Kategorie

Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nowe akta osobowe

Frączek Anna
Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika.
Ponowne zatrudnienie a akta osobowe pracownika.
ShutterStock
Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

PROBLEM

Zatrudnialiśmy pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony od 1 sierpnia 2019 r. do 29 lutego 2020 r. w pełnym wymiarze czasu pracy na stanowisku technika farmaceutycznego. Umowa o pracę rozwiązała się z upływem czasu, na jaki była zawarta. Po 6-miesięcznej przerwie od 1 września 2020 r. ponownie nawiązaliśmy stosunek pracy z byłym pracownikiem w niepełnym wymiarze czasu pracy na tym samym stanowisku. Czy akta osobowe tego pracownika powinny być kontynuowane, czy należy założyć nową dokumentację?

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

RADA

Mają Państwo obowiązek kontynuowania prowadzenia dotychczasowych akt osobowych, które zostały założone pracownikowi podczas zatrudnienia od 1 sierpnia 2019 r. Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie odeszli z pracy i ponownie, po przerwie trwającej krócej niż 10 lat, podpisali umowę o pracę z tym samym pracodawcą, poprzednia teczka osobowa powinna być uaktualniana.

UZASADNIENIE

Reklama

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest założenie, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Dla pracownika, który został zatrudniony po raz pierwszy u danego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., a następnie ponownie został zatrudniony u tego pracodawcy, pracodawca jest zobligowany do kontynuowania prowadzenia teczki osobowej oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Taką zasadę stosujemy w przypadku zatrudnienia tego pracownika w ciągu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się ostatnie zatrudnienie (art. 945 Kodeksu pracy). Odnosi się to również do dokumentacji dotyczącej m.in. ewidencjonowania czasu pracy, urlopów wypoczynkowych czy wypłaconego wynagrodzenia.

Ponowne zatrudnienie pracownika, który podjął pracę po 31 grudnia 2018 r. po raz pierwszy u danego pracodawcy, w ciągu 10 lat od zakończenia umowy o pracę pozwala na kontynuowanie jego akt osobowych.

Kontynuowanie prowadzenia teczki pracowniczej z poprzedniego zatrudnienia u tego samego pracodawcy nie zawsze jest możliwe. W niektórych przypadkach pracodawca powinien założyć nowe akta osobowe. Kryteriami określającymi, czy pracodawca powinien założyć nową teczkę osobową dla pracownika, który odszedł z pracy i ponownie został zatrudniony, są terminy, z jakimi zostały nawiązane stosunki pracy, oraz okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Reklama

Zakończenie zatrudnienia przed 1 stycznia 2019 r. i ponowne podjęcie pracy po 31 grudnia 2018 r. Dla pracowników ponownie zatrudnionych u tego samego pracodawcy po 31 grudnia 2018 r., których poprzedni stosunek pracy zakończył się przed 2019 r., pracodawca powinien założyć nowe teczki osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą. Teczka pracownicza dla osoby zatrudnionej przed 1 stycznia 2019 r. powinna być przechowywana przez okres 50 lat, od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Kontynuowanie prowadzenia poprzednich akt pracowniczych jest możliwe jedynie w sytuacji, gdy do zatrudnienia doszło po wprowadzeniu reformy emerytalnej, czyli po 31 grudnia 1998 r., i pracodawca spełni kilka obowiązków. Jednym z nich jest złożenie do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW oraz przekazanie za wszystkich ubezpieczonych, zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., raportów informacyjnych ZUS RIA. Przekazanie do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA jest równoważne ze skróceniem okresu przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Okres 10 lat jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny ZUS RIA za pracownika. Po przekazaniu do ZUS raportów informacyjnych ZUS RIA pracodawca przy ponownym zatrudnieniu pracownika, który poprzednią umowę o pracę zawarł przed 1 stycznia 2019 r., może kontynuować prowadzenie jego akt osobowych.

Zatrudnienie pracownika przed 1 stycznia 1999 r. i ponowne podjęcie pracy u tego samego pracodawcy. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania akt osobowych. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat, od dnia rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy o pracę. W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika pracodawca zakłada i prowadzi dla niego nową teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Zatrudnienie pracownika po 31 grudnia 2018 r. i ponownie przyjęcie do pracy po 10 latach. Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., którzy kolejny raz, po przerwie trwającej dłużej niż 10 lat nawiążą stosunek pracy z tym samym pracodawcą, pracodawca będzie zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą. Teczkę osobową oraz pozostałą dokumentację pracowniczą pracodawca przechowuje przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie. Po upływie tego okresu, w przypadku ponownego zatrudnienia u tego samego podmiotu zatrudniającego, nawet gdy dokumentacja nie została jeszcze zniszczona, pracodawca ma obowiązek założyć nową teczkę osobową.

Pracodawca z uwagi na wzmożoną liczbę pacjentów odwiedzających aptekę od 1 września 2020 r. postanowił zatrudnić nowych pracowników:

  • magistra farmacji w pełnym wymiarze czasu pracy, który poprzednio pracował u tego pracodawcy na podstawie umowy o pracę zawartej na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2019 r.,
  • technika farmaceutycznego w niepełnym wymiarze czasu pracy, poprzednio zatrudnionego na czas nieokreślony od 17 marca 2015 r. Umowa z technikiem została rozwiązana na mocy porozumienia stron 31 stycznia 2020 r.,
  • pomoc apteczną w niepełnym wymiarze czasu pracy, z którą poprzednio zawarł stosunek pracy od 12 grudnia 1997 r. na czas nieokreślony. Umowa została rozwiązana z zachowaniem okresu wypowiedzenia, który upłynął 31 sierpnia 2017 r.

Pracodawca nie złożył do ZUS oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych ZUS OSW. Prowadzenie akt osobowych z poprzedniego zatrudnienia może być kontynuowane tylko w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku magistra farmacji, ponieważ poprzedni stosunek pracy został zawarty po 31 grudnia 2018 r. W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku technika farmaceutycznego pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a pracodawca nie zdecydował się na przekazanie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA za pracownika. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla tej osoby wynosi 50 lat, a zatem pracodawca musi założyć jej nowe akta osobowe. W przypadku pracownika zatrudnionego jako pomoc apteczna nie byłoby możliwości złożenia raportu informacyjnego, ponieważ stosunek pracy został nawiązany przed 1 styczna 1999 r. i okres przechowywania teczki osobowej z poprzedniego okresu zatrudnienia obligatoryjnie wynosi 50 lat. Zatem pracodawca musi założyć nowe akta pracownicze.

Kontynuowanie prowadzenia akt osobowych oznacza w praktyce, że dokładane przy ponownym zawarciu stosunku pracy z byłym pracownikiem pracownik nie musi przedkładać dokumentów, które już dostarczył pracodawcy, np. świadectw szkolnych czy świadectw pracy. Dokumenty są do teczki osobowej z zachowaniem numeracji w poszczególnych częściach.

Pracodawca 10 sierpnia 2020 r. ponownie zatrudnił pracownika. Jego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy trwał od 5 lipca do 4 września 2019 r. W aktach osobowych w części B ostatni dokument został opisany z numerem 19. Zatem wypełniony nowy kwestionariusz dla pracownika oraz umowa o pracę powinny zostać opisane odpowiednio numerami 20 i 21.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a i 9b, art. 945 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320

art. 7, art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją - Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?