Praca zdalna. Co mają do powiedzenia związki zawodowe

• Porozumienie ze związkami
• Co powinno zawierać porozumienie ze związkami
• Regulamin w przypadku braku porozumienia
• Co jeśli u pracodawcy nie ma organizacji związkowej
• Czy zawsze porozumienie lub regulamin są konieczne

Praca zdalna wymaga uprzedniego określenia zasad, na jakich ma być wykonywana u pracodawcy. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 r.

Porozumienie ze związkami

Pracodawca ma obowiązek określić zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z  zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działają co najmniej dwie organizacje związkowe – stronami porozumienia powinny być one wszystkie. 

Jeżeli jednak nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu przepisów ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy. 

Co powinno zawierać porozumienie ze związkami

W porozumieniu zawartym z zakładowymi organizacjami związkowymi określa się w szczególności: 

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną; 
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, oraz kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu zastępującego obowiązek pokrycia wymienionych powyżej kosztów albo wypłaty ekwiwalentu; 
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; 
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną; 
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; 
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych; 
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. 

Polecamy: „Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami”

Kodeks pracy określa minimalny zakres regulacji, jakie muszą znaleźć się w porozumieniu ze organizacjami związkowymi. Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca i związkowcy umieścili w porozumieniu także inne postanowienia dotyczące pracy zdalnej.

Regulamin w przypadku braku porozumienia

Porozumienie pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi powinno być zawarte w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia związkom projektu porozumienia przez pracodawcę. Jeżeli w tym terminie nie dojdzie do zawarcia porozumienia (w szczególności: z powodu rozbieżności stanowisk stron), pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej wydając odpowiedni regulamin.

Postanowienia regulaminu powinny uwzględniać ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia – czyli te kwestie, na które przedstawiciele organizacji związkowych zgodzili się w trakcie negocjacji zakończonych ostatecznie nie zawarciem porozumienia. 

Regulamin określający zasady wykonywania pracy zdalnej powinien zawierać regulacje w takim samym zakresie, co porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi.

Co jeśli u pracodawcy nie ma organizacji związkowej

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Pracodawca jest przy tym zobowiązany przeprowadzić uprzednio konsultacje treści regulaminu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. 

Czy zawsze porozumienie lub regulamin są konieczne

Nie zawarcie porozumienia z organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy lub nie wydanie przez pracodawcę regulaminu dotyczącego pracy zdalnej nie uniemożliwia wykonywania pracy zdalnej u tego pracodawcy. 

W przypadkach określonych w Kodeksie pracy pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej. Zasady, na jakich praca zdalna będzie wykonywana praca zdalna muszą być wtedy określone w tym poleceniu.

Jeżeli natomiast praca zdalna ma być wykonywana przez pracownika na podstawie indywidualnego porozumienia pomiędzy tym pracownikiem a pracodawcą, jej zasady strony muszą określić w tym porozumieniu.