Pracownicy nie otrzymują wypłaty w terminie. Co można z tym zrobić?

• Wypłata wynagrodzenia w terminie - obowiązek pracodawcy
• Tylko 80% pracowników otrzymuje wynagrodzenie na czas
• Małe firmy częściej opóźniają się z wypłatą wynagrodzenia
• Outsourcing HR
• Priorytety płacowe pracodawców na 2026 r.

Wypłata wynagrodzenia w terminie - obowiązek pracodawcy

Wyniki najnowszego badania rynku pracy, przeprowadzone przez SD Worx, pokazują, że nadal nie wszyscy zatrudnieni w Polsce otrzymują wynagrodzenie w terminie. Jednocześnie, coraz więcej polskich biznesów szuka wsparcia w tym obszarze, decydując się na outsourcing kadr i płac.

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym w Polsce, pracodawcy są zobowiązani do terminowej wypłaty wynagrodzenia. Art. 85 § 2 Kodeksu pracy stanowi wprost, że wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu powinno zostać wypłacone nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni kolejnego miesiąca kalendarzowego. Przepis ten ma zapewniać pracownikom stabilność finansową i przewidywalność dochodów.

Tylko 80% pracowników otrzymuje wynagrodzenie na czas

Tymczasem, z międzynarodowego badania „2026 HR & Payroll Pulse” przeprowadzonego przez SD Worx w 16 europejskich krajach, wynika, że tylko 81,4 proc. polskich pracowników deklaruje, iż zawsze otrzymuje wynagrodzenie na czas. To wynik niższy niż średnia europejska, która wyniosła 82,9 proc. Jednocześnie 6,4 proc. Polek i Polaków nie zgadza się ze stwierdzeniem, że należność za wykonaną pracę zawsze jest przekazywana na ich konto zgodnie z ustalonym harmonogramem, wobec średniej 5,5 proc. w krajach europejskich. Warto zaznaczyć, że nieprawidłowości częściej dotyczą mniejszych pracodawców – tych z sektora MŚP. Raport SD Worx pokazuje, że to właśnie pracujący w firmach poniżej 250 etatów, najczęściej wskazywali, że nie zawsze otrzymują pensję planowo - aż 8,1 proc. ankietowanych. Podczas gdy w przedsiębiorstwach zatrudniających od 250 do 2499 osób odsetek ten wyniósł 4,3 proc., a w największych podmiotach (>2500 osób) – 3,8 proc.

Na tle 16 badanych państw zajmujemy 4. miejsce pod względem najwyższego odsetka pracowników wskazujących na opóźnienia w wypłatach. Polskę „wyprzedziły” jedynie Hiszpania (10,1 proc.), Francja (8,0 proc.) oraz Serbia (7,3 proc.). Równocześnie Polska uplasowała się na 5. miejscu od końca w zestawieniu państw, w których zatrudnieni najczęściej deklarują, że otrzymują należne im środki bez opóźnień.

Małe firmy częściej opóźniają się z wypłatą wynagrodzenia

Przyczyn wspomnianych nieprawidłowości w realizacji świadczeń pracowniczych może być wiele. Jedną z nich bywa obsługa kadr i płac niedostosowana do specyfiki organizacji – jej skali działalności lub tempa rozwoju. Coraz częściej przedsiębiorstwa sięgają więc po nowoczesne technologie i automatyzację, które pozwalają uporządkować procesy płacowe, ograniczyć ryzyko błędów oraz zapewnić prawidłowe naliczanie, sprawną realizację i proces rozliczeń zgodny z obowiązującym harmonogramem.

- Wypłata na czas to fundament zaufania w relacji pracodawca–pracownik. Wyniki badania wyraźnie pokazują, że to właśnie firmy z sektora MŚP najczęściej borykają się z opóźnieniami w tym zakresie. Właśnie w takich organizacjach kluczowego znaczenia nabiera automatyzacja procesów płacowych, ponieważ nie tylko ułatwia dotrzymanie ustawowych terminów, lecz także porządkuje złożone zadania, pomaga nadążać za zmianami legislacyjnymi oraz odciąża działy kadr i płac. Dobrze dobrane, personalizowane rozwiązania payrollowe realnie wspierają codzienne funkcjonowanie biznesu i pozwalają mniejszym biznesom skutecznie konkurować na coraz bardziej wymagającym rynku. – komentuje Katarzyna Stachniuk, BPO Expert w SD Worx Poland.

