| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019

Wykaz dokumentów w aktach osobowych (4 części) 2019

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części (obecnie wyróżniamy 3 części). Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach?

w) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

z) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

za) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

zb) wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

zc) pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

Katalog dokumentów i oświadczeń w tej części jest otwarty i pracodawca będzie mógł zgromadzić inne dokumenty, które są niezbędne do dokumentowania zdarzeń w trakcie trwania zatrudnienia pracownika.

Część C akt osobowych

W tej części mają znaleźć się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu (obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o nałożeniu na pracownika kary porządkowej po roku nienagannej pracy).

Część D akt osobowych

W części D powinny znaleźć się oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

d) kopię wydanego świadectwa pracy,

e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

Podobnie jak część B, katalog dokumentów i oświadczeń jest otwarty.

Sposób przechowywania dokumentów

Wszystkie dokumenty i oświadczenia, które znajdują się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ponumerować i przechowywać w porządku chronologicznym. Ponadto każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów/oświadczeń znajdujących się w niej. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej.

Dodatkowo w projekcie przewidziano możliwość podzielenia części B na mniejsze części – katalogi tematyczne, tak aby można było w nich przechowywać oświadczenia lub dokumenty powiązane ze sobą tematycznie nadając odpowiednio numery B1, B2, B3, np. część B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, część B2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, B2 - potwierdzenia zapoznania się pracownika z dokumentami itd.

W przypadku części C, przewidziano możliwość jej podziału na mniejsze części (C1, C2 i kolejne) dotyczące nałożenia określonej kary - w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części. Obowiązkiem pracodawcy będzie monitorowanie okresu umożliwiającego przechowywanie dokumentu dotyczącego nałożenia danej kary, w celu jego usunięcia z części C z upływem okresu zatarcia kary. Oznacza to, że w sytuacji usunięcia dokumentu zmianie ulegnie również numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.

Etap legislacyjny: Konsultacje publiczne

Podstawa prawna:

- Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 13 września 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Artykuł partnerski

Eksperci portalu infor.pl

Małgorzata Małecka

Radca prawny

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »