Czy można przyznać ekwiwalent za używanie i pranie odzieży służbowej

Rada

Ekwiwalent, o którym mowa w art. 237⁷ Kodeksu pracy, przysługuje pracownikowi używającemu własnej odzieży roboczej - stosowanej ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bhp lub w celu ochrony odzieży własnej pracownika. W pytaniu jest natomiast mowa o odzieży służbowej, stosowanej w celu zachowania jednolitego wizerunku firmy. Pracodawca może jednak przyznać w swoich wewnętrznych przepisach ekwiwalent za używanie i pranie takiej odzieży służbowej.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy

- art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy.

Różnice między odzieżą roboczą i służbową

Należy podkreślić, że w przepisach Kodeksu pracy jest mowa o odzieży roboczej, czyli odzieży używanej po to, aby nie zniszczyć czy pobrudzić odzieży własnej lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bhp. W pytaniu chodzi natomiast o odzież służbową, zakładaną w celu zachowania jednolitego wizerunku firmy. Zatem powyższy przepis nie dotyczy odzieży, o której mowa w pytaniu. Oczywiście pracodawca ma prawo wprowadzić w swoich wewnętrznych przepisach zasady dotyczące odzieży służbowej, w tym używania własnej odzieży, jej prania i ekwiwalentu. Pracodawca ma prawo ustalić, że pracownicy używają swojej odzieży jako służbowej (np. białe bluzki i granatowe spódnice dla kobiet), sami ją piorą i otrzymują z tego tytułu ekwiwalent.

Należy podkreślić, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest zwolniony z podatku i składek ZUS (pod warunkiem, że jest indywidualnie ustalony dla każdego pracownika i zróżnicowany; inaczej jest oskładkowanym ryczałtem). Zwolnienia te nie dotyczą jednak ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wypłatę takiego ekwiwalentu, to wówczas jego wartość podlega zarówno oskładkowaniu jak i opodatkowaniu.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 237⁷ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495).