Outsourcing HR

SD Worx przeprowadził ankietę również wśród kadry menedżerskiej. Wyniki pokazują, że dziś, częściej niż co czwarta firma w Polsce (29,6 proc.) nadal wykonuje obliczenia i administrację płac w całości we własnym zakresie. Lecz w ciągu trzech lat ten odsetek ma spaść do 21,4 proc. Z kolei 13,3 proc. ankietowanych obecnie łączy wewnętrzne oprogramowanie płacowe z zewnętrznym personelem. A już 16,1 proc. respondentów korzysta z rozwiązania SaaS, w którym wewnętrzne zespoły polegają na specjalistycznym oprogramowaniu płacowym od zewnętrznych dostawców. Co ciekawe, okazuje się, że nad Wisłą to usługi zarządzania płacami (MPS) stanowią dziś największy udział wśród badanych pracodawców. Bowiem już częściej niż co trzeci (37,6 proc.) korzysta z zewnętrznego oprogramowania w połączeniu z częściowym wsparciem ze strony zewnętrznych ekspertów. A w perspektywie 3 lat, ten odsetek ma wzrosnąć o 8,2 pkt. proc. Ten model obsługi HR jest dziś szczególnie popularny w Holandii (56,7 proc.), a także w Belgii i we Włoszech (każde po 56,5 proc.). Co ciekawe, pełen outsourcing również zyskuje na popularności. Choć obecnie korzystanie z niego deklaruje jedynie 3,3 proc. przedsiębiorstw w Polsce to w perspektywie 2029 roku, tę formę wybiera już 8,2 proc. ankietowanych. Raport podkreśla, że inne europejskie kraje są zdecydowanie bardziej otwarte na pełny outsourcing HR w perspektywie najbliższych 3 lat m.in. Holandia (16,4 proc.), Finlandia (15,9 proc.) czy też Francja (15,8 proc.).

Priorytety płacowe pracodawców na 2026 r.

Mimo że biznesy coraz częściej zlecają na zewnątrz obsługę płac, to nadal inwestują w wewnętrzne zespoły HR. Dla 34,3 proc. polskich specjalistów ds. zasobów ludzkich szkolenie i podnoszenie kwalifikacji wewnętrznych zespołów płacowych jest najwyższym priorytetem w 2026 roku. Kolejnym zaś są inicjatywy na rzecz dobrostanu finansowego pracowników (23,4 proc.), następnie poprawa prywatności danych i cyberbezpieczeństwa w płacach (22,9 proc.), zrównoważone praktyki płacowe polegające m.in. na przejściu na procesy bezpapierowe (22,4 proc.), a także wzmacnianie zarządzania płacami i zgodność ze strategią biznesową (22,3 proc.), które uzupełnia pięć najważniejszych priorytetów płacowych na 2026 rok.

Polskie prawo pracy od lat ustanawia jasny standard terminowej wypłaty wynagrodzeń. Dane pokazują jednak wyraźnie, że luka między przepisami a praktyką rynkową wciąż jest istotna. Dlatego coraz większą rolę odgrywa nie tyle tworzenie nowych regulacji, ile skuteczne wdrażanie już obowiązujących zasad. Inwestycja w sprawne procesy HR, przejrzyste procedury i jakość rozliczeń może znacząco ograniczyć problem opóźnień i zwiększyć poczucie bezpieczeństwa finansowego pracowników.. W świecie rosnących oczekiwań i intensywnych zmian regulacyjnych odpowiedzialność za terminowe wynagrodzenia staje się jednym z najważniejszych zobowiązań współczesnych pracodawców.

Źródło: SD Worx

Badanie przeprowadzono w dniach 27 stycznia – 20 lutego 2026 roku przez Instytut Badawczy SD Worx w 16 europejskich krajach: Belgii, Niemczech, Finlandii, Francji, Irlandii, Włoszech, Chorwacji, Holandii, Norwegii, Polsce, Rumunii, Serbii, Słowenii, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii i Szwecji. Łącznie przebadanych było 5 936 menedżerów HR oraz 16 500 pracowników. Wyniki dają reprezentatywny obraz rynku pracy w każdym kraju.