ZUS PUE - obowiązek utworzenia profilu przez wszystkich płatników składek!

ZUS PUE - obowiązek

Od 1 stycznia 2023 r. wszyscy płatnicy składek zostaną zobligowani do posiadania profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym PUE ZUS (dotychczas obowiązek ten obej mował płatników zatrudniających więcej niż 5 ubezpieczonych). Platforma Usług Elektronicz nych ZUS (PUE ZUS) to systematycznie, od lat doskonalone elektroniczne narzędzie, które ułatwia dostęp do usług świadczonych przez ZUS. Jednym z jego najważniejszych elementów jest portal PUE, dzięki któremu większość spraw można załatwić z ZUS drogą elektronicz ną, przez Internet. Jedną z części PUE ZUS jest aplikacja ePłatnik, z której już teraz korzysta wiele firm zgłaszających do ubezpieczeń do 100 osób (mali i średni płatnicy). Za pomocą ePłatnika możliwe jest przesyłanie do ZUS bieżącej dokumentacji zgłoszeniowej i rozlicze niowej, z wykorzystaniem danych z bazy ZUS. Wszyscy płatnicy dzięki PUE ZUS mogą m.in.:

■ uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu,
■ sprawdzić zestawienie deklaracji i wpłat,
■ odebrać zaświadczenia lekarskie pracowników i zleceniobiorców,
■ sprawdzić wysokość ustalonej stopy procentowej składki wypadkowej na kolejny okres składkowy,
■ korzystać z usług elektronicznych udostępnionych przez ZUS oraz wysyłać elektronicz nie wypełnione druki i formularze (np. Z-03, ZUS-3a, ZUS 3b, Z-15a, ZUS PEL), a także
■ zgłaszać i korygować dane dotyczące zawartych umów o dzieło (RUD).

ZUS PUE - przepisy w okresie przejściowym

Nowi płatnicy (uzyskujący ten status 1 stycznia 2023 r. lub później) będą zobowiązani za łożyć profil informacyjny PUE ZUS w terminie 7 dni od daty:

■ zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniające go objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby (np. pracodaw cy, zleceniodawcy),
■ powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych wy łącznie zobowiązanych do opłacania składek na własne ubezpieczenia albo na ubez pieczenia osób z nimi współpracujących (np. przedsiębiorcy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą).

PRZYKŁAD
Spółka z o.o. działa od 2021 r. Zatrudnia na podstawie umowy zlecenia tylko 23-letnie go studenta, który nie podlega z tego tytułu ubezpieczeniom w ZUS. Sama spółka nie jest zatem płatnikiem składek. Załóżmy, że 19 czerwca 2023 r. zleceniobiorca zakoń czył studia. Od 20 czerwca 2023 r. spółka ma obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń ZUS z tytułu wykonywanej umowy zlecenia. Jest to pierwszy ubezpieczony w tej spół ce – tym samym od 20 czerwca 2023 r. uzyskała ona status płatnika składek. Oprócz przekazania dokumentów zgłoszeniowych nowy płatnik ma także obowiązek, w terminie do 27 czerwca 2023 r., założyć profil informacyjny na PUE ZUS.

Obecni płatnicy składek, nieposiadający profilu informacyjnego, a także nowi płatnicy, którzy rozpoczną rozliczenia z ZUS w 2022 r., będą zobowiązani do założenia profilu na PUE ZUS w terminie do 30 grudnia 2022 r.

W razie niedopełnienia tego obowiązku profil informacyjny na PUE ZUS założy płatnikowi ZUS – najpóźniej do 31 stycznia 2023 r. (płatnik będzie musiał przekazać w tym celu do ZUS swój adres elektroniczny). Termin ten dotyczy płatników, na kontach których na 31 grud nia 2022 r. będą prowadzone rozliczenia z tytułu składek.

Wszyscy płatnicy będą mieli obowiązek utrzymywania aktywnego profilu PUE ZUS w cza sie prowadzenia z ZUS rozliczeń składkowych.

PUE ZUS - jak przygotować się do zmian?

Przygotowanie do zmian w omawianym zakresie dotyczy płatników składek, którzy obec nie nie mają założonego profilu na PUE ZUS, i wiąże się z podjęciem przez nich następu jących działań:

Krok 1. Zapoznaj się z platformą PUE ZUS oraz sposobem jej użytkowania.

Krok 2. Na bieżąco śledź aktualizacje i zmiany w oprogramowaniu PUE ZUS, o któ rych informuje ZUS.

Krok 3. Po zapoznaniu się z działaniem profilu informacyjnego załóż go na PUE ZUS w terminach wskazanych w ustawie systemowej oraz w ustawie nowelizującej. Je śli założenie profilu jest zbyt skomplikowane, przekaż do ZUS swój adres mailowy, który posłuży do założenia profilu „z urzędu”.

Więcej na ten temat znajdziesz w publikacji „Jak przygotować się do zmian w 2023 r. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS”