Kategorie

Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracownika

Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracowniczej.
Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracowniczej.
fot.Shutterstock
Po śmierci pracodawcy, gdy trwa postępowanie spadkowe, pracownik nie ma dostępu do dokumentacji pracowniczej. W takim przypadku obowiązki administratora danych powinien przejąć kurator spadku. RPO wystąpił o usunięcie luki prawnej w przepisach o archiwizacji dokumentacji pracowniczej.

Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracowniczej

Rzecznik Praw Obywatelskich wystąpił do premiera o usunięcie luki prawnej w przepisach o archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Chodzi o sytuację, gdy właściciel zakładu pracy umiera i toczy się postępowanie spadkowe. Pracownik nie ma wówczas dostępu do dokumentacji pracowniczej, gdy to osoba zmarła prowadziła archiwum dokumentów. Obowiązki administratora danych zawartych w dokumentacji powinien w tej sytuacji przejąć kurator spadku.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Reklama

Rzecznik zna sprawę przedsiębiorcy, który prowadził archiwum gromadzące dokumentację pracowniczą. Po jego śmierci zakład został zamknięty i nie prowadzi działalności. Jednocześnie dane, które są przechowywane w archiwum, w szczególności dokumentacja osobowo-płacowa, są niezbędne w postępowaniach wielu osób w celu wykazania przysługujących uprawnień emerytalnych.

Dlatego konieczne jest zapewnienie szybkiego dostępu do zgromadzonych w archiwum danych. Sąd oraz wyznaczony kurator spadku wystąpili do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o wydanie decyzji o przekazaniu archiwum do wyznaczonej jednostki, w trybie art 51h ust. 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Reklama

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wydał decyzję odmawiającą złożenia dokumentacji archiwalnej na odpłatne przechowanie we wskazanym archiwum państwowym. Kurator spadku złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego na tę decyzję.

Postępowanie to nie rozwiąże jednak problemu. Zgodnie bowiem z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zebrana w tymże archiwum dokumentacja osobowo-płacowa nie mieści się w ustawowej definicji „materiałów archiwalnych” rozumianych jako dokumentacja „mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych”.

Baza danych, której administratorem jest właściciel zakładu pracy

Dlatego dokumentacja ta nie wchodzi do narodowego zasobu archiwalnego. Niemniej zebrane w tymże archiwum dane mogą być postrzegane jako baza danych, której administratorem był właściciel zakładu.

Obowiązki administratora danych osobowych powinien zatem objąć kurator spadku, w momencie ustanowienia go przez sąd. Byłoby to analogicznie do sytuacji, gdy syndyk masy upadłościowej przedsiębiorstwa obejmuje obowiązki administratora danych upadłej firmy. Pozwoliłoby to obywatelom, których dane są w archiwum, na zwracanie się bezpośrednio do kuratora w celu uzyskania dokumentacji.

Kwestia ta jest niezwykle istotna z perspektywy ochrony konstytucyjnie gwarantowanych praw obywateli dostępu do dotyczących ich zbiorów danych, wynikających z artykułu 51 ust. 3 Konstytucji

Rzecznik wystąpił o stanowisko do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes potwierdził analizę RPO, uznając, że jest luka prawna wymagająca regulacji. Dotyczy to nie tylko kwestii realizacji praw pod kątem ochrony danych osobowych, ale i generalnie dostępu do dokumentacji, które to luki zgodnie z Konstytucją (prawo dostępu do dokumentów art. 51 ust. 4) powinny być wyeliminowane.

W związku ze stanowiskiem Prezesa UODO problem powinien zostać oceniony szerzej, także pod kątem zapewnienia realizacji gwarancji praw konstytucyjnych w celu usunięcia luki prawnej.

Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwrócił się do premiera Mateusza Morawieckiego, który pełni także funkcję Ministra Cyfryzacji, o podjęcie odpowiedniej inicjatywy ustawodawczej.

VII.564.6.2020

Załączniki:

  1. Wystąpienie do Prezesa Rady Ministrów, 12.10.2020.pdf
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Rzecznik Praw Obywatelskich
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?