Zmiany w PPK: Prezydent podpisał ustawę. Jak w 2027 będą realizowane nowe przepisy?

• Koniec papierowej biurokracji w PPK – wezwania trafią prosto na konto ZUS
• Cyfrowe wezwania zamiast papierowej korespondencji - co w 2027?
• Sprawdzone rozwiązanie z czasów pandemii
• Jak będzie wyglądała procedura doręczenia?
• Kto poniesie koszty nowego rozwiązania?
• Przepisy przejściowe i wejście w życie

Koniec papierowej biurokracji w PPK – wezwania trafią prosto na konto ZUS

Rząd stawia na głęboką cyfryzację i uproszczenie relacji na linii państwo-biznes. Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy, którzy spóźnią się z obowiązkiem zawarcia umowy o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK), nie otrzymają już tradycyjnego, papierowego listu poleconego.

Cyfrowe wezwania zamiast papierowej korespondencji - co w 2027?

Głównym założeniem znowelizowanych przepisów jest trwałe uregulowanie możliwości elektronicznego wzywania podmiotów zatrudniających do zawarcia umowy o zarządzanie pracowniczym planem kapitałowym. Jeżeli firma nie dopełni tego obowiązku w ustawowym terminie, Polski Fundusz Rozwoju S.A. skieruje do niej wezwanie – ale już nie w formie tradycyjnego pisma, tylko cyfrowo, przez profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zmiana ma charakter techniczno-organizacyjny i nie modyfikuje samej istoty obowiązków spoczywających na pracodawcach. Nadal to podmiot zatrudniający musi – zgodnie z art. 8 ust. 1 w związku z art. 16 ust. 1 ustawy o PPK – zawrzeć umowę o zarządzanie PPK w ciągu 3 miesięcy od zatrudnienia pierwszego pracownika (chyba że osoba ta zrezygnuje z wpłat wcześniej).

Sprawdzone rozwiązanie z czasów pandemii

Elektroniczna forma wezwań nie jest zupełnym novum. Wprowadzono ją na mocy art. 31zy15 tzw. ustawy covidowej z 2 marca 2020 r., jednak ograniczono jej stosowanie do okresu obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz roku po jego odwołaniu. Ponieważ stan zagrożenia epidemicznego został zniesiony 1 lipca 2023 r., przepis ten wygasł – a wraz z nim możliwość korzystania z Platformy Usług Elektronicznych ZUS do tego celu.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu, rozwiązanie okazało się efektywne, tańsze niż wysyłka tradycyjna i zostało pozytywnie odebrane przez przedsiębiorców. Powrót do papieru oznaczałby odejście od sprawdzonej i akceptowanej praktyki, dlatego ustawodawca zdecydował o wpisaniu tej możliwości na stałe do ustawy o PPK.

Jak będzie wyglądała procedura doręczenia?

Nowe przepisy szczegółowo określają sposób postępowania z elektronicznym wezwaniem:

• Podpis elektroniczny – wezwanie zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną PFR.
• Przekazanie do ZUS – tak przygotowany dokument PFR przesyła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który udostępnia go na profilu informacyjnym firmy nie wcześniej niż po 14 dniach roboczych.
• Skuteczność doręczenia – wezwanie uznaje się za skutecznie doręczone w dniu odbioru przez pracodawcę na profilu ZUS, a w przypadku nieodebrania – po upływie 14 dni od dnia udostępnienia.
• Termin na reakcję – bez zmian pozostaje 30-dniowy termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, liczony od dnia doręczenia wezwania.

Warto przypomnieć, że każdy płatnik składek ma obowiązek założenia profilu informacyjnego w ZUS na podstawie art. 47b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli tego nie zrobi, profil zostanie założony przez sam ZUS.

Kto poniesie koszty nowego rozwiązania?

Za obsługę cyfrowych wezwań w systemie ZUS zapłaci Polski Fundusz Rozwoju. Nowe przepisy przewidują, że PFR pokryje: koszty modyfikacji systemu informatycznego niezbędnej do pełnej automatyzacji procesu, koszty obsługi każdego pojedynczego wezwania, należny podatek VAT od świadczonych usług.

Model finansowania jest analogiczny do tego, który obowiązywał wcześniej na podstawie przepisów covidowych. Usługi ZUS na rzecz PFR traktowane są jako odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych.

Przepisy przejściowe i wejście w życie

Ustawa przewiduje, że do wezwań wysłanych jeszcze przed jej wejściem w życie – w formie papierowej – zastosowanie będą miały dotychczasowe regulacje. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Regulacja nie podlega notyfikacji unijnej ani konsultacji z Europejskim Bankiem Centralnym, ponieważ nie stanowi przepisów technicznych ani nie jest objęta prawem Unii Europejskiej.