Wniosek o pracę zdalną okazjonalną – wzór

• Praca zdalna okazjonalna – Kodeks pracy 2023
• Praca zdalna okazjonalna – ile dni?
• Dla kogo praca zdalna okazjonalna?
• Praca zdalna okazjonalna – obowiązki pracodawcy
• Praca zdalna na wniosek pracownika
• Praca zdalna okazjonalna – wzór wniosku
• Odmowa pracy zdalnej okazjonalnej
• Uzasadnienie odmowy pracy zdalnej okazjonalnej

Praca zdalna okazjonalna – Kodeks pracy 2023

Okazjonalna praca zdalna została wprowadzona do Kodeksu pracy w 2023 roku. To nowe uprawnienie pracownicze reguluje art. 67³³ KP. Jest to tzw. praca zdalna na wniosek pracownika. Ustawodawca określił liczbę dni do wykorzystania w czasie roku. Pracownik może złożyć wniosek do pracodawcy o pracę zdalną do 24 dni w roku kalendarzowym.

Przepisy Kodeksu pracy:

Art. 67³³ § 1. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
§ 2. Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–6⁷²⁴ oraz art. 67³¹ § 3.
§ 3. Kontrola wykonywania pracy zdalnej, o której mowa w § 1, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Uznaje się, że do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej nie wymaga się dokonania porozumienia z zakładową organizacją związkową, ani spisywania zasad jej wykonywania w regulaminie pracy.

Co więcej, praca zdalna okazjonalna nie nakłada na pracodawcę dodatkowych obowiązków, takich jak zapewnienie materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy. Pracodawca nie musi również wypłacać ekwiwalentu/ryczałtu za wykorzystywanie do pracy własnego sprzętu przez pracownika. Nie ma także obowiązku pokrywania kosztów energii elektrycznej czy internetu.

Praca zdalna okazjonalna – ile dni?

Praca zdalna okazjonalna może być przyznana maksymalnie na 24 dni w roku kalendarzowym. Kodeks pracy reguluje więc maksymalną liczbę dni, które pracownik ma prawo wykorzystać, wnioskując na podstawie art. 67³³ KP. Pracownik nie ma obowiązku skorzystania z tych dni. Może w ogóle nie składać wniosku o pracę zdalną okazjonalną, może wnioskować np. o 1, 4, czy 15 albo nawet 24 dni. Ma możliwość zawnioskowania za pomocą jednego wniosku o pełny wymiar 24 dni albo składać kilka wniosków w zależności od potrzeby, które łącznie wyczerpują pulę 24 dni w roku kalendarzowym. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku stosowania pracy zdalnej incydentalnej. Jeśli dana praca wymaga obecności pracownika w firmie pracodawca może w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie pracy nawet wyłączyć stosowanie omawianego przepisu.

Wątpliwości nasuwają się przy pracownikach zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Czy osobie, która pracuje a ½ etatu również należą się 24 dni pracy zdalnej w roku? Należy uznać, że tak. Gdyby liczba dni miała być pomniejszona proporcjonalnie do etatu danego pracownika, taki zapis znalazłby się z pewnością w Kodeksie pracy.

Dla kogo praca zdalna okazjonalna?

Aby móc skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej przede wszystkim muszą być spełnione dwa warunki:

• charakter pracy pozwala na wykonywanie jej zdalnie,
• pracodawca dopuszcza możliwość korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej.

Jeśli pracownik wykonuje pracę, której nie da się fizycznie wykonywać z domu, nie będzie mógł skorzystać z przepisu o pracy zdalnej okazjonalnej (np. kasjer w sklepie spożywczym). Druga sytuacja dotyczy wyłączenia stosowania przepisu art. 67³³ KP w aktach wewnętrznie obowiązujących, np. w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca dopuszcza stosowanie tej instytucji, a rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy pozwala na wykonywanie jej na odległość, można ubiegać się o pracę zdalną okazjonalną.

Dodatkowo przepisy (art. 67³¹ § 4 KP) określają, jakich prac nie można wykonywać zdalnie i są to prace:

1. szczególnie niebezpieczne;
2. w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3. z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4. związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5. powodujących intensywne brudzenie.

Praca zdalna okazjonalna – obowiązki pracodawcy

Praca zdalna okazjonalna nie pociąga za sobą tak wielu obowiązków jak zwykła praca zdalna. Natomiast pracodawca musi liczyć się z kilkoma zadaniami, które trzeba wypełnić. Należą do nich:

• określenie procedury ochrony danych osobowych (przekazywania informacji i porozumiewania się na odległość podczas wykonywania pracy zdalnej), przeprowadzenie, jeśli jest to konieczne, instruktażu i szkolenia w tym przedmiocie (pracownik powinien potwierdzić na papierze lub elektronicznie zapoznanie się z wymaganymi procedurami);
• przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego pracownika, uwzględniając wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy pracownika, a także uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. 

