Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

• Odmowa pracy zdalnej
• Czy można odmówić pracy zdalnej kobiecie w ciąży?
• Odmowa pracy zdalnej rodzicom dzieci do 4 roku życia
• Czy można odmówić pracy zdalnej okazjonalnej?
• Odmowa pracy zdalnej rodzicom dzieci do 8 roku życia
• Podsumowanie

Odmowa pracy zdalnej

Kwestia odmowy pracy zdalnej przez pracodawcę jest zróżnicowana.  Przede wszystkim mamy obecnie różne podstawy wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. W zależności od tego, o której podstawie mówimy, pracodawca będzie miał różne możliwości odmowy.

Zgodnie z powyższym wyróżniamy pracę zdalną wykonywaną:

1. w zwykłym trybie na podstawie porozumienia pracodawcy z pracownikiem przed lub już w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹ § 1 Kodeksu pracy) ,
2. na podstawie wniosku pracowników uprzywilejowanych (art. 67¹⁹ § 6 KP),
3. na podstawie wniosku o elastyczną organizację pracy (art. 188¹ KP)
4. okazjonalnie do 24 dni w roku  (art. 67³³ KP).

W pierwszej sytuacji do porozumienia może dojść z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Tutaj nie ma żadnych wątpliwości co do możliwości odmowy przez pracodawcę wniosku o pracę zdalną. Pracodawca ma prawo odrzucić prośbę pracownika o wykonywanie pracy w formie zdalnej.

Więcej ostrożności należy zachować w sytuacji pracowników uprzywilejowanych, którzy mogą wnioskować o pracę zdalną na podstawie art. 67¹⁹ § 6 KP, czyli:

• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 (pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, pracownika – rodzica:
  a) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
  b) dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy Prawo oświatowe.
• pracownicy w ciąży, 
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, 
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Czy można odmówić pracy zdalnej kobiecie w ciąży?

Pracownica będąca w ciąży należy do grupy uprzywilejowanej w kontekście wnioskowania o pracę zdalną. Jest uprawniona do wnioskowania na podstawie art. 67¹⁹ § 6 KP. Co za tym idzie, jeśli kobieta w ciąży złoży wniosek o pracę zdalną, pracodawca jest obowiązany go uwzględnić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Są to jedyne dwa powody, na które pracodawca może powołać się przy braku akceptacji wniosku. 

Przepis Kodeksu pracy dodatkowo nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania kobiety w ciąży o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownicę.

Pracodawcy muszą działać ostrożnie. Jeśli tylko charakter pracy kobiety w ciąży pozwala na wykonywanie jej z domu, a jej nieobecność w zakładzie pracy nie spowoduje dezorganizacji pracy w firmie, należy zaakceptować wniosek. W przeciwnym razie można narazić się na zarzut bezpodstawnej odmowy.

Warto również wziąć pod uwagę szczególne potrzeby pracownicy w ciąży i podejmować decyzje prozdrowotne, co może zaowocować bezkonfliktową, lojalną współpracą długoterminową.

Odmowa pracy zdalnej rodzicom dzieci do 4 roku życia

Wniosek o pracę zdalną złożony przez matkę lub ojca wychowującą lub wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia składa się na tej samej podstawie, na której wnioskuje kobieta będąca w ciąży czyli art. 67¹⁹ § 6 KP. Obowiązki pracodawcy są więc w tym przypadku takie same jak opisane w powyższym przypadku. 

Odmowa pracy zdalnej rodziców dziecka do 4 lat jest możliwa tylko w dwóch sytuacjach:

• wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na rodzaj pracy,
• wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy.

Jeśli wskazane okoliczności nie występują, pracodawca mus uwzględnić wniosek. Co istotne, zdarzają się przypadki powoływania się pracodawców za brak odpowiednich finansów do zapewnienia pracy zdalnej zgodnie z przepisami (np. kupno laptopów). Nie jest to dopuszczalne uzasadnienie odmowy pracy zdalnej dla pracowników uprzywilejowanych na gruncie omawianego przepisu KP.

Czy można odmówić pracy zdalnej okazjonalnej?

Kodeks pracy reguluje pracę zdalną okazjonalną w art. 67³³ KP. Przepis ten nie wspomina nic o obowiązkowym uwzględnieniu wniosku pracownika. Uznaje się więc, że pracodawca może odmówić pracy zdalnej okazjonalnej i nie musi podawać przyczyny odmowy. Należy tutaj uważać jednak na ewentualny zarzut nierównego traktowania pracowników. Warto więc, pomimo braku prawnych wymogów, w celach dowodowych przedstawić pracownikowi w formie pisemnej papierowej lub elektronicznej obiektywny powód odmowy wniosku.

Odmowa pracy zdalnej rodzicom dzieci do 8 roku życia

Matka lub ojciec wychowująca lub wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia może składać wniosek o pracę zdalną w ramach wniosku o elastyczną organizację pracy. Pozwala na to art. 188¹ KP. 

Przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy wprost zezwalają pracodawcy na odmowę wniosku. W art. 188¹ § 4 czytamy o tym, że pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, takie jak termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy. Pracodawca uwzględnia także własne potrzeby i możliwości, np. konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy. Bierze pod uwagę również rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Ustawodawca w § 5 nałożył na pracodawcę obowiązek informacyjny. W postaci papierowej lub elektronicznej przekazuje pracownikowi wiadomość o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku. Ma na to 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Podsumowanie

• Pracodawca może odmówić tzw. zwykłej pracy zdalnej oraz pracy zdalnej okazjonalnej. 
• Pracodawca może odmówić pracy zdalnej matce lub ojcu dziecka do 8 lat w ramach wniosku o elastyczną organizację pracy (przy rozpatrywaniu wniosku bierze pod uwagę potrzeby pracownika, własne potrzeby i możliwości oraz rodzaj pracy). 
• Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej kobiecie w ciąży, matce lub ojcu dziecka do 4 lat, pracownikowi opiekującemu się niepełnosprawnym członkiem rodziny i innym osobom uprzywilejowanym wymienionym w art. 67¹⁹ § 6 KP, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.