REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

Frączek Anna
Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika.
Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika.
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

PROBLEM

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

Autopromocja

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Mają Państwo obowiązek kontynuowania prowadzenia dotychczasowych akt osobowych, które zostały założone pracownikowi podczas zatrudnienia od 1 sierpnia 2019 r. Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie odeszli z pracy i ponownie, po przerwie trwającej krócej niż 10 lat, podpisali umowę o pracę z tym samym pracodawcą, poprzednia teczka osobowa powinna być uaktualniana.

UZASADNIENIE

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Dla pracownika, który został zatrudniony po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy, pracodawca jest zobligowany do kontynuowania prowadzenia teczki osobowej oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Taką zasadę stosujemy w przypadku zatrudnienia tego pracownika w ciągu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się ostatnie zatrudnienie (art. 945 Kodeksu pracy). Odnosi się to również do dokumentacji dotyczącej m.in. ewidencjonowania czasu pracy, urlopów wypoczynkowych czy wypłaconego wynagrodzenia.

Ponowne zatrudnienie pracownika, który podjął pracę po 31 grudnia 2018 r. po raz pierwszy u danego pracodawcy, w ciągu 10 lat od zakończenia umowy o pracę pozwala na kontynuowanie jego akt osobowych.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Kontynuowanie prowadzenia teczki pracowniczej z poprzedniego zatrudnienia u tego samego pracodawcy nie zawsze jest możliwe. W niektórych przypadkach pracodawca powinien założyć nowe akta osobowe. Kryteriami określającymi, czy pracodawca powinien założyć nową teczkę osobową dla pracownika, który odszedł z pracy i ponownie został zatrudniony, są terminy, z jakimi zostały nawiązane stosunki pracy, oraz okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Zakończenie zatrudnienia przed 1 stycznia 2019 r. i ponowne podjęcie pracy po 31 grudnia 2018 r. Dla pracowników ponownie zatrudnionych u tego samego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., których poprzedni stosunek pracy zakończył się przed 2019 r., pracodawca powinien założyć nowe teczki osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Teczka pracownicza dla osoby zatrudnionej przed 1 stycznia 2019 r. powinna być przechowywana przez okres 50 lat, od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kontynuowanie prowadzenia poprzednich akt pracowniczych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy do zatrudnienia doszło po wprowadzeniu reformy emerytalnej, czyli po 31 grudnia 1998 r., i pracodawca spełni kilka obowiązków. Jednym z nich jest złożenie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW oraz przekazanie za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., raportów informacyjnych ZUS RIA. Przekazanie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA jest równoważne ze skróceniem okresu przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA za pracownika. Po przekazaniu do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika, który poprzednią umowę o pracę zawarł przed 1 stycznia 2019 r., może kontynuować prowadzenie jego akt osobowych.

Zatrudnienie pracownika przed 1 stycznia 1999 r. i ponowne podjęcie pracy u tego samego pracodawcy. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt osobowych. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika pracodawca zakłada i prowadzi dla niego nową teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Zatrudnienie pracownika po 31 grudnia 2018 r. i ponownie przyjęcie do pracy po 10 latach. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., którzy kolejny raz, po przerwie trwającej dłużej niż 10 lat nawiążą stosunek pracy z tym samym pracodawcą, pracodawca będzie zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą. Teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie. Po upływie tego okresu, w przypadku ponownego zatrudnienia u tego samego podmiotu zatrudniającego, nawet gdy dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, pracodawca ma obowiązek założyć nową teczkę osobową.

Pracodawca z uwagi na wzmożoną liczbę pacjentów odwiedzających aptekę od 1 września 2020 r. postanowił zatrudnić nowych pracowników:

  • magistra farmacji w pełnym wymiarze czasu pracy, który poprzednio pracował u tego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2019 r.,
  • technika farmaceutycznego w niepełnym wymiarze czasu pracy, poprzednio zatrudnionego na czas nieokreślony od 17 marca 2015 r. Umowa z technikiem została rozwiązana na mocy porozumienia stron 31 stycznia 2020 r.,
  • pomoc apteczną w niepełnym wymiarze czasu pracy, z którą poprzednio zawarł stosunek pracy od 12 grudnia 1997 r. na czas nieokreślony. Umowa została rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który upłynął 31 sierpnia 2017 r.

