Korekta płci to sformalizowany proces, a pracodawca nie może poddawać się emocjom

• Postanowienie sądu to nie wszystko
• Do korekty potrzebny jest PESEL i nowe dokumenty
• Warto pamiętać o wykształceniu i kwalifikacjach

Czytelniczka zwrócił się do naszej redakcji z pytaniem, z którym coraz częściej muszą mierzyć się pracownicy działów kadr. Choć odpowiedź na nie wynika z przepisów, to jednak nietypowość sytuacji i fakt, że dotyczy ona danych wrażliwych sprawiają, że u specjalistów kadrowych pojawiają się wątpliwości i większa niż w innych przypadkach obawa związana z potencjalnym popełnieniem błędu. Chodzi bowiem o obowiązki, których pracodawca musi dopełnić w związku z korektą płci przeprowadzoną przez pracownika.

Jeden z pracowników przyniósł do działu kadr postanowienie sądu o korekcie płci i zażądał respektowania go w ramach stosunku pracy. Ale co to właściwie znaczy? Jakie obowiązki ma pracodawca? Czy musimy skorygować dokumenty? Pierwszy raz mam taką sytuację i nie mam pojęcia od czego zacząć.

Postanowienie sądu to nie wszystko

Odpowiedź na pytanie pracodawcy jest krótka i prosta – postanowienie sądu o korekcie płci z perspektywy pracodawcy nic nie znaczy i nie zobowiązuje go do podejmowania jakichkolwiek kroków w zakresie dokumentacji kadrowej pracownika.

Z prawnego punktu widzenia korekta płci to nic innego jak zmiana płci metrykalnej przypisanej danej osobie. Wiąże się ona z koniecznością dokonania zmian danych zawartych w odpowiednich rejestrach i dokumentach. O ich dokonaniu decyduje na wniosek sąd rejonowy właściwy dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Postępowanie toczy się w trybie nieprocesowym. Wniosek może zostać uwzględniony lub oddalony. Sąd może przeprowadzić dodatkowe dowody, jeśli uzna, że zachodzi taka potrzeba, ale co do zasady rozstrzygnięcie w większości przypadków zapada na podstawie przedłożonych przez wnioskodawcę dokumentów. Choć uzyskanie przez wnioskodawcę takiego postanowienia to bez wątpienia ważny krok, to jednak jest to na drodze prawnej krok pierwszy, który pociąga za sobą konieczność zrobienia wielu dalszych. Należy bowiem:
- ujawnić tę okoliczność w akcie urodzenia w formie wzmianki dodatkowej;
- dokonać zmiany numeru PESEL;
- dokonać zmiany imienia (nazwiska), jeśli zachodzi taka potrzeba;
- dopełnić formalności związanych z wymianą dokumentów (m.in. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy);
- poinformować odpowiednie instytucje i organy o zmianach.

Do korekty potrzebny jest PESEL i nowe dokumenty

To dopiero ostatni ze wskazanych w wyliczeniu punktów jest tym, w którym po stronie pracodawcy powstają określone obowiązki. Gdy korekta zostanie ujawniona w akcie urodzenia, zostanie zmieniony PESEL, zakończy się postępowanie w sprawie imienia (a czasami również nazwiska), a pracownik dokona wymiany dokumentów, otworzy to drogę do podjęcia niezbędnych działań przez pracodawcę. To dopiero na podstawie dokumentów zawierających nowe imię i nazwisko, płeć i PESEL pracownika będzie on mógł zaktualizować dane w aktach osobowych oraz systemach kadrowo-płacowych, zawiadomi o zmianie ZUS (na formularzu ZUS ZUA) i urząd skarbowy, a także – jeśli zachodzi taka potrzeba – zaktualizuje dane pracownika w zakresie ubezpieczenia grupowego, opieki medycznej, karty sportowej i w innych sprawach związanych z zatrudnieniem.

Warto pamiętać o wykształceniu i kwalifikacjach

Pracodawca może również zwrócić uwagę pracownika na to, że w zależności od okoliczności może istnieć również możliwość dokonania zmiany danych w dokumentach potwierdzających jego wykształcenie i kwalifikacje. Podstawą jest w tym przypadku § 60 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków oraz w § 26 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 27 września 2018 r. w sprawie studiów. Z pierwszej z tych regulacji wynika, że nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska na dokumentach, których dotyczą te akty, jeżeli zmiana ta nastąpiła po:
1) ukończeniu szkoły albo szkoły polskiej,
2) zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia,
3) zdaniu egzaminu zawodowego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie,
4) otrzymaniu dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
5) wydaniu zaświadczenia o zawodzie lub zaświadczenia o przebiegu nauczania
- chyba że zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego.

W drugim przypadku uczelnia wydaje dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu i odpis suplementu na nowe imię lub nazwisko, po przedstawieniu orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.