REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?
Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna wymusiła przyspieszoną digitalizację dokumentacji. Dla pracodawców wiąże się to z oszczędnościami kosztów, miejsca i czasu. Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Praca zdalna wymusiła digitalizację dokumentacji

Wprowadzenie na szeroką skalę pracy zdalnej przyspiesza digitalizację dokumentów. – To oznacza łatwy i szybki dostęp do dokumentacji, większą ergonomię pracy i bezpieczeństwo oraz uwolnienie przestrzeni biurowej. Przyspiesza też transformację cyfrową – przekonują eksperci Impel Business Solutions. Cały proces – choć wydaje się trudnym przedsięwzięciem – można przyspieszyć.

REKLAMA

– W dobie zdalnej pracy digitalizacja jest kluczowa dla większości aspektów. Praca na komputerze wymaga od nas dostarczenia wsadu elektronicznego. Jednak dziś wiele dokumentów wciąż ma formę papierową. Jeżeli chcemy realizować usługi w zakresie home office, wymagane jest od nas zdigitalizowanie ich tak, aby osoby pracujące w domu mogły spokojnie je przetwarzać – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions. – W przeciwnym wypadku musielibyśmy te dokumenty do pracownika dostarczyć i w dodatku odpowiednio zabezpieczyć.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

REKLAMA

Dotychczas elektroniczny obieg dokumentów wprowadzały przede wszystkim przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze geograficznej czy największe korporacje, zwłaszcza z branży finansowej. W dobie koronawirusa i szerokiej popularyzacji pracy zdalnej na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, m.in. te prowadzące dokumentację kadrowo-płacową.

– W tej chwili wprowadzane jest to w coraz szerszym zakresie, począwszy od cyfrowego obiegu faktur, poprzez coraz bardziej zaawansowane procesy, aż do digitalizacji akt osobowych. Realizujemy to dla coraz większej liczby klientów, nie tylko dużych, ale i małych – wskazuje Kamil Senger.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szybsze przetwarzanie dokumentów

Grupa Impel podaje, że firmy, które z powodzeniem przeprowadziły transformację cyfrową, są w stanie przetwarzać nawet około miliona plików rocznie. Digitalizacja daje też wymierne korzyści. Pozwala obniżyć koszty przechowywania dokumentacji, oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo, bo minimalizuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia papierowych akt. Umożliwia też dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co ma istotne znaczenie podczas pracy zdalnej.

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa

– Digitalizacja to pierwszy krok w stronę cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, taka furtka dla innych nowych technologii, w tym robotyzacji czy automatyzacji procesów, które dziś budują realną przewagę przedsiębiorstwa. Jeszcze dwa lata temu w Impel Business Solutions pracowaliśmy głównie z dokumentami papierowymi, a odsetek digitalizacji był niewielki, natomiast dziś wynosi on ponad 90 proc., a dążymy do 100 proc. – podkreśla Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Proces digitalizacji

Sam proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, warto się do niego jednak odpowiednio przygotować – zaplanować zakres prac, skonfigurować dane i sprzęt, wszystko po to, by nie wstrzymywało to bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

– Dobre zaplanowanie procesu pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w zasadzie do zera – ocenia Paweł Ocibiński.

REKLAMA

Należy też ustalić, które dokumenty trzeba zeskanować, a następnie nadać im kod kreskowy. To nośnik informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, ułatwia też wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale digitalizować można niemal każdy typ plików, np. paragony zakupu.

– Kolejnym krokiem jest weryfikacja poprawności skanowania, na tym etapie wychwytywane i korygowane są ewentualne błędy. Przeważnie proces kończy się indeksacją dokumentów i przywróceniem oryginałów do ich pierwotnego stanu – wskazuje kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Zwykle po zeskanowaniu dokumentów znaczną ich część można zniszczyć, co uwalnia przestrzeń biurową. To jedna z podstawowych korzyści digitalizacji.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA