Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

PROBLEM

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Mają Państwo obowiązek kontynuowania prowadzenia dotychczasowych akt osobowych, które zostały założone pracownikowi podczas zatrudnienia od 1 sierpnia 2019 r. Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie odeszli z pracy i ponownie, po przerwie trwającej krócej niż 10 lat, podpisali umowę o pracę z tym samym pracodawcą, poprzednia teczka osobowa powinna być uaktualniana.

UZASADNIENIE

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Dla pracownika, który został zatrudniony po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy, pracodawca jest zobligowany do kontynuowania prowadzenia teczki osobowej oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Taką zasadę stosujemy w przypadku zatrudnienia tego pracownika w ciągu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się ostatnie zatrudnienie (art. 94⁵ Kodeksu pracy). Odnosi się to również do dokumentacji dotyczącej m.in. ewidencjonowania czasu pracy, urlopów wypoczynkowych czy wypłaconego wynagrodzenia.

Ponowne zatrudnienie pracownika, który podjął pracę po 31 grudnia 2018 r. po raz pierwszy u danego pracodawcy, w ciągu 10 lat od zakończenia umowy o pracę pozwala na kontynuowanie jego akt osobowych.

Kontynuowanie prowadzenia teczki pracowniczej z poprzedniego zatrudnienia u tego samego pracodawcy nie zawsze jest możliwe. W niektórych przypadkach pracodawca powinien założyć nowe akta osobowe. Kryteriami określającymi, czy pracodawca powinien założyć nową teczkę osobową dla pracownika, który odszedł z pracy i ponownie został zatrudniony, są terminy, z jakimi zostały nawiązane stosunki pracy, oraz okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakończenie zatrudnienia przed 1 stycznia 2019 r. i ponowne podjęcie pracy po 31 grudnia 2018 r. Dla pracowników ponownie zatrudnionych u tego samego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., których poprzedni stosunek pracy zakończył się przed 2019 r., pracodawca powinien założyć nowe teczki osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Teczka pracownicza dla osoby zatrudnionej przed 1 stycznia 2019 r. powinna być przechowywana przez okres 50 lat, od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kontynuowanie prowadzenia poprzednich akt pracowniczych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy do zatrudnienia doszło po wprowadzeniu reformy emerytalnej, czyli po 31 grudnia 1998 r., i pracodawca spełni kilka obowiązków. Jednym z nich jest złożenie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW oraz przekazanie za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., raportów informacyjnych ZUS RIA. Przekazanie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA jest równoważne ze skróceniem okresu przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA za pracownika. Po przekazaniu do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika, który poprzednią umowę o pracę zawarł przed 1 stycznia 2019 r., może kontynuować prowadzenie jego akt osobowych.