Wyniki tej oceny stanowią podstawę do sporządzenia informacji zawierającej:

1. zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
2. zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
3. czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
4. zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

• ustalenie zasad kontroli pracy zdalnej, kontroli w zakresie bhp lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (m.in. procedur ochrony danych osobowych).

Praca zdalna na wniosek pracownika

Okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej może być wykonywane tylko na wniosek pracownika. Oznacza to, że pracodawca nie może nakazać pracownikowi wykorzystanie pracy zdalnej na podstawie przepisu art. 67³³ KP. Do pracy zdalnej incydentalnej nie stosujemy bowiem art. 67¹⁹ § 3 KP czyli o pracy zdalnej na polecenie pracodawcy (Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej).

Wniosek pracownika powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Co istotne, nawet pracownicy, którzy pracują zdalnie hybrydowo mogą złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną na te dni, kiedy pracują stacjonarnie. Są to bowiem dwa niezależne od siebie tryby wykonywania pracy w formie zdalnej. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie jest w żaden sposób związany wnioskiem pracownika o pracę zdalną incydentalną.

Do pracy zdalnej okazjonalnej stosuje się przepisy dotyczące zapoznania się pracownika przed dopuszczeniem do pracy zdalnej z:

• oceną ryzyka zawodowego,
• informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Pracownik składa w tym celu oświadczenie w wersji papierowej lub elektronicznej. Zobowiązuje się w nim również do przestrzegania zasad bhp. Wymaga się także złożenia oświadczenia (w postaci papierowej lub elektronicznej) potwierdzającego, że na stanowisku pracy zdalnej zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Praca zdalna okazjonalna – wzór wniosku

Co powinno znajdować się we wniosku o pracę zdalną okazjonalną? Przede wszystkim poniższe informacje:

1. wymiar pracy zdalnej (ile dni),
2. termin pracy zdalnej (konkretne daty),
3. miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Warto podkreślić, że nie ma obowiązku uzasadniania wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Pobierz wzór wniosku o pracę zdalną okazjonalną: doc., pdf

Wniosek złożony w formie papierowej musi zawierać własnoręczny podpis pracownika. Natomiast wniosek złożony w formie elektronicznej musi pozwalać na ustalenie osoby składającej oświadczenie. Może to być np. wiadomość e-mail ze wskazaniem na końcu wiadomości imienia i nazwiska.

Kodeks pracy nie podaje kiedy należy złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną. Jaki jest więc termin? Pracodawcy powinny w przepisach wewnętrznie obowiązujących określić stosowny czas na złożenie wniosku przed terminem rozpoczęcia korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej.

Odmowa pracy zdalnej okazjonalnej

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej okazjonalnej? Kodeks pracy nie przewiduje obowiązku uwzględnienia wniosku przez pracodawcę. Nie nakazuje również uzasadniania ewentualnej odmowy. Art. 67³³ § 2 traktuje o tym, że do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3. Nie stosuje się więc tutaj względnego obowiązku akceptacji wniosku, który dotyczy pracowników wychowujących małe dzieci, opiekujących się innymi członkami najbliższej rodziny, kobiet w ciąży i rodziców niepełnosprawnych dzieci. 

Może wystąpić również taka sytuacja, że pracodawca stosuje już pracę zdalną hybrydową i obecność pracowników w dni pracy stacjonarnej jest obowiązkowa ze względu na organizację pracy w danym zakładzie pracy. Wówczas może postanowić, że nie stosuje pracy zdalnej okazjonalnej.

Uzasadnienie odmowy pracy zdalnej okazjonalnej

W związku z tym, iż są to nowe przepisy i brak jest doświadczenia w ich stosowaniu pracodawcy powinni podejmować decyzję o przyznaniu pracy zdalnej okazjonalnej bądź odmowie jej przyznania w oparciu o obiektywne kryteria, takie jak charakter wykonywanej pracy, potrzeby pracodawcy, potrzebę zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. W przeciwnym razie można narazić się na zarzut nierównego traktowania. Z tego względu, mimo że nie ma formalnego wymogu uzasadniania decyzji odmowej, warto w wersji papierowej lub elektronicznej przekazać pracownikowi do wiadomości przyczynę odmowy.

Co więcej, pracodawca może uzależnić zgodę na pracę zdalną okazjonalną od złożenia przez pracownika oświadczenia o tym, że posiada odpowiednie warunki techniczne i lokalowe. Warunkiem przyznania incydentalnej pracy zdalnej może być również lokalizacja pozwalająca na ewentualną kontrolę pracownika lub wezwanie do stawiennictwa w firmie.