REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anna Łukasik-Skwarek
radca prawny, specjalista i praktyk z dziedziny prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania? / fot. Shutterstock
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

PROBLEM

Nasza spółka zawarła z pracownikiem umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Planujemy również opłacenie modemu internetowego, co pozwoli pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie z domu. Jak prawidłowo ustalić ekwiwalent za użytkowanie komputera pracownika, aby był zwolniony z oskładkowania? Czy także wartość opłaconego pracownikowi modemu internetowego będzie dla niego przychodem podlegającym oskładkowaniu? - pyta Czytelnik z Ostródy.

REKLAMA

Polecamy: Serwis Prawno-Pracowniczy – prenumerata.

RADA

Jako kwotę ekwiwalentu za użytkowanie własnego sprzętu pracownika mogą Państwo przyjąć w umowie z góry określoną kwotę. Nie może ona jednak zostać ustalona w oderwaniu od rzeczywistych kosztów używania sprzętu. Przy ustalaniu ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu można zastosować różne metody przedstawione w uzasadnieniu. Natomiast opłacenie pracownikowi dostępu do Internetu nie jest zwolnione ze składek. Poniesiona za pracownika opłata za Internet stanowi, zdaniem ZUS, przychód, który należy oskładkować.

UZASADNIENIE

Wypłacany przez pracodawcę ekwiwalent pieniężny z tytułu użytkowania przez pracownika przy wykonywaniu pracy sprzętu będącego jego własnością stanowi przychód ze stosunku pracy.

REKLAMA

Niektóre rodzaje przychodów są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Do tej podstawy nie należy wliczać m.in. przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego, tj. ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Oskładkowaniu nie podlega ekwiwalent za użytkowanie w pracy własnego komputera (sprzętu), jeśli jest wypłacany w formie pieniężnej, a jego wysokość jest adekwatna do ceny rynkowej sprzętu oraz stopnia jego zużycia w trakcie użytkowania na potrzeby pracodawcy.

Zasady ustalania ekwiwalentu za użytkowanie komputera

Ekwiwalent za użytkowanie własnego komputera ma zapewnić pracownikowi określoną rekompensatę kosztów w danym okresie. Dopuszczalne jest przyjęcie określonej sumy takiego ekwiwalentu. Świadczenie to nie może jednak być traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji kosztów.

Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem. Znaczenie będą mieć m.in.:

  • rodzaj pracy,
  • wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy,
  • stopień zużycia sprzętu.

Pracodawca powinien ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. liczbę roboczogodzin, wartość jednej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu jako przychód ze stosunku pracy.

Umowa o korzystanie z prywatnego sprzętu pracownika

Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć odrębną od umowy o pracę umowę w celu uregulowania zasad wykorzystywania sprzętu pracownika. W przypadku kontroli ZUS łatwiej na podstawie zapisów umowy wyjaśnić, czy wypłacana kwota jest prawidłowo ustalona i podlega zwolnieniu z oskładkowania. Dlatego w zawartej z pracownikiem umowie powinni Państwo obok z góry ustalonej kwoty ekwiwalentu wskazać sposób jego kalkulacji.

Jeżeli wypłacane kwoty przekroczą równowartość korzystania ze sprzętu, nie będą stanowiły ekwiwalentu wolnego od składek i wówczas podlegają oskładkowaniu.

REKLAMA

Ustalając ekwiwalent za używanie sprzętu, można także posiłkować się przepisami Kodeksu pracy w zakresie telepracy. Telepracownikowi, który używa do pracy własnego sprzętu, przysługuje bowiem ekwiwalent pieniężny (art. 6711 § 3 Kodeksu pracy). Ustawodawca określił konkretne parametry, jakie należy wziąć pod uwagę przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu. Są to w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Pracownik powinien przedstawić pracodawcy dowody zakupu komputera (faktura/paragon). Kwotę ekwiwalentu powiększa się również o wartość zużycia sprzętu. Służą temu przepisy podatkowe dotyczące amortyzacji (koszt związany ze stopniowym zużywaniem się środków trwałych). Stawki amortyzacyjne są zawarte w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub prawnych (załącznik nr 1 "Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych"). Bierze się pod uwagę wartości rynkowe z dnia rozpoczęcia korzystania ze sprzętu w ramach umowy.

Pracownik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla laptopów wynosi 30%. Roczny odpis wynosi 1200 zł (4000 zł × 30%), a miesięczny - 100 zł (1200 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony ekwiwalent w wysokości 100 zł miesięcznie jest zwolniony ze składek ZUS.

Podwyższenie ekwiwalentu za sprzęt prywatny

Kwotę ekwiwalentu można również podwyższyć, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub intensywnością eksploatacji sprzętu. Przykładowo osoba zatrudniona jako programista czy grafik, pracująca na komputerze o lepszych parametrach i w pełnym wymiarze czasu pracy, może mieć prawo do wyższego ekwiwalentu. Można wtedy skorzystać z podwyższonej stawki amortyzacyjnej, przewidzianej dla urządzeń poddanych szybkiemu postępowi technicznemu. Maksymalny współczynnik dla tych urządzeń wynosi 2. Oznacza to, że daną stawkę należy pomnożyć przez wartość współczynnika.

Grafik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30% (KŚT 487). Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% × 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł × 60%), a miesięczny - 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony miesięczny ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Pracodawca może również umówić się z pracownikiem na zwrot w odpowiedniej części kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.

Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, np. przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Pracownik korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, dlatego odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W czerwcu 2020 r. pracował 10 godzin na prywatnym sprzęcie. Wartość rynkowa laptopa wynosi 4000 zł. Ekwiwalent za czerwiec 2020 r. wynosi 19,84 zł (4000 zł : 12 miesięcy = 333,33 zł; 333,33 zł : 168 godzin nominalnie do przepracowania w czerwcu 2020 r. × 10 godzin pracy z wykorzystaniem laptopa = 19,84 zł).

Ekwiwalent za dostęp do Internetu

Zwolnieniu z oskładkowania nie podlega jednak świadczenie (ekwiwalent) - zrefundowanie pracownikowi opłaty za stały dostęp do Internetu. ZUS uznaje, że ekwiwalent wypłacony z tytułu zwrotu kosztów za opłacone przez pracodawcę łącze internetowe podlega oskładkowaniu. ZUS wskazuje dwa argumenty przemawiające za taką wykładnią. Po pierwsze, udostępnienie łącza internetowego nie jest "narzędziem", "materiałem" ani "sprzętem", lecz usługą. Natomiast zwolnione ze składek są wyłącznie ekwiwalenty za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Ponadto abonament jest opłatą o stałej wysokości, bez względu na rzeczywiste korzystanie z sieci, i wynika z umowy zawartej między korzystającym a dostawcą. Tymczasem, aby korzystać ze zwolnienia składkowego, kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Pracownik wykonuje część pracy w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do pracodawcy drogą elektroniczną w postaci raportów. W związku z tym pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione na Internet (kwoty te są dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi przez operatora). Zwrot za przedstawione faktury jest przychodem z tytułu stosunku pracy i musi zostać doliczony do podstawy wymiaru składek.

PODSTAWA PRAWNA:

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku. Więcej praw dla 5 mln pracowników

Zmiany w stażu pracy, które wejdą w życie 1 stycznia 2026 roku to więcej praw dla nawet 5 mln pracowników w Polsce. Nowe przepisy oznaczają też realny wzrost kosztów pracy. Działy kadr i płac już powinny przygotowywać się do zmian.

Zmiana branży w 2025 – od czego zacząć i gdzie znaleźć ogłoszenia pracy?

Rynek pracy, jaki znaliśmy, właśnie przestaje istnieć. Dzieje się to na naszych oczach i tak naprawdę tempo zmian jest znacznie szybsze, niż przypuszczali eksperci. Choć brzmi to aż nadto dramatycznie, to jednak nie można zaprzeczyć, że wielu pracowników zmaga się aktualnie z poważnymi problemami zawodowymi, a pracodawcy dwoją się i troją, aby stworzyć nowe systemy zarządzania w rzeczywistości AI. Niektóre zawody już przestają istnieć lub przechodzą intensywne zmiany, u podstaw których znajdziemy wdrożenie czata GPT do codziennych obowiązków. Dla niektórych osób jedynym rozwiązaniem okazała się zmiana pracy, dla innych w grę wchodzi tylko zmiana branży. Przebranżowienie to współczesny odpowiednik ucieczki z tonącego statku - tylko w tym wypadku pracownik sam buduje swoją szalupę ratunkową. Zatem jak aktualnie wygląda temat zmiany branży? Jakie są powody? W którą stronę iść i gdzie szukać nowych zawodowych wyzwań?

REKLAMA

Składka zdrowotna 2025: ryczałt, karta podatkowa, podatek liniowy, zasady ogólne. Jaka jest podstawa wymiaru? Ile procent?

Jaka jest podstawa wymiaru składki oraz kwota składki zdrowotnej w 2025 roku dla niektórych grup ubezpieczonych? ZUS informuje o wysokości składki na ryczałcie, karcie podatkowej, przy zasadach ogólnych, podatku liniowym, podatku od kwalifikowanego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz dla osób współpracujących.

Do kiedy jest nabór firm i instytucji do pilotażu skróconego tygodnia pracy?

Pilotaż skróconego tygodnia pracy jest konieczny. Może się okazać, że powszechny zapis o krótszym czasie pracy będzie tragiczny dla polskiej gospodarki, firm i społeczeństwa. Do kiedy trwa nabór firm i instytucji do projektu?

REKLAMA