REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowakowicz-Jankowiak Marta
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop

REKLAMA

REKLAMA

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jak krok po kroku obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Problem

Pracownikowi 31 października 2016 r. skończy się stosunek pracy. Ma on prawo do ekwiwalentu za urlop (80 godzin). Jest zatrudniony od sierpnia 2015 r. na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, a pensja jest wypłacana do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika w październiku wynosi 4000 zł. W okresie 12 miesięcy poprzedzających wypłacono mu premię roczną w wysokości 4280 zł brutto, a w tym czasie w związku z absencjami przepracował 230 dni (powinien 253 dni). W trakcie zatrudnienia otrzymywał też premie miesięczne zróżnicowane w zależności od miesiąca. Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany wypoczynek?

Autopromocja

Odpowiedź

Ustalenie ekwiwalentu jest proste, jeśli pracownik jest zatrudniony w podstawowym czasie pracy i osiąga wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, które jest wypłacane w ostatnim dniu miesiąca. Sprawa się komplikuje, jeżeli występują składniki zmienne, pracownik chorował, a wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Zamiast wypoczynku

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W ostatnim dniu pracy należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent, jeśli nie wykorzystał należnego, obliczonego proporcjonalnie urlopu wypoczynkowego. Jeśli ostatni dzień trwania umowy jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym. Nie można zatem czekać z wypłatą ekwiwalentu do dnia wypłaty miesięcznego wynagrodzenia za pracę, choć w praktyce jest to spotykane. Natomiast jeśli bezpośrednio po rozwiązaniu jednej umowy o pracę pracodawca nawiązuje kolejną bez dnia przerwy, to może w porozumieniu z pracownikiem ustalić, że podwładny wykorzysta urlop w czasie kolejnego zatrudnienia.

Podstawa wymiaru

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu można podzielić na trzy etapy.

ETAP 1. Ustalamy stałe składniki wynagrodzenia

ETAP 1. Ustalamy zmienne składniki płacowe za okresy nie dłuższe niż miesiąc

ETAP 1. Ustalamy zmienne składniki pensji za okresy dłuższe niż miesiąc

Podstawa wymiaru to suma składników stałych z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu, średniej zmiennych składników miesięcznych oraz średniej zmiennych składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Stałe składniki

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu wlicza się przede wszystkim wynagrodzenie za pracę określone jako stała płaca zasadnicza lub godzinowo, akordowo czy prowizyjnie. Jeśli jest to wynagrodzenie stałe określone w umowie w stawce miesięcznej, to uwzględnia się je w podstawie ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Na równi z płacą zasadniczą traktuje się stałe składniki wynagrodzenia, jak np. dodatki określone stałą miesięczną kwotą. Natomiast jeśli płaca zasadnicza jest godzinowa lub akordowa, to należy ją traktować jak wynagrodzenie zmienne i stosować zasady jak przy obliczaniu zmiennych składników wynagrodzenia należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc.

Zmienne miesięczne składniki

Należą do nich wynagrodzenie godzinowe, wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w godzinach nocnych, premie regulaminowe (o charakterze roszczeniowym), inne dodatki związane z pracą (deputat, dodatek stażowy itp.) pod warunkiem, że nie są dodatkami o charakterze stałym.

Natomiast przy obliczaniu ekwiwalentu pomija się składniki wymienione w rozporządzeniu urlopowym, czyli odprawy, odszkodowania, ekwiwalent za urlop, nagrody uznaniowe, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie za chorobę, za urlop i inne usprawiedliwione nieobecności, wynagrodzenie za dyżur i za niezawiniony przestój. Są to te same składniki, jakie pomija się przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Zobacz: Kalkulatory

Trzy miesiące...

Co do zasady do podstawy wymiaru ekwiwalentu przyjmuje się składniki zmienne wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do urlopu. Trzeba jednak pamiętać o dwóch istotnych zasadach.

ZASADA 1. Pomijanie miesięcy nieprzepracowanych. Jeśli pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie z uwagi na nieobecność trwającą cały miesiąc, to przy ustalaniu miesięcy przyjmowanych do podstawy ekwiwalentu należy go pominąć i do obliczeń wziąć inny miesiąc, w którym pracownik wykonywał pracę. Przy pracownikach długotrwale nieobecnych może być tak, że wypłacając ekwiwalent w październiku 2016 r. należy szukać trzech przepracowanych choć częściowo miesięcy sprzed nieobecności i może się okazać, iż trzeba wziąć pod uwagę np. składniki z 2013 r. (z uwagi na ciążę i zwolnienie lekarskie oraz urlopy: macierzyński, rodzicielski i wychowawczy).

ZASADA 2. Dopełnianie składników w przypadku krótszych okresów. Bardzo istotną sprawą jest dopełnienie składników zmiennych w przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu trzech miesięcy. Wówczas wynagrodzenie faktycznie uzyskane dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, i mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby przez trzy miesiące w ramach normalnego czasu pracy według obowiązującego go rozkładu.

Po ustaleniu miesięcy, które należy wziąć do podstawy wymiaru ekwiwalentu (oraz po ich ewentualnym uzupełnieniu), należy ustalić średnią wysokość składników zmiennych z trzech miesięcy. Jeśli pracownik nie jest zatrudniony pełne trzy miesiące, należy uśrednić składniki zmienne stosownie do liczby przepracowanych miesięcy.

...albo dłużej

Zmienne składniki za okresy dłuższe niż trzy miesiące to np. premie kwartalne i roczne o charakterze roszczeniowym czy dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli u pracodawcy obowiązuje okres rozliczeniowy dłuższy niż jeden miesiąc. Należy zbadać, w jakiej wysokości wypłacono te składniki za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Przy ich ustalaniu stosuje się takie same zasady jak przy składnikach miesięcznych, czyli pomija się miesiące, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia, bo nie przepracował ani jednego dnia oraz dopełnia się miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż wynika to z jego harmonogramu. Po dopełnieniu sumę składników wypłaconych w okresie roku dzieli się przez 12, aby ustalić wartość przeciętną. Jeśli pracownik nie przepracował całego roku – sumę dzieli się przez odpowiednio niższą liczbę miesięcy.

Przy ustalaniu składników zmiennych istotna jest data wypłaty tych składników, a nie okres, za jaki są należne. Jest to szczególnie ważne w przypadku wynagrodzeń wypłacanych do 10. dnia następnego miesiąca.

Współczynnik ekwiwalentowy

Po ustaleniu podstawy wymiaru urlopu do dalszych obliczeń należy zastosować tzw. współczynnik ekwiwalentu. Jest on ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego w ten sposób, że od liczby dni kalendarzowych odejmuje się wszystkie niedziele, wolne soboty i dni świąteczne oraz dzieli przez 12 miesięcy. Zatem w 2016 r. wynosi on (366 – 52 – 53 – 13) : 12 = 20,67. Zwyczajowo zaokrągla się go do dwóch miejsc po przecinku.

Można spotkać również opracowania, których autorzy do ustalenia współczynnika biorą wyłącznie dni świąteczne przypadające w inne dni niż niedziela (czyli w 2016 r. 9 dni zamiast 13). Tak ustalony współczynnik wyniesie 21. Jest on jednak mniej korzystny dla pracownika.

Wskaźnik ekwiwalentu dotyczy wyłącznie zatrudnionych w podstawowym czasie pracy oraz na pełny etat. Dla pracowników mających inny rozkład czasu pracy należy wziąć pod uwagę niedziele, święta oraz inne dni wolne od pracy dla tego konkretnego pracownika. Przy niepełnym wymiarze czasu pracy ustalony współczynnik należy pomnożyć przez wymiar czasu pracy pracownika, czyli dla osoby zatrudnionej w podstawowym czasie pracy na 1/8 etatu (0,125 etatu) współczynnik (w wersji korzystniejszej, czyli 20,67) wyniesie 2,58 (20,67 x 0,125).

Po ustaleniu podstawy wymiaru ekwiwalentu oraz właściwego współczynnika ustalenie wysokości ekwiwalentu brutto jest bardzo proste. Podstawę wymiaru dzieli się przez współczynnik, a następnie przez 8 godzin, bez względu na wymiar czasu pracy pracownika (wymiar jest już uwzględniony we współczynniku ekwiwalentu). Tak ustalony ekwiwalent za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu, aby otrzymać ekwiwalent brutto.

Należy go wypłacić w ostatnim dniu pracy, pamiętając, że z ekwiwalentu dokonuje się potrąceń z wynagrodzenia na zasadach z kodeksu pracy (np. potrącenie komornicze) oraz podlega on oskładkowaniu i opodatkowaniu jak normalne wynagrodzenie. Jeśli jest to kolejna wypłata w miesiącu kalendarzowym, to nie można zastosować kosztów uzyskania przychodu ani ulgi (przy założeniu, że były one uwzględnione w pierwszej wypłacie w tym miesiącu). ⒸⓅ

Współczynnik ekwiwalentu stosuje się zawsze z roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, zatem wypłacając ekwiwalent za urlop zaległy za lata 2014 i 2015 w roku 2016, należy zastosować wskaźnik ekwiwalentu z roku 2016.

RAMKA 1

Sposób ustalenia należności

Przyjmijmy, że w opisanym na wstępie przykładzie pracownik otrzymał zmienne składniki za 3 miesiące poprzedzające miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w następującej wysokości:

Wynagrodzenie za

Czerwiec

Lipiec

Sierpień

Suma

Data wypłaty

07.07.2016

09.08.2016

08.09.2016

Dni wg harmonogramu

22

21

22

65

Dni przepracowane

20

10

21

51

Zmienne składniki

424

250

320

994

KROK 1. Określamy podstawę wymiaru

● Płaca zasadnicza – 4000 zł

● Zmienne składniki miesięczne z trzech miesięcy:

Suma składników – 994 zł

Dopełnienie – 994 zł : 51 dni przepracowanych x 65 dni roboczych = 1266,86 zł

Średnia zmiennych składników – 1266,86 zł : 3 = 422,29 zł

● Zmienne składniki z 12 miesięcy:

Premia roczna – 4280 zł

Dopełnienie – 4280 zł : 230 dni przepracowanych x 253 dni robocze = 4708 zł

Średnia – 4708 zł : 12 = 392,33 zł

Podstawa wymiaru ekwiwalentu wynosi:

● Płaca zasadnicza plus składniki zmienne – 4000 zł + 422,29 zł + 392,33 zł = 4814,62 zł

KROK 2. Wyliczamy ekwiwalent za jedną godzinę

● Współczynnik = 20,67

● Zastosowanie współczynnika – 4814,62 zł : 20,67 = 232,93 zł

● Ekwiwalent za jedną godzinę – 232,93 zł : 8 godzin = 29,12 zł

● Ekwiwalent za cały niewykorzystany urlop: 29,12 zł x 80 godzin = 2329,60 zł brutto

Powyższą kwotę należy wypłacić 31 października 2016 r. bez stosowania kosztów uzyskania i ulgi, ponieważ 10 października 2016 r. pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za wrzesień z zastosowaniem tych wskaźników. ⒸⓅ

RAMKA 2

Przy krótkim okresie zatrudnienia

A co w sytuacji, w której okres zatrudnienia pracownika byłby dużo krótszy, np. od 1 września 2016 r. do 22 października 2016 r., czyli niecałe dwa miesiące. Przyjmijmy, że za pracę w nadgodzinach we wrześniu wypłacono mu dodatek w wysokości 272,73 zł, a za przepracowany okres zatrudniony nabył prawo do 5 dniu urlopu, za które należy wypłacić ekwiwalent.

W związku z tym, że do obliczenia ekwiwalentu przyjmuje się zmienne składniki wypłacone w miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, a pracownik nabywa to prawo w październiku, zatem wypłaconego w tym samym miesiącu dodatku za nadgodziny nie można przyjąć do obliczenia. Ekwiwalent za 5 dni niewykorzystanego urlopu należy ustalić wyłącznie na podstawie płacy zasadniczej obowiązującej w październiku, czyli 4000 zł. Ekwiwalent wyliczamy za 5 dni po 8 godzin, czyli dla 40 godzin:

4000 zł : 20,67 = 193,52 zł (podstawa przez współczynnik)

193,52 zł : 8 godz. = 24,19 zł (ekwiwalent za godzinę)

40 godz. x 24,19 zł = 967,60 zł brutto.

Ekwiwalent należy wypłacić 21 października 2016 r. bez stosowania kosztów uzyskania przychodu ani ulgi, ponieważ będzie to druga wypłata dla tego pracownika w jednym miesiącu. ⒸⓅ

Podstawa prawna

- Art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

- Par. 14–19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania ekwiwalentu za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Zobacz serwis: Podatki

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Zmiana umowy o zarządzanie PPK a uzgodnienie ze stroną społeczną

    Nie zawsze zmiana umowy o zarządzanie PPK powinna być uzgodniona ze stroną społeczną. Kiedy można od tego odstąpić? Poznaj wyjątki.

