Wrzesień 2025: kadry i płace. O tym trzeba pamiętać

• Wrzesień 2025: kadry i płace. O tym trzeba pamiętać
• Wymiar czasu pracy we wrześniu 2025
• Dodatek za pracę w porze nocnej we wrześniu 2025
• Nowe wskaźniki i stawki od 1 września 2025
• 1 września – ostateczny termin na wniosek o zmianę wpisu w KRAZ
• 4 września – badanie statystyczne CBSG/01
• 5 września – obowiązki ZUS i GUS
• Do 15 września – pilotaż skróconego czasu pracy
• 15 września – kolejne terminy ZUS i PPK
• 22 września – ostatnie terminy ZUS i INF-1
• INF-1: zatrudnienie osób niepełnosprawnych
• 22 września - zapłata składki na PFRON
• 22 września - zaliczka na podatek dochodowy od pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz z tytułu umów zlecenia i o dzieło za sierpień
• 25 września - złożenie Wn-D oraz INF-D-P dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za sierpień
• 30 września - złożenie wniosku Wn-U-G przez rencistów prowadzących działalność gospodarczą
• 30 września - udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego
• 30 września - przekazanie na rachunek ZFŚS pozostałej części odpisów

Wrzesień 2025: kadry i płace. O tym trzeba pamiętać

Wrzesień to miesiąc intensywnych wyzwań dla działów kadr i płac. Z jednej strony trzeba uwzględnić standardową normę czasu pracy i dodatki, z drugiej – zmiany wskaźników, nowe obowiązki raportowe i terminy składania dokumentów do różnych instytucji. Poniżej znajduje się kompleksowy przegląd tego, o czym nie można zapomnieć w całym wrześniu 2025 r.

Wymiar czasu pracy we wrześniu 2025

Norma czasu pracy we wrześniu 2025 roku kształtuje się następująco: 4 pełne tygodnie pracy po 40 godzin, 2 dodatkowe dni (29 i 30 września) po 8 godzin. Łącznie daje to 176 godzin do przepracowania we wrześniu 2025 r.

Dodatek za pracę w porze nocnej we wrześniu 2025

Wysokość dodatku za pracę nocną wyliczamy na podstawie miesięcznego wymiaru czasu pracy i stawki godzinowej. Miesięczne wynagrodzenie: 4 666 zł. Norma godzinowa: 176 h. Stawka za godzinę pracy: 4 666 zł ÷ 176 h = 26,51 zł Dodatek 20%: 26,51 zł × 20% = 5,30 zł. Pracownik otrzymuje więc za każdą godzinę nocną dodatkowo 5,30 zł.

Nowe wskaźniki i stawki od 1 września 2025

Od początku września wchodzą w życie kolejne zmiany w ustawowych stawkach i progach:

• Zasady wynagradzania młodocianych – nowe progi procentowe w stosunku do płacy minimalnej
• Składki społeczne dla pracowników młodocianych – aktualizacja podstaw wymiaru
• Zawieszenie i zmniejszenie świadczeń emerytów i rencistów – odrębne regulacje dla różnych grup
• Wysokość i terminy wpłat na PFRON – nowe progi i preferencje
• Renta socjalna – korekta kwot bazowych

Dział kadr powinien zaktualizować systemy płacowe, aby od 1 września naliczać poprawne składniki.

1 września – ostateczny termin na wniosek o zmianę wpisu w KRAZ

Agencje zatrudnienia, które przed 1 czerwca 2025 r. świadczyły usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej dla cudzoziemców, mogą uniknąć dodatkowego warunku 2-letniej działalności od rejestracji. Wystarczy, że do 1 września 2025 r.: złożą wniosek o zmianę wpisu do KRAZ (art. 313 ust. 2 ustawy o rynku pracy); nie będą załączać oświadczenia z art. 313 ust. 3 pkt 1. Spełnienie tego formalnego obowiązku pozwala dalej kierować cudzoziemców bez spełniania nowych kryteriów.

4 września – badanie statystyczne CBSG/01

Do 4 września 2025 r. instytucje należące do sektora prywatnego, zatrudniające poniżej 50 osób (z wykluczeniem niektórych spółdzielni i podmiotów z sekcji K i O), muszą przekazać do GUS dane na potrzeby badania CBSG/01 za rok 2024. Badanie opiera się na metodzie obserwacji reprezentacyjnej dla wylosowanej próby 1,2%.

