Jak rozliczyć zwrot niesłusznie wypłaconej nagrody jubileuszowej

Problem

W 2015 r. niesłusznie wypłaciliśmy nauczycielowi nagrodę jubileuszową, od której został pobrany wyłącznie podatek. Nauczyciel zgodził się zwrócić nagrodę. W jakiej wysokości powinien dokonać jej zwrotu – przed opodatkowaniem czy w kwocie faktycznie wypłaconej? Jak taki zwrot wykazać na liście płac, w PIT-4R, PIT-11 oraz w rocznym rozliczeniu PIT-37 za 2016 r.?

Rada

Państwa pracownik powinien zwrócić nagrodę w kwocie z podatkiem (tzw. brutto). Uzyskany przez nauczyciela przychód w miesiącu dokonywania zwrotu nagrody powinni Państwo pomniejszyć o wysokość niesłusznie wypłaconej gratyfikacji. W formularzach PIT-4R i PIT-11 za 2016 r. należy wykazać przychód i zaliczki podatkowe obliczone z uwzględnieniem otrzymanej nadpłaty. Nauczyciel swoje rozliczenie roczne za 2016 r. (PIT-37) powinien sporządzić na podstawie otrzymanej informacji PIT-11 za ten rok. Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy produkt: Karta Nauczyciela z komentarzem (PDF)

Uzasadnienie

Nienależnie otrzymana przez pracownika nagroda jubileuszowa i jej zwrot powodują konieczność właściwego rozliczenia nadpłaty. Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, to przy ustaleniu wysokości bieżącej zaliczki na podatek pracodawca pomniejsza dochód o kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką) (art. 41b ustawy o pdof). Zatem pracownik zwraca nadpłacone mu świadczenie w kwocie z podatkiem (brutto). Zwróconą przez pracownika nagrodę pracodawca odejmuje od jego dochodu ustalonego do celów obliczenia zaliczki podatkowej w miesiącu, w którym zatrudniony dokonał zwrotu.

W grudniu 2015 r. szkoła, w wyniku pomyłki, wypłaciła niesłusznie jednemu z nauczycieli nagrodę jubileuszową w wysokości 2560 zł brutto. Od nagrody potrącono tylko podatek dochodowy – 461 zł. Nauczyciel zwrócił nagrodę przelewem w kwocie brutto w kwietniu 2016 r. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie brutto w wysokości 3800 zł, ma prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył PIT-2. Podstawa opodatkowania wynagrodzenia w kwietniu wyniosła 3168 zł. Należy ją pomniejszyć o zwróconą nagrodę, tj. o kwotę 2560 zł. Zatem opodatkować trzeba 608 zł (3168 zł – 2560 zł).

W praktyce może się zdarzyć, że zwracana kwota przewyższa dochód do celów obliczenia podatku osiągnięty w danym miesiącu. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo pomniejszyć wskazany dochód pracownika osiągnięty w kolejnych miesiącach o wysokość powstałej różnicy, aż do pełnego rozliczenia nadpłaty. Pracodawca może tak postąpić jedynie w roku podatkowym, w którym pracownik zwrócił niesłusznie otrzymane świadczenie (i tylko w stosunku do osób nadal pozostających w zatrudnieniu u tego pracodawcy).

Jeżeli zwrot nie zostanie rozliczony przez pracodawcę w danym roku, powstałą nadpłatę, która nie została uwzględniona przez zakład pracy, podatnik może rozliczyć samodzielnie, odliczając ją od dochodu w składanym zeznaniu rocznym. W przypadku gdy kwota zwrotu przekracza dochód uzyskany w danym roku podatkowym, podatnik jest uprawniony do odliczenia pozostałej nadwyżki od dochodu uzyskanego w najbliższych, kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o pdof). Pomniejszenia dochodu przed opodatkowaniem o kwotę zwrotu nienależnego świadczenia podatnik może dokonać na podstawie dokumentu potwierdzającego zwroty nadpłaty, np. potwierdzenia wykonania przelewu.

Zobacz serwis: Umowa o pracę

W przedstawionej sytuacji nie ma potrzeby korygowania PIT-11 i PIT-4R wystawionych za 2015 r. Formularze te muszą bowiem odzwierciedlać stan faktyczny, a więc wysokość rzeczywiście wypłaconego wynagrodzenia, pobranych zaliczek na podatek oraz odprowadzonych przez płatnika składek w danym roku podatkowym. Potwierdzają to m.in. interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 grudnia 2009 r. (IPPB2/415-722/09-2/AS) oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 2 stycznia 2015 r. (ILPB2/415-986/14-2/WS).

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 26 ust. 1 pkt 5, ust. 7h, art. 41b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 615

Autor: Mariusz Pigulski - ekspert i praktyk, od ponad 12 lat zajmujący się prawem pracy i ubezpieczeń społecznych, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo-płacowej

Dołącz do grona ekspertów Infor.pl!