REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Frączek Anna
Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika.
Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika.
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

PROBLEM

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

REKLAMA

Autopromocja

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Mają Państwo obowiązek kontynuowania prowadzenia dotychczasowych akt osobowych, które zostały założone pracownikowi podczas zatrudnienia od 1 sierpnia 2019 r. Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie odeszli z pracy i ponownie, po przerwie trwającej krócej niż 10 lat, podpisali umowę o pracę z tym samym pracodawcą, poprzednia teczka osobowa powinna być uaktualniana.

UZASADNIENIE

REKLAMA

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Dla pracownika, który został zatrudniony po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy, pracodawca jest zobligowany do kontynuowania prowadzenia teczki osobowej oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Taką zasadę stosujemy w przypadku zatrudnienia tego pracownika w ciągu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się ostatnie zatrudnienie (art. 945 Kodeksu pracy). Odnosi się to również do dokumentacji dotyczącej m.in. ewidencjonowania czasu pracy, urlopów wypoczynkowych czy wypłaconego wynagrodzenia.

Ponowne zatrudnienie pracownika, który podjął pracę po 31 grudnia 2018 r. po raz pierwszy u danego pracodawcy, w ciągu 10 lat od zakończenia umowy o pracę pozwala na kontynuowanie jego akt osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kontynuowanie prowadzenia teczki pracowniczej z poprzedniego zatrudnienia u tego samego pracodawcy nie zawsze jest możliwe. W niektórych przypadkach pracodawca powinien założyć nowe akta osobowe. Kryteriami określającymi, czy pracodawca powinien założyć nową teczkę osobową dla pracownika, który odszedł z pracy i ponownie został zatrudniony, są terminy, z jakimi zostały nawiązane stosunki pracy, oraz okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakończenie zatrudnienia przed 1 stycznia 2019 r. i ponowne podjęcie pracy po 31 grudnia 2018 r. Dla pracowników ponownie zatrudnionych u tego samego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., których poprzedni stosunek pracy zakończył się przed 2019 r., pracodawca powinien założyć nowe teczki osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Teczka pracownicza dla osoby zatrudnionej przed 1 stycznia 2019 r. powinna być przechowywana przez okres 50 lat, od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kontynuowanie prowadzenia poprzednich akt pracowniczych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy do zatrudnienia doszło po wprowadzeniu reformy emerytalnej, czyli po 31 grudnia 1998 r., i pracodawca spełni kilka obowiązków. Jednym z nich jest złożenie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW oraz przekazanie za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., raportów informacyjnych ZUS RIA. Przekazanie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA jest równoważne ze skróceniem okresu przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA za pracownika. Po przekazaniu do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika, który poprzednią umowę o pracę zawarł przed 1 stycznia 2019 r., może kontynuować prowadzenie jego akt osobowych.

REKLAMA

Zatrudnienie pracownika przed 1 stycznia 1999 r. i ponowne podjęcie pracy u tego samego pracodawcy. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt osobowych. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika pracodawca zakłada i prowadzi dla niego nową teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Zatrudnienie pracownika po 31 grudnia 2018 r. i ponownie przyjęcie do pracy po 10 latach. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., którzy kolejny raz, po przerwie trwającej dłużej niż 10 lat nawiążą stosunek pracy z tym samym pracodawcą, pracodawca będzie zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą. Teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie. Po upływie tego okresu, w przypadku ponownego zatrudnienia u tego samego podmiotu zatrudniającego, nawet gdy dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, pracodawca ma obowiązek założyć nową teczkę osobową.

Pracodawca z uwagi na wzmożoną liczbę pacjentów odwiedzających aptekę od 1 września 2020 r. postanowił zatrudnić nowych pracowników:

  • magistra farmacji w pełnym wymiarze czasu pracy, który poprzednio pracował u tego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2019 r.,
  • technika farmaceutycznego w niepełnym wymiarze czasu pracy, poprzednio zatrudnionego na czas nieokreślony od 17 marca 2015 r. Umowa z technikiem została rozwiązana na mocy porozumienia stron 31 stycznia 2020 r.,
  • pomoc apteczną w niepełnym wymiarze czasu pracy, z którą poprzednio zawarł stosunek pracy od 12 grudnia 1997 r. na czas nieokreślony. Umowa została rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który upłynął 31 sierpnia 2017 r.

Pracodawca nie złożył do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW. Prowadzenie akt osobowych z poprzedniego zatrudnienia może być kontynuowane tylko w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku magistra farmacji, ponieważ poprzedni stosunek pracy został zawarty po 31 grudnia 2018 r. W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku technika farmaceutycznego pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a pracodawca nie zdecydował się na przekazanie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA za pracownika. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla tej osoby wynosi 50 lat, a zatem pracodawca musi założyć jej nowe akta osobowe. W przypadku pracownika zatrudnionego jako pomoc apteczna nie byłoby możliwości złożenia raportu informacyjnego, ponieważ stosunek pracy został nawiązany przed 1 styczna 1999 r. i okres przechowywania teczki osobowej z poprzedniego okresu zatrudnienia obligatoryjnie wynosi 50 lat. Zatem pracodawca musi założyć nowe akta pracownicze.

Kontynuowanie prowadzenia akt osobowych oznacza w praktyce, że dokładane przy ponownym zawarciu stosunku pracy z byłym pracownikiem pracownik nie musi przedkładać dokumentów, które już dostarczył pracodawcy, np. świadectw szkolnych czy świadectw pracy. Dokumenty są do teczki osobowej z zachowaniem numeracji w poszczególnych częściach.

Pracodawca 10 sierpnia 2020 r. ponownie zatrudnił pracownika. Jego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał od 5 lipca do 4 września 2019 r. W aktach osobowych w części B ostatni dokument został opisany z numerem 19. Zatem wypełniony nowy kwestionariusz dla pracownika oraz umowa o pracę powinny zostać opisane odpowiednio numerami 20 i 21.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a i 9b, art. 945 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 7, art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe zawody w klasyfikacji od 2026 roku. MRPiPS opublikowało projekt rozporządzenia [Projekt z 9 lipca 2025 r.]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt nowego rozporządzenia dotyczącego klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy. Dokument trafił 14 lipca 2025 r. do konsultacji publicznych i opiniowania. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.

Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

REKLAMA

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

REKLAMA

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

REKLAMA