Zasady ustalania wysokości wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

Izabela Zawacka, radca prawny w Kancelarii Prawa Pracy „Wojewódka i Wspólnicy” Sp. k.

Kodeks pracy nie przewiduje takiego składnika wynagrodzenia jak dodatek urlopowy. W przepisach  mowa jest natomiast o wynagrodzeniu za czas urlopu wypoczynkowego (wynagrodzeniu urlopowym).  Zgodnie z dyspozycją art. 172 kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Przez zmienne składniki wynagrodzenia należy rozumieć składniki wynagrodzenia nie będące stałym, miesięcznym wynagrodzeniem zasadniczym (np. premie, prowizje).

Powyższa zasada została rozwinięta w Rozporządzeniu Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z jego przepisami wynagrodzenie urlopowe oblicza się: dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie, mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Wpływ kary porządkowej na wynagrodzenie pracownika

Ustalając podstawy wliczania określonych składników wynagrodzenia do podstawy wynagrodzenia urlopowego, należy wyróżnić 4 rodzaje tych składników:

1. roszczeniowe miesięczne składniki wynagrodzenia wypłacane w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze);
2. roszczeniowe składniki wynagrodzenia wypłacane w zmiennej wysokości za okresy nie dłuższe, niż miesiąc (np. premia miesięczna);
3. roszczeniowe składniki wynagrodzenia wypłacane w zmiennej wysokości za okresy dłuższe, niż 1 miesiąc (np. premia roczna);
4. uznaniowe składniki wynagrodzenia (np. nagroda).

Najbardziej aktualna na rynku książka dotycząca klasyfikacji budżetowej

Roszczeniowe składniki miesięczne wypłacane w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze)

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Chodzi tu przede wszystkim o wynagrodzenie zasadnicze oraz np. premie, które są wypłacane w stałej wysokości (a więc są uniezależnione od stopnia realizacji przez pracownika przesłanek premiowych) lub dodatki w stałej wysokości (np. dodatek funkcyjny). Jeżeli więc pracownik wykorzystuje urlop wypoczynkowy np. w czerwcu, zaś wynagrodzenie za czerwiec jest stałe i wynosi np. 5 000,00 zł, to za podstawę obliczania wysokości wynagrodzenia urlopowego bierze się wynagrodzenie należne za miesiąc czerwiec (miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego).

Jak wyliczyć wynagrodzenie urlopowe?

Roszczeniowe składniki wynagrodzenia wypłacane w zmiennej wysokości za okresy nie dłuższe, niż miesiąc (np. premia miesięczna)

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe, niż jeden miesiąc (z wyjątkiem miesięcznych składników wynagrodzenia wypłacanych w stałej wysokości, o  których mowa w pkt 4 powyżej) uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Będą tu więc wszelkiego rodzaju prowizje albo premie miesięczne, jeżeli ich wysokość nie jest stała, z góry określona (tak jak wynagrodzenie zasadnicze), tylko zależy od wielu zmiennych (najczęściej od stopnia realizacji poszczególnych celów premiowych). Za takie składniki wynagrodzenia można uznać miesięczne premie roszczeniowe wynikające z regulaminów premiowych obowiązujących w Spółce. Przez "wynagrodzenie wypłacone", o którym mowa w § 8 ust. 1 rzeczonego Rozporządzenia  należy rozumieć wynagrodzenie przysługujące za okres, z którego ustalana była podstawa wymiaru wynagrodzenia, choćby jego faktyczne wypłacenie nastąpiło w późniejszym terminie. Należy zwrócić uwagę, iż w przepisie tym chodzi o to, za jaki okres premia przysługuje, a nie kiedy została wypłacona. Nawet więc, jeżeli premia przysługuje i jest naliczana za każdy okres premiowy równy miesiącowi lub krócej, ale jest wypłacana łącznie raz na dwa miesiące, to będzie ona wliczana do wynagrodzenia urlopowego.

W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa wyżej, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Chodzi tu o przypadki dużych rozpiętości w wysokości określonego zmiennego składnika wynagrodzenia (np. w jednym miesiącu pracownik uzyskał daną premię w wysokości 1 000,00 zł, w następnym 10 000,00 zł, w innym 5 000,00 zł, a w jeszcze innym 500,00 zł). W przypadku takich dużych wahań, aby zobiektywizować średnią premiową na potrzeby obliczania wynagrodzenia urlopowego, i aby pracownik nie był stratny, należy zsumować wszystkie premie wypłacone w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających okres urlopowy. Jeżeli u pracodawcy  nie występują tak duże rozpiętości w wysokości premii za poszczególne miesiące/kwartały (będące okresami premiowymi), należy stosować zasadę, że średnia urlopowa jest wyliczana z ostatnich 3 miesięcy.

Forum Kadry

Roszczeniowe składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości wypłacane za okresy dłuższe, niż 1 miesiąc (np. premia roczna)

Jeżeli pracownikowi przysługują określone zmienne składniki wynagrodzenia, które należą się za okresy dłuższe, niż miesiąc (np. premia roczna, premia kwartalna), wypłaca się je w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 wzmiankowanego Rozporządzenia). To oznacza, że jeżeli np. pracownik korzysta z urlopu w grudniu i w grudniu są wypłacane premie roczne, są one wypłacane niezależnie od wypłaty wynagrodzenia urlopowego (nie wlicza się ich do podstawy). Podobnie jest w sytuacji, gdy np. pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym w styczniu, a premia roczna jest mu wypłacana w grudniu roku poprzedniego. To samo dotyczy zaliczek na poczet premii rocznej – nawet, jeśli są one wypłacane w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop (a ich wysokość jest stała, z góry określona), to nie wlicza się ich do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, ponieważ są one częścią składową premii rocznej.

Uznaniowe składniki wynagrodzenia (np. nagroda)

Należy zwrócić uwagę,  że pod uwagę powinno się brać tylko składniki roszczeniowe, a wiec takie, do których pracownik ma prawo (wynikające np. z umowy o pracę, z regulaminu wynagradzania, etc.). Stąd wszelkiego rodzaju wypłaty, nawet, jeżeli zostały dokonane w okresie ostatnich 3 miesięcy poprzedzających okres urlopowy, jeżeli mają charakter uznaniowy (np. nagrody w wysokości dowolnie ustalonej przez pracodawcę) nie będą wliczane do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lipca 2000 roku (sygn. akt; I PKN 17/00; OSNP 2002/3/77), zgodnie z którym „Tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Nie może więc być uwzględniana w wysokości odszkodowania z tytułu wadliwego rozwiązania stosunku pracy, a także wynagrodzenia za okres zawieszenia w czynnościach tymczasowego kierownika przedsiębiorstwa państwowego”.

Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Stan prawny: 6 sierpnia 2014 roku

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.  Kodeks pracy,
• Rozporządzenie Ministra Pracy I Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop