Czy ekwiwalent za używanie prywatnego komputera pracownika do celów służbowych może być zwolniony z oskładkowania?

Grafik zawarł z pracodawcą umowę o używanie w pracy własnego laptopa. Sprzęt został wyceniony na 4000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna dla komputerów wynosi 30% (KŚT 487). Ponieważ pracownik świadczy pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i intensywność eksploatacji komputera przez pracownika jest większa, stawka amortyzacyjna została podniesiona do 60% (30% × 2). Roczny odpis wynosi 2400 zł (4000 zł × 60%), a miesięczny - 200 zł (2400 zł : 12 miesięcy). Tak obliczony miesięczny ekwiwalent jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS.

Pracodawca może również umówić się z pracownikiem na zwrot w odpowiedniej części kosztów związanych z używaniem laptopa do pracy, np. wydatków na jego bieżącą konserwację, naprawę czy ulepszenie. Wówczas kwota ekwiwalentu będzie zmienna.

Kwotę ekwiwalentu można oszacować także w prostszy sposób, np. przez podzielenie wartości rynkowej komputera przez liczbę miesięcy jego wykorzystywania do celów służbowych. Jeśli pracownik używa go z różną częstotliwością, uzyskaną miesięczną stawkę ekwiwalentu można podzielić przez liczbę roboczogodzin spędzonych przez pracownika przy pracy. Wtedy miesięczna kwota ekwiwalentu będzie również zmienna i będzie zależała od liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Pracownik korzysta z własnego komputera kilka razy w miesiącu, dlatego odnotowuje liczbę godzin pracy na własnym laptopie. W czerwcu 2020 r. pracował 10 godzin na prywatnym sprzęcie. Wartość rynkowa laptopa wynosi 4000 zł. Ekwiwalent za czerwiec 2020 r. wynosi 19,84 zł (4000 zł : 12 miesięcy = 333,33 zł; 333,33 zł : 168 godzin nominalnie do przepracowania w czerwcu 2020 r. × 10 godzin pracy z wykorzystaniem laptopa = 19,84 zł).

Ekwiwalent za dostęp do Internetu

Zwolnieniu z oskładkowania nie podlega jednak świadczenie (ekwiwalent) - zrefundowanie pracownikowi opłaty za stały dostęp do Internetu. ZUS uznaje, że ekwiwalent wypłacony z tytułu zwrotu kosztów za opłacone przez pracodawcę łącze internetowe podlega oskładkowaniu. ZUS wskazuje dwa argumenty przemawiające za taką wykładnią. Po pierwsze, udostępnienie łącza internetowego nie jest "narzędziem", "materiałem" ani "sprzętem", lecz usługą. Natomiast zwolnione ze składek są wyłącznie ekwiwalenty za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego). Ponadto abonament jest opłatą o stałej wysokości, bez względu na rzeczywiste korzystanie z sieci, i wynika z umowy zawartej między korzystającym a dostawcą. Tymczasem, aby korzystać ze zwolnienia składkowego, kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom.

Pracownik wykonuje część pracy w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do pracodawcy drogą elektroniczną w postaci raportów. W związku z tym pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione na Internet (kwoty te są dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi przez operatora). Zwrot za przedstawione faktury jest przychodem z tytułu stosunku pracy i musi zostać doliczony do podstawy wymiaru składek.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 266; ost. zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875),

• art. 67¹¹ § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495),

• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).