Kategorie

Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania?

Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
shutterstock
Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

PROBLEM

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

RADA

Jako kwotę ekwiwalentu za użytkowanie własnego sprzętu pracownika mogą Państwo przyjąć w umowie z góry określoną kwotę. Nie może ona jednak zostać ustalona w oderwaniu od rzeczywistych kosztów używania sprzętu. Przy ustalaniu ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu można zastosować różne metody przedstawione w uzasadnieniu. Natomiast opłacenie pracownikowi dostępu do Internetu nie jest zwolnione ze składek. Poniesiona za pracownika opłata za Internet stanowi, zdaniem ZUS, przychód, który należy oskładkować.

UZASADNIENIE

Wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent pieniężny z tytułu użytkowania przez pracownika przy wykonywaniu pracy sprzętu będącego jego własnością stanowi przychód ze stosunku pracy.

Reklama

Niektóre rodzaje przychodów są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Do tej podstawy nie należy wliczać m.in. przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, tj. ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Oskładkowaniu nie podlega ekwiwalent za użytkowanie w pracy własnego komputera (sprzętu), jeśli jest wypłacany w formie pieniężnej, a jego wysokość jest adekwatna do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Zasady ustalania ekwiwalentu za użytkowanie komputera

Ekwiwalent za użytkowanie własnego komputera ma zapewnić pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie. Dopuszczalne jest przyjęcie określonej sumy takiego ekwiwalentu. Świadczenie to nie może jednak być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji kosztów.

Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem. Znaczenie będą mieć m.in.:

  • rodzaj pracy,
  • wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy,
  • stopień zużycia sprzętu.

Pracodawca powinien ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. liczbę roboczogodzin, wartość jednej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Umowa o korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika

Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć odrębną od umowy o pracę umowę w celu uregulowania zasad wykorzystywania sprzętu pracownika. W przypadku kontroli ZUS łatwiej na podstawie zapisów umowy wyjaśnić, czy wypłacana kwota jest prawidłowo ustalona i podlega zwolnieniu z oskładkowania. Dlatego w zawartej z pracownikiem umowie powinni Państwo obok z góry ustalonej kwoty ekwiwalentu wskazać sposób jego kalkulacji.

Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu.

Reklama

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu, można także posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy). Ustawodawca określił konkretne parametry, jakie należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu. Są to w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pracownik powinien przedstawić pracodawcy dowody zakupu komputera (faktura/paragon). Kwotę ekwiwalentu powiększa się również o wartość zużycia sprzętu. Służą temu przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji (koszt związany ze stopniowym zużywaniem się środków trwałych). Stawki amortyzacyjne są zawarte w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych (załącznik nr 1 "Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych"). Bierze się pod uwagę wartości rynkowe z dnia rozpoczęcia korzystania ze sprzętu w ramach umowy.

Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla laptopów wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny - 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony ekwiwalent w wysokości 100 zł miesięcznie jest zwolniony ze składek ZUS.

Podwyższenie ekwiwalentu za sprzęt prywatny

Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej, przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.

Grafik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30% (KŚT 487). Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% × 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł × 60%), a miesięczny - 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony miesięczny ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Pracodawca może również umówić się z pracownikiem na zwrot w odpowiedniej części kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.

Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, np. przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Pracownik korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, dlatego odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W czerwcu 2020 r. pracował 10 godzin na prywatnym sprzęcie. Wartość rynkowa laptopa wynosi 4000 zł. Ekwiwalent za czerwiec 2020 r. wynosi 19,84 zł (4000 zł : 12 miesięcy = 333,33 zł; 333,33 zł : 168 godzin nominalnie do przepracowania w czerwcu 2020 r. × 10 godzin pracy z wykorzystaniem laptopa = 19,84 zł).

Ekwiwalent za dostęp do Internetu

Zwolnieniu z oskładkowania nie podlega jednak świadczenie (ekwiwalent) - zrefundowanie pracownikowi opłaty za stały dostęp do Internetu. ZUS uznaje, że ekwiwalent wypłacony z tytułu zwrotu kosztów za opłacone przez pracodawcę łącze internetowe podlega oskładkowaniu. ZUS wskazuje dwa argumenty przemawiające za taką wykładnią. Po pierwsze, udostępnienie łącza internetowego nie jest "narzędziem", "materiałem" ani "sprzętem", lecz usługą. Natomiast zwolnione ze składek są wyłącznie ekwiwalenty za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Ponadto abonament jest opłatą o stałej wysokości, bez względu na rzeczywiste korzystanie z sieci, i wynika z umowy zawartej między korzystającym a dostawcą. Tymczasem, aby korzystać ze zwolnienia składkowego, kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Pracownik wykonuje część pracy w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do pracodawcy drogą elektroniczną w postaci raportów. W związku z tym pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione na Internet (kwoty te są dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi przez operatora). Zwrot za przedstawione faktury jest przychodem z tytułu stosunku pracy i musi zostać doliczony do podstawy wymiaru składek.

PODSTAWA PRAWNA:

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?