Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracownika

• Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracowniczej
• Baza danych, której administratorem jest właściciel zakładu pracy

Śmierć pracodawcy a dostęp do dokumentacji pracowniczej

Rzecznik Praw Obywatelskich wystąpił do premiera o usunięcie luki prawnej w przepisach o archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Chodzi o sytuację, gdy właściciel zakładu pracy umiera i toczy się postępowanie spadkowe. Pracownik nie ma wówczas dostępu do dokumentacji pracowniczej, gdy to osoba zmarła prowadziła archiwum dokumentów. Obowiązki administratora danych zawartych w dokumentacji powinien w tej sytuacji przejąć kurator spadku.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Rzecznik zna sprawę przedsiębiorcy, który prowadził archiwum gromadzące dokumentację pracowniczą. Po jego śmierci zakład został zamknięty i nie prowadzi działalności. Jednocześnie dane, które są przechowywane w archiwum, w szczególności dokumentacja osobowo-płacowa, są niezbędne w postępowaniach wielu osób w celu wykazania przysługujących uprawnień emerytalnych.

Dlatego konieczne jest zapewnienie szybkiego dostępu do zgromadzonych w archiwum danych. Sąd oraz wyznaczony kurator spadku wystąpili do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o wydanie decyzji o przekazaniu archiwum do wyznaczonej jednostki, w trybie art 51h ust. 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wydał decyzję odmawiającą złożenia dokumentacji archiwalnej na odpłatne przechowanie we wskazanym archiwum państwowym. Kurator spadku złożył skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego na tę decyzję.

Postępowanie to nie rozwiąże jednak problemu. Zgodnie bowiem z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zebrana w tymże archiwum dokumentacja osobowo-płacowa nie mieści się w ustawowej definicji „materiałów archiwalnych” rozumianych jako dokumentacja „mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych”.

Baza danych, której administratorem jest właściciel zakładu pracy

Dlatego dokumentacja ta nie wchodzi do narodowego zasobu archiwalnego. Niemniej zebrane w tymże archiwum dane mogą być postrzegane jako baza danych, której administratorem był właściciel zakładu.

Obowiązki administratora danych osobowych powinien zatem objąć kurator spadku, w momencie ustanowienia go przez sąd. Byłoby to analogicznie do sytuacji, gdy syndyk masy upadłościowej przedsiębiorstwa obejmuje obowiązki administratora danych upadłej firmy. Pozwoliłoby to obywatelom, których dane są w archiwum, na zwracanie się bezpośrednio do kuratora w celu uzyskania dokumentacji.

Kwestia ta jest niezwykle istotna z perspektywy ochrony konstytucyjnie gwarantowanych praw obywateli dostępu do dotyczących ich zbiorów danych, wynikających z artykułu 51 ust. 3 Konstytucji. 

Rzecznik wystąpił o stanowisko do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prezes potwierdził analizę RPO, uznając, że jest luka prawna wymagająca regulacji. Dotyczy to nie tylko kwestii realizacji praw pod kątem ochrony danych osobowych, ale i generalnie dostępu do dokumentacji, które to luki zgodnie z Konstytucją (prawo dostępu do dokumentów art. 51 ust. 4) powinny być wyeliminowane.

W związku ze stanowiskiem Prezesa UODO problem powinien zostać oceniony szerzej, także pod kątem zapewnienia realizacji gwarancji praw konstytucyjnych w celu usunięcia luki prawnej.

Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwrócił się do premiera Mateusza Morawieckiego, który pełni także funkcję Ministra Cyfryzacji, o podjęcie odpowiedniej inicjatywy ustawodawczej.

VII.564.6.2020

Załączniki:

1. Wystąpienie do Prezesa Rady Ministrów, 12.10.2020.pdf