5 września – obowiązki ZUS i GUS

Co istotne, do 5 września należy opłacić składki na: ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP, Fundusz Emerytur Pomostowych, przesłać deklarację ZUS DRA oraz raporty imienne ZUS RCA, wykonać płatność jedną transakcją na wyznaczony numer rachunku składkowego, dokonać płatności bezgotówkowo (z wyłączeniem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej)

Do 15 września – pilotaż skróconego czasu pracy

Pracodawcy z sektora publicznego i prywatnego mogą do 15 września składać wnioski o dofinansowanie projektów testujących nowe, krótsze modele organizacji pracy. Warunkiem uczestnictwa są wytyczne Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

15 września – kolejne terminy ZUS i PPK

Do 15 września spółki kapitałowe, fundacje, stowarzyszenia i spółdzielnie muszą: opłacić składki na te same fundusze i ubezpieczenia co budżetówki, przesłać ZUS DRA oraz ZUS RCA, przelew wykonać jedną, bezgotówkową transakcją. Kolejna sprawa to PPK: wpłata za sierpień - jednocześnie do 15 dnia miesiąca trzeba przelać instytucji finansowej wpłaty PPK: składka pracodawcy (naliczona i zapłacona przez płatnika), składka pracownika (pobrana z wynagrodzenia i przelana)

22 września – ostatnie terminy ZUS i INF-1

Do 22 września – spółki osobowe, osoby opłacające składki tylko na własne ubezpieczenia oraz inne podmioty: opłacają składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP, FGŚP i Fundusz Emerytur Pomostowych, przekazują ZUS DRA i RCA, stosują jedną płatność bezgotówkową na swój numer rachunku składkowego, jeśli termin wypada w dzień wolny, przesuwają go na pierwszy dzień roboczy po przerwie

INF-1: zatrudnienie osób niepełnosprawnych

Pracodawcy z co najmniej 6% zatrudnieniem osób niepełnosprawnych (oraz domy pomocy, hospicja i placówki rehabilitacyjne) składają do PFRON miesięczne zestawienie INF-1 wraz z INF-Z (przy pierwszym zgłoszeniu lub zmianie danych) do 20 dnia miesiąca następującego po badanym okresie.

22 września - zapłata składki na PFRON

Pracodawcy dokonują wpłat na PFRON w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi Funduszu deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 10.05.2023 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz).

22 września - zaliczka na podatek dochodowy od pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz z tytułu umów zlecenia i o dzieło za sierpień

Zakłady pracy są obowiązane obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz z tytułu umów zlecenia i o dzieło. Kwoty pobranych zaliczek na podatek przekazują w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby.

25 września - złożenie Wn-D oraz INF-D-P dotyczących dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych za sierpień

Pracodawca, w celu uzyskania ze środków PFRON miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego, składa Funduszowi:

• miesięczne informacje o wynagrodzeniach, zatrudnieniu, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych;
• wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania za dany miesiąc.

Informacje i wniosek pracodawca przekazuje w formie dokumentu elektronicznego przez teletransmisję danych oraz pobiera drogą elektroniczną potwierdzenie wysłanej informacji lub wniosku. Pracodawca może przekazać informacje i wniosek również w formie dokumentu pisemnego. Pracodawca składa wniosek Wn-D wraz z informacją INF-D-P w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

30 września - złożenie wniosku Wn-U-G przez rencistów prowadzących działalność gospodarczą

Osoba niepełnosprawna wykonująca działalność gospodarczą, niepełnosprawny rolnik lub rolnik zobowiązany do opłacania składek za niepełnosprawnego domownika, któremu przysługuje refundacja składek na ubezpieczenia społeczne ze środków PFRON składa wniosek o wypłatę refundacji składek na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc. Wniosek składa w terminie do ostatniego dnia miesiąca, w którym upłynął termin do opłacenia składek na ubezpieczenia za dany miesiąc.

30 września - udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego

Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu zaległego do 30 września. Nieudzielenie urlopu zaległego w ww. terminie stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny do 30.000 zł. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli do 31 grudnia pracownik nie wykorzysta urlopu za dany rok, to z dniem 1 stycznia kolejnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym, który pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi do 30 września następnego roku kalendarzowego. Termin udzielenia urlopu zaległego będzie zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop wypoczynkowy najpóźniej 30 września, a zakończy go już po tej dacie.

30 września - przekazanie na rachunek ZFŚS pozostałej części odpisów

Do dnia 30 września pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek bankowy ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na 2025 r. ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Monitorze Polskim nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku miał obowiązek przekazać kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów.