REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania?

Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

PROBLEM

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

Autopromocja

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

RADA

Jako kwotę ekwiwalentu za użytkowanie własnego sprzętu pracownika mogą Państwo przyjąć w umowie z góry określoną kwotę. Nie może ona jednak zostać ustalona w oderwaniu od rzeczywistych kosztów używania sprzętu. Przy ustalaniu ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu można zastosować różne metody przedstawione w uzasadnieniu. Natomiast opłacenie pracownikowi dostępu do Internetu nie jest zwolnione ze składek. Poniesiona za pracownika opłata za Internet stanowi, zdaniem ZUS, przychód, który należy oskładkować.

UZASADNIENIE

Wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent pieniężny z tytułu użytkowania przez pracownika przy wykonywaniu pracy sprzętu będącego jego własnością stanowi przychód ze stosunku pracy.

Niektóre rodzaje przychodów są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Do tej podstawy nie należy wliczać m.in. przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, tj. ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Oskładkowaniu nie podlega ekwiwalent za użytkowanie w pracy własnego komputera (sprzętu), jeśli jest wypłacany w formie pieniężnej, a jego wysokość jest adekwatna do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Zasady ustalania ekwiwalentu za użytkowanie komputera

Ekwiwalent za użytkowanie własnego komputera ma zapewnić pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie. Dopuszczalne jest przyjęcie określonej sumy takiego ekwiwalentu. Świadczenie to nie może jednak być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji kosztów.

Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem. Znaczenie będą mieć m.in.:

  • rodzaj pracy,
  • wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy,
  • stopień zużycia sprzętu.

Pracodawca powinien ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. liczbę roboczogodzin, wartość jednej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Umowa o korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika

Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć odrębną od umowy o pracę umowę w celu uregulowania zasad wykorzystywania sprzętu pracownika. W przypadku kontroli ZUS łatwiej na podstawie zapisów umowy wyjaśnić, czy wypłacana kwota jest prawidłowo ustalona i podlega zwolnieniu z oskładkowania. Dlatego w zawartej z pracownikiem umowie powinni Państwo obok z góry ustalonej kwoty ekwiwalentu wskazać sposób jego kalkulacji.

Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu.

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu, można także posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy). Ustawodawca określił konkretne parametry, jakie należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu. Są to w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pracownik powinien przedstawić pracodawcy dowody zakupu komputera (faktura/paragon). Kwotę ekwiwalentu powiększa się również o wartość zużycia sprzętu. Służą temu przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji (koszt związany ze stopniowym zużywaniem się środków trwałych). Stawki amortyzacyjne są zawarte w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych (załącznik nr 1 "Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych"). Bierze się pod uwagę wartości rynkowe z dnia rozpoczęcia korzystania ze sprzętu w ramach umowy.

Autopromocja

Nowe obowiązki płatników PIT i ZUS

Praktyczny poradnik dla specjalistów zajmujących się rozliczeniami płacowymi – kadrowych i księgowych, biur rachunkowych.
Sprawdź

Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla laptopów wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny - 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony ekwiwalent w wysokości 100 zł miesięcznie jest zwolniony ze składek ZUS.

Podwyższenie ekwiwalentu za sprzęt prywatny

Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej, przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.

Grafik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30% (KŚT 487). Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% × 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł × 60%), a miesięczny - 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony miesięczny ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Pracodawca może również umówić się z pracownikiem na zwrot w odpowiedniej części kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.

Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, np. przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Autopromocja

Pracownik korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, dlatego odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W czerwcu 2020 r. pracował 10 godzin na prywatnym sprzęcie. Wartość rynkowa laptopa wynosi 4000 zł. Ekwiwalent za czerwiec 2020 r. wynosi 19,84 zł (4000 zł : 12 miesięcy = 333,33 zł; 333,33 zł : 168 godzin nominalnie do przepracowania w czerwcu 2020 r. × 10 godzin pracy z wykorzystaniem laptopa = 19,84 zł).

Ekwiwalent za dostęp do Internetu

Zwolnieniu z oskładkowania nie podlega jednak świadczenie (ekwiwalent) - zrefundowanie pracownikowi opłaty za stały dostęp do Internetu. ZUS uznaje, że ekwiwalent wypłacony z tytułu zwrotu kosztów za opłacone przez pracodawcę łącze internetowe podlega oskładkowaniu. ZUS wskazuje dwa argumenty przemawiające za taką wykładnią. Po pierwsze, udostępnienie łącza internetowego nie jest "narzędziem", "materiałem" ani "sprzętem", lecz usługą. Natomiast zwolnione ze składek są wyłącznie ekwiwalenty za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Ponadto abonament jest opłatą o stałej wysokości, bez względu na rzeczywiste korzystanie z sieci, i wynika z umowy zawartej między korzystającym a dostawcą. Tymczasem, aby korzystać ze zwolnienia składkowego, kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Pracownik wykonuje część pracy w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do pracodawcy drogą elektroniczną w postaci raportów. W związku z tym pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione na Internet (kwoty te są dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi przez operatora). Zwrot za przedstawione faktury jest przychodem z tytułu stosunku pracy i musi zostać doliczony do podstawy wymiaru składek.

PODSTAWA PRAWNA:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju?

    Czy w 2024 przysługuje dodatek za czas przestoju? Jeśli tak, to ile w 2024 wnosi wynagrodzenie za czas przestoju w zakładzie pracy? Czym jest gotowość do pracy? Jak zgłosić gotowość do pracy? Czy w okresie przestoju można wykonywać inną pracę?

    Dyżur 2024

    Czy za czas dyżuru w 2024 r. przysługuje wynagrodzenie? Ile za dyżur w 2024? Dyżur domowy czy przysługuje wynagrodzenie? Jak jest traktowany dyżur pod telefonem? Gdzie w ramach dyżuru pracownik powinien pozostawać w gotowości?

    Odszkodowanie za nierówne traktowanie pracowników wzrasta od 1 stycznia 2024 r. Można dostać co najmniej 4242 zł. W lipcu 2024 r. kolejna podwyżka – do 4300 zł

    Nierówne traktowanie pracowników to podstawa odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy zakazują nierównego traktowania i określają minimalną wysokość odszkodowania należnego pracownikowi, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Ile wynosi minimalne odszkodowanie za nierówne traktowanie? Wyjaśniamy. 

    Też się pogubiłeś z niedzielami w grudniu? Kiedy otwarte Biedronka, Kaufland, Lidl, Tesco? [Kalendarz handlowy dla Wigilii, Świąt, Sylwestra]

    3 grudnia, 10 grudnia, 17 grudnia, 24 grudnia i 31 grudnia 2023 r. Niedziele Świąteczne i "Sylwestrowa". Które sklepy otwarte. Kiedy zakaz handlu w Święta i Sylwestra? 

    REKLAMA

    Wigilia już zawsze bez handlu? Sejm przyjął nowelę

    Debaty nad Wigilią wypadającą w niedzielę handlową nie ustają. Sejm przyjął w środę nowelę Polski 2050-TD, zgodnie z którą, gdy niedziela przypada 24 grudnia, to handel pracuje w dwie kolejne niedziele poprzedzające Wigilię.

    ZUS: Ponad 16,1 mln ubezpieczonych, w tym 1,1 mln cudzoziemców. To 6,9 proc. ogółu zgłoszonych do ubezpieczeń

    Ubezpieczeni w ZUS to 16 184 tys. osób. Spośród zgłoszonych do ubezpieczeń jest 1 112 tys. obywateli innych państw. Cudzoziemcy stanowią zatem 6,9 proc. osób objętych ubezpieczeniem społecznym w Polsce. Zakład Ubezpieczeń Społecznych podał dane za koniec września 2023 r.

    ZUS zrezygnował z 8 mld zł dotacji z budżetu państwa do FUS na 2023 r. Składki pokrywają wydatki w 84 proc.

    Zakład Ubezpieczeń Społecznych zrezygnował z 8 mld zł dotacji z budżetu państwa do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych na 2023 rok. Stabilna sytuacja na rynku pracy przełożyła się na dobrą kondycję finansową FUS – takie informacje przekazało kierownictwo ZUS.

    Zmiana warunków zatrudnienia na wniosek pracownika

    Pracownicy mają prawo do wnioskowania do pracodawcy o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony. Kiedy takie prawo przysługuje i jakie obowiązki wobec tego ma pracodawca? Podpowiadamy. 

    REKLAMA

    Urlop na żądanie 2024

    Urlop na żądanie w 2024 roku - ile dni przyznaje Kodeks pracy? Czy urlop na żądanie jest płatny? Czy pracodawca może odmówić urlopu? Jakie są zasady korzystania z urlopu na żądanie? Oto wzór wniosku do pobrania.

    Styczeń 2024 – godziny pracy, dni wolne

    Styczeń 2024 - godziny pracy i dni wolne od pracy czyli jaka jest norma godzin w tym miesiącu. Sprawdź kalendarz stycznia 2024 roku. Do końca stycznia pracodawca musi oddać dodatkowy dzień wolny za święto wypadające w sobotę czyli 6 stycznia – Święto Trzech Króli.

    REKLAMA