    Umowy pracowników będą rejestrowane. A co z prawem do prywatności i ochroną danych?

    Umowy pracowników będą rejestrowane w CRU, a co z prawem do prywatności, co z prawem do ochrony danych osobowych, co z prawem do godności pracowników? W opozycji do tego stoją przepisy dot. prawa dostępu do informacji publicznej w zakresie sektora finansów publicznych. Ważniejsze jest dobro ogółu czy jednostki?

    Co z rentą socjalną w 2024? Czy będzie 4242 zł a od 1 lipca 4300 zł?

    Projekt ustawy o zmianie renty socjalnej ma tylko dwa artykuły a wciąż nie został uchwalony. Premier zapowiadał pilne prace, a nawet nie było jeszcze drugiego czytania. Osoby z niepełnosprawnościami i ich opiekunowie czekają na podwyżkę świadczenia. Renta socjalna - czy będzie podniesiona do kwoty minimalnego wynagrodzenia? Co to jest renta socjalna? Komu przysługuje prawo do renty socjalnej? 

    Przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia [45 tys. kary dla Kancelarii]

    45 tys. zł kary dla spółki, która docierała do osób poszkodowanych głównie w wypadkach komunikacyjnych, by nawiązać z nimi współpracę w zakresie reprezentowania ich m.in. przed towarzystwami ubezpieczeniowymi, w sprawach sądowych  w celu uzyskania na ich rzecz odszkodowań, zadośćuczynienia i rent, a także zwrotu kosztów leczenia i rehabilitacji. Informacje o potencjalnych klientach uzyskiwała na podstawie m.in. wiadomości prasowych, publikacji internetowych, w tym treści dostępnych w mediach społecznościowych, a także informacji przekazywanych lub rozpowszechnianych przez organizacje zajmujące się działalnością dobroczynną. Podczas spotkania przedstawiciel Kancelarii PIONIER odbierał ustną zgodę na przetwarzanie danych osobowych do czasu ewentualnego zawarcia umowy z tymi osobami o świadczenie usług. Sprawa trafiła do WSA, ale ten oddalił skargę Kancelarii na deczję PUODO.

    REKLAMA

    Rozwiązanie umowy o pracę: Obowiązek pracodawcy konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę. Wzór zawiadomienia organizacji związkowej

    Pracodawca musi zawiadomić reprezentującą pracownika organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia mu umowy o pracę. Zawiadomienie składa się na piśmie, podając w nim przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

    Nowelizacja kodeksu pracy: W 2025 r. pracodawcy będą prowadzili nowy rejestr prac i pracowników je wykonujących [Dyrektywa z 2022 r.]

    Nowelizacja Kodeksu pracy: zmiana artykułu 222 o ochronie pracowników przed szkodliwymi czynnikami. 

    Uprawnienia rodzicielskie: Przerwy na karmienie dziecka piersią - jak długo pracownica może korzystać z przerw na karmienie, wzór wniosku o przerwę

    Przerwy na karmienie piersią są zwolnieniem od pracy. Przerwy wliczane są do czasu pracy - pracownica zachowuje prawo do wynagrodzenia. 

    Komunikaty ZUS: Ograniczenia w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. Niedostępne wnioski w PUE ZUS

    ZUS informuje o ograniczeniach w dostępie do aplikacji mobilnych mZUS. W PUE ZUS będą niedostępne niektóre wnioski.

    REKLAMA

    W którym miesiącu najkorzystniej przejść na emeryturę w 2024 r.? Zbliża się ten termin

    Złożenie wniosku o emeryturę jest możliwe w razie osiągnięciu wieku emerytalnego - 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Przed złożeniem takiego wniosku warto jednak zastanowić się, czy to jest właściwy moment. Jest bowiem kilka czynników, które decydują o wysokości świadczenia.

    ZUS: Przekazano więcej formularzy RUD, ale zgłoszono mniej umów o dzieło

    1,2 mln formularzy RUD przekazano do ZUS i zgłoszono na nich 1,6 mln umów o dzieło - ZUS podał dane za 2023 r.

    REKLAMA