw, warto więc negocjacje traktować jak integralną część życia. Trzeba też uwierzyć w swoją siłę i możliwości negocjacyjne - wszak od wczesnego dzieciństwa wszyscy jesteśmy wytrawnymi negocjatorami!

Katarzyna Golińska