Ochrona danych osobowych pracownika

Dane osobowe - definicja

Wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficz­nych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożli­wiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wyma­gałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Ochrona danych osobowych w prawie pracy

Gromadzona przez pracodawcę dokumenta­cja pracownicza stanowi zbiór danych osobo­wych, którego administratorem jest pracodawca. Pozyskiwanie, gromadzenie, utrwalanie, przecho­wywanie i udostępnianie danych o pracownikach stanowi ich przetwarzanie i jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach. Pracodawca jako administrator danych osobowych ma prawo do ich przetwarzania.

Pracodawca może również upoważnić na piśmie pracowników zajmujących się sprawami pracow­niczymi do przetwarzania danych osobowych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych). Upoważnienie to sporządza się oddzielnie dla każ­dego pracownika i określa się w nim zakres upo­ważnienia do przetwarzania danych. Pracodawca powinien prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobo­wych (art. 39 ustawy o ochronie danych osobo­wych).

Kary

Przetwarzanie danych osobowych bez upo­ważnienia jest zagrożone karą grzywny, ogranicze­nia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Ta sama kara grozi pracodawcy, który nie wyda pra­cownikowi zajmującemu się sprawami pracowni­czymi odpowiedniego upoważnienia (art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Rekomendowany produkt: Zatrudnianie i zwalnianie pracowników – praktyczny poradnik (PDF)

Dane osobowe - jakie?

Przepisy prawa pracy ściśle wskazują, jakich danych pracodawca może żądać od osoby podej­mującej pracę. Pracodawca może wymagać od takiej osoby podania (art. 22¹ § 1 k.p.):

• imienia (imion) i nazwiska,
• imion rodziców,
• daty urodzenia,
• miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
• wykształcenia,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca nie może żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym czy rodzinnym. Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczal­ne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrud­nienia zezwalają na to odpowiednie przepisy prawa, stanowiące, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przy­padkach żądanie takiego zaświadczenia od osoby ubiegającej się o zatrudnienie jest niedopuszczalne. Po zatrudnieniu pracownika, oprócz podanych wyżej danych, pracodawca ma prawo domagać się także:
• innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracowni­ka, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w pra­wie pracy (np. prawo do świadczeń z ZFŚS, do dni wolnych z tytułu opieki nad dziećmi),
• numeru PESEL,
• innych danych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (np. numer NIP).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia w kwestionariu­szu osobowym lub w inny sposób, np. przez oka­zanie dowodu osobistego.

Zadaj pytanie na FORUM