Kategorie

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?
Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?
ShutterStock
Praca zdalna wymusiła przyspieszoną digitalizację dokumentacji. Dla pracodawców wiąże się to z oszczędnościami kosztów, miejsca i czasu. Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Praca zdalna wymusiła digitalizację dokumentacji

Reklama

Wprowadzenie na szeroką skalę pracy zdalnej przyspiesza digitalizację dokumentów. – To oznacza łatwy i szybki dostęp do dokumentacji, większą ergonomię pracy i bezpieczeństwo oraz uwolnienie przestrzeni biurowej. Przyspiesza też transformację cyfrową – przekonują eksperci Impel Business Solutions. Cały proces – choć wydaje się trudnym przedsięwzięciem – można przyspieszyć.

– W dobie zdalnej pracy digitalizacja jest kluczowa dla większości aspektów. Praca na komputerze wymaga od nas dostarczenia wsadu elektronicznego. Jednak dziś wiele dokumentów wciąż ma formę papierową. Jeżeli chcemy realizować usługi w zakresie home office, wymagane jest od nas zdigitalizowanie ich tak, aby osoby pracujące w domu mogły spokojnie je przetwarzać – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions. – W przeciwnym wypadku musielibyśmy te dokumenty do pracownika dostarczyć i w dodatku odpowiednio zabezpieczyć.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Dotychczas elektroniczny obieg dokumentów wprowadzały przede wszystkim przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze geograficznej czy największe korporacje, zwłaszcza z branży finansowej. W dobie koronawirusa i szerokiej popularyzacji pracy zdalnej na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, m.in. te prowadzące dokumentację kadrowo-płacową.

– W tej chwili wprowadzane jest to w coraz szerszym zakresie, począwszy od cyfrowego obiegu faktur, poprzez coraz bardziej zaawansowane procesy, aż do digitalizacji akt osobowych. Realizujemy to dla coraz większej liczby klientów, nie tylko dużych, ale i małych – wskazuje Kamil Senger.

Szybsze przetwarzanie dokumentów

Grupa Impel podaje, że firmy, które z powodzeniem przeprowadziły transformację cyfrową, są w stanie przetwarzać nawet około miliona plików rocznie. Digitalizacja daje też wymierne korzyści. Pozwala obniżyć koszty przechowywania dokumentacji, oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo, bo minimalizuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia papierowych akt. Umożliwia też dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co ma istotne znaczenie podczas pracy zdalnej.

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa

– Digitalizacja to pierwszy krok w stronę cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, taka furtka dla innych nowych technologii, w tym robotyzacji czy automatyzacji procesów, które dziś budują realną przewagę przedsiębiorstwa. Jeszcze dwa lata temu w Impel Business Solutions pracowaliśmy głównie z dokumentami papierowymi, a odsetek digitalizacji był niewielki, natomiast dziś wynosi on ponad 90 proc., a dążymy do 100 proc. – podkreśla Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Proces digitalizacji

Sam proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, warto się do niego jednak odpowiednio przygotować – zaplanować zakres prac, skonfigurować dane i sprzęt, wszystko po to, by nie wstrzymywało to bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

– Dobre zaplanowanie procesu pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w zasadzie do zera – ocenia Paweł Ocibiński.

Reklama

Należy też ustalić, które dokumenty trzeba zeskanować, a następnie nadać im kod kreskowy. To nośnik informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, ułatwia też wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale digitalizować można niemal każdy typ plików, np. paragony zakupu.

– Kolejnym krokiem jest weryfikacja poprawności skanowania, na tym etapie wychwytywane i korygowane są ewentualne błędy. Przeważnie proces kończy się indeksacją dokumentów i przywróceniem oryginałów do ich pierwotnego stanu – wskazuje kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Zwykle po zeskanowaniu dokumentów znaczną ich część można zniszczyć, co uwalnia przestrzeń biurową. To jedna z podstawowych korzyści digitalizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po nasze publikacje
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT +  VAT w e-commerce
KOMPLET: VAT zmiany od 1 lipca 2021 + JPK_VAT + VAT w e-commerce
Tylko teraz
99,00 zł
119,70
Przejdź do sklepu
Źródło: Newseria.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?