Pracodawca nie złożył do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW. Prowadzenie akt osobowych z poprzedniego zatrudnienia może być kontynuowane tylko w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku magistra farmacji, ponieważ poprzedni stosunek pracy został zawarty po 31 grudnia 2018 r. W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku technika farmaceutycznego pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a pracodawca nie zdecydował się na przekazanie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA za pracownika. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla tej osoby wynosi 50 lat, a zatem pracodawca musi założyć jej nowe akta osobowe. W przypadku pracownika zatrudnionego jako pomoc apteczna nie byłoby możliwości złożenia raportu informacyjnego, ponieważ stosunek pracy został nawiązany przed 1 styczna 1999 r. i okres przechowywania teczki osobowej z poprzedniego okresu zatrudnienia obligatoryjnie wynosi 50 lat. Zatem pracodawca musi założyć nowe akta pracownicze.

Kontynuowanie prowadzenia akt osobowych oznacza w praktyce, że dokładane przy ponownym zawarciu stosunku pracy z byłym pracownikiem pracownik nie musi przedkładać dokumentów, które już dostarczył pracodawcy, np. świadectw szkolnych czy świadectw pracy. Dokumenty są do teczki osobowej z zachowaniem numeracji w poszczególnych częściach.

Pracodawca 10 sierpnia 2020 r. ponownie zatrudnił pracownika. Jego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał od 5 lipca do 4 września 2019 r. W aktach osobowych w części B ostatni dokument został opisany z numerem 19. Zatem wypełniony nowy kwestionariusz dla pracownika oraz umowa o pracę powinny zostać opisane odpowiednio numerami 20 i 21.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a i 9b, art. 945 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 7, art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Gdzie in vitro refundowane? W jakich miastach jest dofinansowanie do in vitro? [wykaz placówek]

Wreszcie! Wiele par na to czekało - wiadomo już gdzie in vitro jest refundowane. Jest szczegółowy wykaz miast i placówek. Tych miejsc jest łącznie 58! Najwięcej placówek jest w Krakowie, Warszawie, Poznaniu i w Katowicach. Łączna suma przyznanych kwot na 2024 rok wynosi 359,135,885.00 zł. W latach 2024-2028” łącznie ma zostać przeznaczone 2,5 mld zł. 

Zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego

Czy jest zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego? Komu przysługuje zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego? Kiedy przysługuje zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego? Jak uzyskać zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego?

Pasek wynagrodzeń na prywatny adres email pracownika. Czy to zgodne z prawem?

Pasek wynagrodzeń na prywatny adres email pracownika. Czy to zgodne z prawem? W praktyce powstaje wiele wątpliwości jakie dane pracowników i do jakich celów może wykorzystywać pracodawca. Okazuje się, że przepisy nie są restrykcyjne, ale najważniejsza jest dobrowolna zgoda pracownika.

Wypłata świadczenia urlopowego w 2024 roku a wpłata na PPK

Czy od wypłacanego w 2024 roku pracownikom świadczenia urlopowego pracodawca ma obowiązek naliczać wpłaty do PPK?

REKLAMA

Ile płacą w komisji wyborczej do europarlamentu 2024?

Kiedy wybory do europarlamentu? W jakich godzinach są wybory do europarlamentu? Ile płacą w komisji wyborczej do europarlamentu 2024? Jak głosować w wyborach do europarlamentu? Czy członkom komisji przysługuje zwrot kosztów dojazdu?

Zasiłek opiekuńczy dla samotnego rodzica

Komu przysługuje zasiłek opiekuńczy? Przez ile przysługuje zasiłek opiekuńczy? Jakie są dodatki i zasiłki dla rodzica samotnie wychowującego dziecko? Ile w 2024 roku wynosi dodatek z tytułu samotnego wychowywania dziecka?

Dni wolne w Boże Ciało 2024 r. Czy za pracę w święta wyższe wynagrodzenie

Boże Ciało kiedy wypada? Czy w Boże Ciało sklepy są otwarte? Czy w Boże Ciało trzeba iść do kościoła? Czy za pracę w święta wyższe wynagrodzenie? Czy przysługuje dzień wolny za pracę w niedzielę oraz święto?

Sygnaliści pod ochroną. Będą nowe obowiązki dla pracodawców

Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa nakłada nowe obowiązki na pracodawców.

REKLAMA

Kosztowny obowiązek. Dofinansowanie pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych

Pracodawca powinien zapewnić okulary lub szkła kontaktowe pracownikom zatrudnionym przy obsłudze monitora ekranowego. Czy pracownik ma prawo do jednoczesnej refundacji zarówno okularów korygujących wzrok, jak i szkieł kontaktowych?

Świadectwo pracy 2024 r.

W dniu zakończenia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy. Co pracownik powinien otrzymać razem ze świadectwem pracy?

REKLAMA