Czy można zakazać korzystania ze smartfonów i innych urządzeń podczas przerw w pracy

PROBLEM

Chcemy wprowadzić do regulaminu pracy zakaz używania na terenie zakładu pracy prywatnych smartfonów, tabletów oraz czytników książek elektronicznych - w czasie 15-minutowej przerwy "śniadaniowej" i 5-minutowych przerw związanych z obsługą monitorów ekranowych. Czy możemy to zrobić? Czy taki zakaz może dotyczyć wszystkich pracowników czy wyłącznie osób na wybranych stanowiskach pracy? - pyta Czytelnik z Łodzi.

Polecamy: Kodeks pracy 2020 PREMIUM

RADA

Pracodawca ma możliwość wprowadzenia regulacji określających sposób wykorzystywania przerw w pracy, kierując się względami bezpieczeństwa oraz uwzględniając potrzebę regeneracji pracowników. Zakaz używania smartfona czy tabletu w czasie 15-minutowej przerwy "śniadaniowej" lub 5-minutowej przerwy od pracy przy monitorze ekranowym będzie uzasadniony zwłaszcza w przypadku pracowników, których charakter pracy wiąże się ze szczególnym obciążeniem wzroku. Taki zakaz może jednak dotyczyć wyłącznie pracowników, dla których przerwy te powinny stanowić odciążenie narządu wzroku, co uniemożliwia korzystanie z mobilnych urządzeń wyświetlających tekst.

UZASADNIENIE

Powszechną praktyką jest korzystanie przez pracowników podczas przerw w pracy ze smartfonów, tabletów czy czytników książek elektronicznych. Używanie takich urządzeń w czasie pracy może być jednak zakwalifikowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych ze względu na wykorzystywanie czasu pracy niezgodnie z jego przeznaczeniem. W związku z tym w praktyce dochodzi do zamieszczania w regulaminie pracy zakazu użytkowania tego typu sprzętu w trakcie pracy. Natomiast przepisy nie regulują wprost możliwości korzystania z tego typu urządzeń w trakcie przerw w pracy. Jednak z uwagi na cel krótkich przerw w trakcie pracy, jakim jest odpoczynek, pewne rodzaje aktywności pracownika, które temu celowi nie służą, mogą być przez pracodawcę ograniczane.

Użytkowanie sprzętu elektronicznego w trakcie 15-minutowej przerwy w pracy

Pracownikowi pracującemu w wymiarze minimum 6 godzin dziennie przysługuje 15-minutowa przerwa w pracy (art. 134 Kodeksu pracy). Jej celem jest odpoczynek, a także możliwość spożycia posiłku. Przepisy prawa pracy nie regulują wprost możliwości ingerowania przez pracodawcę w sposób wykorzystania przez pracownika takiej przerwy.

W większości przypadków aktywność pracownika polegająca na korzystaniu podczas 15-minutowej przerwy ze smartfonów, tabletów czy czytników książek elektronicznych nie jest sprzeczna z celem przerwy i nie ogranicza możliwości odpoczynku. Wprowadzenie zakazu korzystania z urządzeń elektronicznych w takiej sytuacji nie ma racjonalnego uzasadnienia, a pracownik powinien mieć możliwość skorzystania w czasie tej przerwy np. z telefonu, w tym odebrania poczty elektronicznej na prywatnym smartfonie czy umówienia wizyty lekarskiej przez elektroniczną platformę placówki medycznej. Zatem zapisanie takich postanowień w regulaminie pracy należy uznać za nadużycie ze strony pracodawcy.

Jednak nie oznacza to, że zakaz czy ograniczenie użytkowania sprzętu elektronicznego przez pracownika w czasie 15-minutowej przerwy jest niemożliwe. Obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie organizacji i porządku w procesie pracy oraz zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W praktyce daje to pracodawcy uprawienie do ograniczenia pracownikom w trakcie przerwy aktywności będących sprzecznymi z jej celem, którym jest odpoczynek i regeneracja organizmu po kilku godzinach pracy. Zatem w szczególnych sytuacjach pracodawca może w regulaminie pracy wprowadzić zakaz podejmowania w czasie przerwy działań, które mogłyby ograniczyć sprawność organizmu czy zwiększyć ryzyko wypadku w dalszym procesie pracy po przerwie.

Przy wykonywaniu pewnego rodzaju prac wymagających dużego wysiłku fizycznego 15-minutowa przerwa powinna być przeznaczona na spożycie posiłku profilaktycznego, którego zapewnienie jest obowiązkiem pracodawcy. W takiej sytuacji priorytetowym celem przerwy jest spożycie takiego posiłku przez pracowników. Jeśli aktywność na sprzętach elektronicznych tak absorbuje pracowników, że nie są w stanie zjeść na czas posiłku, racjonalnym i w pełni uzasadnionym rozwiązaniem jest ograniczenie takiej aktywności w trakcie przerwy.

Pracownicy wykonują prace budowlane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym, w pełnym wymiarze czasu pracy. Praca ta powoduje w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal. Pracodawca zgodnie ze swoim obowiązkiem zapewnia im posiłki wydawane ze względów profilaktycznych, które pracownicy otrzymują po 4 godzinach pracy. Jednak pracownicy, zamiast zjadać ciepłe posiłki, całą przerwę poświęcają na korespondowanie za pośrednictwem komunikatorów w smartfonach, a potem skarżą się, że mieli za mało czasu na konsumpcję. W takim przypadku, ponieważ regulaminowa przerwa powinna być przeznaczona na spożycie posiłku, pracodawca może ustanowić zakaz użytkowania sprzętu elektronicznego w tym czasie.

Użytkowanie sprzętu elektronicznego w trakcie 5-minutowej przerwy w pracy

Inaczej zakaz używania smartfonów, tabletów czy czytników książek elektronicznych może być oceniany w przypadku pracowników świadczących pracę przy monitorach ekranowych, którzy w związku z tym mają prawo do 5-minutowych przerw od pracy przy monitorze, wliczanych do czasu pracy. Pracodawca może uznać, że taka przerwa nie powinna być wykorzystywana przez pracowników na czynności związane z obciążaniem narządu wzroku - co ma miejsce podczas czytania informacji wyświetlanych przez smartfon, tablet czy czytnik książek elektronicznych. Tym samym pracodawca, kierując się względami bhp, ma możliwość wprowadzenia regulaminowego zakazu wykorzystywania urządzeń mobilnych, których użytkowanie wiąże się z obciążeniem narządu wzroku, obowiązującego w czasie 5-minutowych przerw od pracy przy monitorach ekranowych.

Zakaz użytkowania sprzętu elektronicznego w aktach prawa wewnątrzzakładowego

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wprowadzić w regulaminie pracy zakaz wykorzystywania mobilnego sprzętu elektronicznego w trakcie przerwy w pracy. Wówczas taka regulacja wejdzie w życie w terminie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Taki zakaz można też zawrzeć w innych wewnątrzzakładowych regulacjach, takich jak np. procedura, instrukcja, zarządzenie. Możliwe jest także zawarcie takiego zakazu w układzie zbiorowym pracy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 104¹, art. 104³, art. 134, art. 240 § 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

• § 7 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973),

• § 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. Nr 60, poz. 279; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1160).