REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania?

Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

PROBLEM

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

Autopromocja

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

RADA

Jako kwotę ekwiwalentu za użytkowanie własnego sprzętu pracownika mogą Państwo przyjąć w umowie z góry określoną kwotę. Nie może ona jednak zostać ustalona w oderwaniu od rzeczywistych kosztów używania sprzętu. Przy ustalaniu ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu można zastosować różne metody przedstawione w uzasadnieniu. Natomiast opłacenie pracownikowi dostępu do Internetu nie jest zwolnione ze składek. Poniesiona za pracownika opłata za Internet stanowi, zdaniem ZUS, przychód, który należy oskładkować.

UZASADNIENIE

Wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent pieniężny z tytułu użytkowania przez pracownika przy wykonywaniu pracy sprzętu będącego jego własnością stanowi przychód ze stosunku pracy.

Niektóre rodzaje przychodów są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Do tej podstawy nie należy wliczać m.in. przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, tj. ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Oskładkowaniu nie podlega ekwiwalent za użytkowanie w pracy własnego komputera (sprzętu), jeśli jest wypłacany w formie pieniężnej, a jego wysokość jest adekwatna do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Zasady ustalania ekwiwalentu za użytkowanie komputera

Ekwiwalent za użytkowanie własnego komputera ma zapewnić pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie. Dopuszczalne jest przyjęcie określonej sumy takiego ekwiwalentu. Świadczenie to nie może jednak być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji kosztów.

Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem. Znaczenie będą mieć m.in.:

  • rodzaj pracy,
  • wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy,
  • stopień zużycia sprzętu.

Pracodawca powinien ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. liczbę roboczogodzin, wartość jednej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Umowa o korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika

Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć odrębną od umowy o pracę umowę w celu uregulowania zasad wykorzystywania sprzętu pracownika. W przypadku kontroli ZUS łatwiej na podstawie zapisów umowy wyjaśnić, czy wypłacana kwota jest prawidłowo ustalona i podlega zwolnieniu z oskładkowania. Dlatego w zawartej z pracownikiem umowie powinni Państwo obok z góry ustalonej kwoty ekwiwalentu wskazać sposób jego kalkulacji.

Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu.

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu, można także posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy). Ustawodawca określił konkretne parametry, jakie należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu. Są to w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pracownik powinien przedstawić pracodawcy dowody zakupu komputera (faktura/paragon). Kwotę ekwiwalentu powiększa się również o wartość zużycia sprzętu. Służą temu przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji (koszt związany ze stopniowym zużywaniem się środków trwałych). Stawki amortyzacyjne są zawarte w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych (załącznik nr 1 "Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych"). Bierze się pod uwagę wartości rynkowe z dnia rozpoczęcia korzystania ze sprzętu w ramach umowy.

Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla laptopów wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny - 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony ekwiwalent w wysokości 100 zł miesięcznie jest zwolniony ze składek ZUS.

Podwyższenie ekwiwalentu za sprzęt prywatny

Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej, przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.

Grafik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30% (KŚT 487). Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% × 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł × 60%), a miesięczny - 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony miesięczny ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Pracodawca może również umówić się z pracownikiem na zwrot w odpowiedniej części kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.

Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, np. przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Pracownik korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, dlatego odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W czerwcu 2020 r. pracował 10 godzin na prywatnym sprzęcie. Wartość rynkowa laptopa wynosi 4000 zł. Ekwiwalent za czerwiec 2020 r. wynosi 19,84 zł (4000 zł : 12 miesięcy = 333,33 zł; 333,33 zł : 168 godzin nominalnie do przepracowania w czerwcu 2020 r. × 10 godzin pracy z wykorzystaniem laptopa = 19,84 zł).

Ekwiwalent za dostęp do Internetu

Zwolnieniu z oskładkowania nie podlega jednak świadczenie (ekwiwalent) - zrefundowanie pracownikowi opłaty za stały dostęp do Internetu. ZUS uznaje, że ekwiwalent wypłacony z tytułu zwrotu kosztów za opłacone przez pracodawcę łącze internetowe podlega oskładkowaniu. ZUS wskazuje dwa argumenty przemawiające za taką wykładnią. Po pierwsze, udostępnienie łącza internetowego nie jest "narzędziem", "materiałem" ani "sprzętem", lecz usługą. Natomiast zwolnione ze składek są wyłącznie ekwiwalenty za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Ponadto abonament jest opłatą o stałej wysokości, bez względu na rzeczywiste korzystanie z sieci, i wynika z umowy zawartej między korzystającym a dostawcą. Tymczasem, aby korzystać ze zwolnienia składkowego, kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Pracownik wykonuje część pracy w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do pracodawcy drogą elektroniczną w postaci raportów. W związku z tym pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione na Internet (kwoty te są dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi przez operatora). Zwrot za przedstawione faktury jest przychodem z tytułu stosunku pracy i musi zostać doliczony do podstawy wymiaru składek.

PODSTAWA PRAWNA:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    REKLAMA

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    REKLAMA