Praca zdalna. Rodzaje, zasady, limity, zwrot kosztów

• Praca zdalna – trzy rodzaje
• Limit okazjonalnej pracy zdalnej
• Limit okazjonalnej pracy zdalnej w 2023 r.
• Praca zdalna a zwrot kosztów
• Praca zdalna a BHP

Praca zdalna to forma wykonywania pracy, której dotyczą przepisy zawarte rozdziale IIc Kodeksu pracy. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ponadto, zgodnie art. 67³³ Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca zdalna – trzy rodzaje

Kodeks pracy wprowadza więc trzy rodzaje pracy zdalnej:

• praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie),
• praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej,
• praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Limit okazjonalnej pracy zdalnej

Limit okazjonalnej pracy zdalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. Jak zatem należy traktować taką pracę zdalną, wykonywaną ponad 24 dni w roku? Czy przekroczenie limitu jest możliwe? Zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy, okazjonalną pracę zdalną wykonywaną ponad limit 24 dni należałoby potraktować jako pracę zdalną wykonywaną na zasadach określonych w przepisach art. 67¹⁹ i następnych Kodeksu pracy, ze wszystkimi wiążącymi się z tym konsekwencjami, w tym m. in. wynikającym z art. 67²⁴ Kodeksu pracy obowiązkiem zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi oraz pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się tych przepisów (tj. art. 67¹⁹–67²⁴oraz art. 67³¹ § 3).

Tak więc okazjonalna praca zdalna ponad limit (24 dni) jest traktowana inaczej, tak jak praca zdalna, na którą pracownika kieruje pracodawca, do której stosuje się inne, bardziej rygorystyczne, przepisy.  

Ponadto, w przypadku naruszenia tego limitu inspektor pracy będzie miał prawo zastosować odpowiednie środki prawne, np. wniosek w wystąpieniu.

Limit okazjonalnej pracy zdalnej w 2023 r.

Jako że przepisy wyznaczające limit okazjonalnej pracy zdalnej weszły w życie w drugim kwartale 2023 r., zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zastanawiają się jak w tym roku liczyć określone w przepisach 24 dni. Czy proporcjonalnie? Czy inaczej?

Praca zdalna a zwrot kosztów

W art. 67²⁴, który nie ma zastosowania do okazjonalnej pracy zdalnej, czytamy, że pracodawca jest obowiązany m.in.: pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Czy oprócz tych kosztów, pracodawca ma obowiązek zapłacić np. za wodę, którą pracownik zużywa w domu w czasie wykonywania pracy zdalnej? Przepisy tego nie wymagają. Dają jednak możliwość umieszczenia dodatkowych kosztów, za które pracodawca zapłaci pracownikowi, w dokumencie wewnątrzzakładowym (porozumieniu, regulaminie, poleceniu, porozumieniu z pracownikiem). Jeżeli takie zapisy się tam pojawią, będą dla pracodawcy wiążące.

Praca zdalna a BHP

Art. 207 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy.

Zgodnie z tym przepisem, praca powinna być zawsze wykonywana w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Praca zdalna ma jednak nieco inną specyfikę. W związku z tym w Kodeksie pracy pojawił się przepis, który wyłącza część zapisów dotyczących BHP w trakcie pracy zdalnej. 

Zgodnie z art. 67³¹ § 1 Kodeksu pracy „pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym, z wyłączeniem obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 209¹, art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233.”

Na mocy tego przepisu pracodawca w zakresie BHP będzie zwolniony z obowiązków określonych w:

• art. 208 § 1 – współpraca pracodawców w razie, gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców,
• art. 209¹ – np. wyznaczanie pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach,
• art. 212 pkt 1 i 4 – dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
• art. 213 i art. 214 – dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy,
• art. 232 – dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych,
• art. 233 – dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej.

Wojciech Napora (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia)