REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Dziennik Gazeta Prawna
Największy polski dziennik prawno-gospodarczy
Nowakowicz-Jankowiak Marta
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop

REKLAMA

REKLAMA

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jak krok po kroku obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Problem

Pracownikowi 31 października 2016 r. skończy się stosunek pracy. Ma on prawo do ekwiwalentu za urlop (80 godzin). Jest zatrudniony od sierpnia 2015 r. na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, a pensja jest wypłacana do 10. dnia następnego miesiąca. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika w październiku wynosi 4000 zł. W okresie 12 miesięcy poprzedzających wypłacono mu premię roczną w wysokości 4280 zł brutto, a w tym czasie w związku z absencjami przepracował 230 dni (powinien 253 dni). W trakcie zatrudnienia otrzymywał też premie miesięczne zróżnicowane w zależności od miesiąca. Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany wypoczynek?

REKLAMA

Autopromocja

Odpowiedź

Ustalenie ekwiwalentu jest proste, jeśli pracownik jest zatrudniony w podstawowym czasie pracy i osiąga wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, które jest wypłacane w ostatnim dniu miesiąca. Sprawa się komplikuje, jeżeli występują składniki zmienne, pracownik chorował, a wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca.

Polecamy produkt: Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r.

Zamiast wypoczynku

Prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z chwilą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W ostatnim dniu pracy należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent, jeśli nie wykorzystał należnego, obliczonego proporcjonalnie urlopu wypoczynkowego. Jeśli ostatni dzień trwania umowy jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym. Nie można zatem czekać z wypłatą ekwiwalentu do dnia wypłaty miesięcznego wynagrodzenia za pracę, choć w praktyce jest to spotykane. Natomiast jeśli bezpośrednio po rozwiązaniu jednej umowy o pracę pracodawca nawiązuje kolejną bez dnia przerwy, to może w porozumieniu z pracownikiem ustalić, że podwładny wykorzysta urlop w czasie kolejnego zatrudnienia.

Podstawa wymiaru

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu można podzielić na trzy etapy.

ETAP 1. Ustalamy stałe składniki wynagrodzenia

ETAP 1. Ustalamy zmienne składniki płacowe za okresy nie dłuższe niż miesiąc

ETAP 1. Ustalamy zmienne składniki pensji za okresy dłuższe niż miesiąc

Podstawa wymiaru to suma składników stałych z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu, średniej zmiennych składników miesięcznych oraz średniej zmiennych składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Stałe składniki

Do podstawy wymiaru ekwiwalentu wlicza się przede wszystkim wynagrodzenie za pracę określone jako stała płaca zasadnicza lub godzinowo, akordowo czy prowizyjnie. Jeśli jest to wynagrodzenie stałe określone w umowie w stawce miesięcznej, to uwzględnia się je w podstawie ekwiwalentu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Na równi z płacą zasadniczą traktuje się stałe składniki wynagrodzenia, jak np. dodatki określone stałą miesięczną kwotą. Natomiast jeśli płaca zasadnicza jest godzinowa lub akordowa, to należy ją traktować jak wynagrodzenie zmienne i stosować zasady jak przy obliczaniu zmiennych składników wynagrodzenia należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc.

Zmienne miesięczne składniki

Należą do nich wynagrodzenie godzinowe, wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w godzinach nocnych, premie regulaminowe (o charakterze roszczeniowym), inne dodatki związane z pracą (deputat, dodatek stażowy itp.) pod warunkiem, że nie są dodatkami o charakterze stałym.

Natomiast przy obliczaniu ekwiwalentu pomija się składniki wymienione w rozporządzeniu urlopowym, czyli odprawy, odszkodowania, ekwiwalent za urlop, nagrody uznaniowe, nagrody jubileuszowe, wynagrodzenie za chorobę, za urlop i inne usprawiedliwione nieobecności, wynagrodzenie za dyżur i za niezawiniony przestój. Są to te same składniki, jakie pomija się przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Zobacz: Kalkulatory

Trzy miesiące...

Co do zasady do podstawy wymiaru ekwiwalentu przyjmuje się składniki zmienne wypłacone w okresie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do urlopu. Trzeba jednak pamiętać o dwóch istotnych zasadach.

REKLAMA

ZASADA 1. Pomijanie miesięcy nieprzepracowanych. Jeśli pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie z uwagi na nieobecność trwającą cały miesiąc, to przy ustalaniu miesięcy przyjmowanych do podstawy ekwiwalentu należy go pominąć i do obliczeń wziąć inny miesiąc, w którym pracownik wykonywał pracę. Przy pracownikach długotrwale nieobecnych może być tak, że wypłacając ekwiwalent w październiku 2016 r. należy szukać trzech przepracowanych choć częściowo miesięcy sprzed nieobecności i może się okazać, iż trzeba wziąć pod uwagę np. składniki z 2013 r. (z uwagi na ciążę i zwolnienie lekarskie oraz urlopy: macierzyński, rodzicielski i wychowawczy).

ZASADA 2. Dopełnianie składników w przypadku krótszych okresów. Bardzo istotną sprawą jest dopełnienie składników zmiennych w przypadku gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu trzech miesięcy. Wówczas wynagrodzenie faktycznie uzyskane dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, i mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby przez trzy miesiące w ramach normalnego czasu pracy według obowiązującego go rozkładu.

Po ustaleniu miesięcy, które należy wziąć do podstawy wymiaru ekwiwalentu (oraz po ich ewentualnym uzupełnieniu), należy ustalić średnią wysokość składników zmiennych z trzech miesięcy. Jeśli pracownik nie jest zatrudniony pełne trzy miesiące, należy uśrednić składniki zmienne stosownie do liczby przepracowanych miesięcy.

...albo dłużej

Zmienne składniki za okresy dłuższe niż trzy miesiące to np. premie kwartalne i roczne o charakterze roszczeniowym czy dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli u pracodawcy obowiązuje okres rozliczeniowy dłuższy niż jeden miesiąc. Należy zbadać, w jakiej wysokości wypłacono te składniki za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Przy ich ustalaniu stosuje się takie same zasady jak przy składnikach miesięcznych, czyli pomija się miesiące, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia, bo nie przepracował ani jednego dnia oraz dopełnia się miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż wynika to z jego harmonogramu. Po dopełnieniu sumę składników wypłaconych w okresie roku dzieli się przez 12, aby ustalić wartość przeciętną. Jeśli pracownik nie przepracował całego roku – sumę dzieli się przez odpowiednio niższą liczbę miesięcy.

Przy ustalaniu składników zmiennych istotna jest data wypłaty tych składników, a nie okres, za jaki są należne. Jest to szczególnie ważne w przypadku wynagrodzeń wypłacanych do 10. dnia następnego miesiąca.

Współczynnik ekwiwalentowy

Po ustaleniu podstawy wymiaru urlopu do dalszych obliczeń należy zastosować tzw. współczynnik ekwiwalentu. Jest on ustalany odrębnie dla każdego roku kalendarzowego w ten sposób, że od liczby dni kalendarzowych odejmuje się wszystkie niedziele, wolne soboty i dni świąteczne oraz dzieli przez 12 miesięcy. Zatem w 2016 r. wynosi on (366 – 52 – 53 – 13) : 12 = 20,67. Zwyczajowo zaokrągla się go do dwóch miejsc po przecinku.

Można spotkać również opracowania, których autorzy do ustalenia współczynnika biorą wyłącznie dni świąteczne przypadające w inne dni niż niedziela (czyli w 2016 r. 9 dni zamiast 13). Tak ustalony współczynnik wyniesie 21. Jest on jednak mniej korzystny dla pracownika.

Wskaźnik ekwiwalentu dotyczy wyłącznie zatrudnionych w podstawowym czasie pracy oraz na pełny etat. Dla pracowników mających inny rozkład czasu pracy należy wziąć pod uwagę niedziele, święta oraz inne dni wolne od pracy dla tego konkretnego pracownika. Przy niepełnym wymiarze czasu pracy ustalony współczynnik należy pomnożyć przez wymiar czasu pracy pracownika, czyli dla osoby zatrudnionej w podstawowym czasie pracy na 1/8 etatu (0,125 etatu) współczynnik (w wersji korzystniejszej, czyli 20,67) wyniesie 2,58 (20,67 x 0,125).

Po ustaleniu podstawy wymiaru ekwiwalentu oraz właściwego współczynnika ustalenie wysokości ekwiwalentu brutto jest bardzo proste. Podstawę wymiaru dzieli się przez współczynnik, a następnie przez 8 godzin, bez względu na wymiar czasu pracy pracownika (wymiar jest już uwzględniony we współczynniku ekwiwalentu). Tak ustalony ekwiwalent za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu, aby otrzymać ekwiwalent brutto.

Należy go wypłacić w ostatnim dniu pracy, pamiętając, że z ekwiwalentu dokonuje się potrąceń z wynagrodzenia na zasadach z kodeksu pracy (np. potrącenie komornicze) oraz podlega on oskładkowaniu i opodatkowaniu jak normalne wynagrodzenie. Jeśli jest to kolejna wypłata w miesiącu kalendarzowym, to nie można zastosować kosztów uzyskania przychodu ani ulgi (przy założeniu, że były one uwzględnione w pierwszej wypłacie w tym miesiącu). ⒸⓅ

Współczynnik ekwiwalentu stosuje się zawsze z roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, zatem wypłacając ekwiwalent za urlop zaległy za lata 2014 i 2015 w roku 2016, należy zastosować wskaźnik ekwiwalentu z roku 2016.

RAMKA 1

Sposób ustalenia należności

Przyjmijmy, że w opisanym na wstępie przykładzie pracownik otrzymał zmienne składniki za 3 miesiące poprzedzające miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu w następującej wysokości:

Wynagrodzenie za

Czerwiec

Lipiec

Sierpień

Suma

Data wypłaty

07.07.2016

09.08.2016

08.09.2016

Dni wg harmonogramu

22

21

22

65

Dni przepracowane

20

10

21

51

Zmienne składniki

424

250

320

994

KROK 1. Określamy podstawę wymiaru

● Płaca zasadnicza – 4000 zł

● Zmienne składniki miesięczne z trzech miesięcy:

Suma składników – 994 zł

Dopełnienie – 994 zł : 51 dni przepracowanych x 65 dni roboczych = 1266,86 zł

Średnia zmiennych składników – 1266,86 zł : 3 = 422,29 zł

● Zmienne składniki z 12 miesięcy:

Premia roczna – 4280 zł

Dopełnienie – 4280 zł : 230 dni przepracowanych x 253 dni robocze = 4708 zł

Średnia – 4708 zł : 12 = 392,33 zł

Podstawa wymiaru ekwiwalentu wynosi:

● Płaca zasadnicza plus składniki zmienne – 4000 zł + 422,29 zł + 392,33 zł = 4814,62 zł

KROK 2. Wyliczamy ekwiwalent za jedną godzinę

● Współczynnik = 20,67

● Zastosowanie współczynnika – 4814,62 zł : 20,67 = 232,93 zł

● Ekwiwalent za jedną godzinę – 232,93 zł : 8 godzin = 29,12 zł

● Ekwiwalent za cały niewykorzystany urlop: 29,12 zł x 80 godzin = 2329,60 zł brutto

Powyższą kwotę należy wypłacić 31 października 2016 r. bez stosowania kosztów uzyskania i ulgi, ponieważ 10 października 2016 r. pracownikowi wypłacono wynagrodzenie za wrzesień z zastosowaniem tych wskaźników. ⒸⓅ

RAMKA 2

Przy krótkim okresie zatrudnienia

A co w sytuacji, w której okres zatrudnienia pracownika byłby dużo krótszy, np. od 1 września 2016 r. do 22 października 2016 r., czyli niecałe dwa miesiące. Przyjmijmy, że za pracę w nadgodzinach we wrześniu wypłacono mu dodatek w wysokości 272,73 zł, a za przepracowany okres zatrudniony nabył prawo do 5 dniu urlopu, za które należy wypłacić ekwiwalent.

W związku z tym, że do obliczenia ekwiwalentu przyjmuje się zmienne składniki wypłacone w miesiącach poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, a pracownik nabywa to prawo w październiku, zatem wypłaconego w tym samym miesiącu dodatku za nadgodziny nie można przyjąć do obliczenia. Ekwiwalent za 5 dni niewykorzystanego urlopu należy ustalić wyłącznie na podstawie płacy zasadniczej obowiązującej w październiku, czyli 4000 zł. Ekwiwalent wyliczamy za 5 dni po 8 godzin, czyli dla 40 godzin:

4000 zł : 20,67 = 193,52 zł (podstawa przez współczynnik)

193,52 zł : 8 godz. = 24,19 zł (ekwiwalent za godzinę)

40 godz. x 24,19 zł = 967,60 zł brutto.

Ekwiwalent należy wypłacić 21 października 2016 r. bez stosowania kosztów uzyskania przychodu ani ulgi, ponieważ będzie to druga wypłata dla tego pracownika w jednym miesiącu. ⒸⓅ

Podstawa prawna

- Art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

- Par. 14–19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania ekwiwalentu za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).

Zobacz serwis: Podatki

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lutego 2025 r. ZUS przyjmuje wnioski o 800 plus. Jak złożyć wniosek?

Zbliża się termin składania wniosków o świadczenie wychowawcze, tzw. 800 plus. Od 1 lutego 2025 r. ZUS będzie przyjmować wnioski o to świadczenie na okres świadczeniowy 2025/2026. Mogą je składać rodzice i opiekunowie dzieci w wieku do 18. roku życia, którzy to świadczenie pobierają.

Podstawa wymiaru oraz kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2025 r.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przedstawił informację w sprawie podstawy wymiaru składki oraz kwoty składki na ubezpieczenie zdrowotne w 2025 r. dla niektórych grup ubezpieczonych.

Sąd: ZUS odmówił zasiłku przez podwyżkę pensji o 157% do 4500 zł brutto

Interwencja ZUS miała na celu odmowę wypłaty zasiłku chorobowego. Kobieta z uwagi na rozpoczęcie pracy księgowej otrzymała podwyżkę z około 1750 zł (1/2 etatu) do 4500 zł (3/5 etatu). ZUS kwestionował 4500 zł jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe oraz wypadkowe zgodnie z art. 20 ustawy, (podstawa składek na ubezpieczenie emerytalne i ubezpieczenia rentowe).

Do 1 mln zł kary dla pracodawcy za niedokonywanie wpłat do PPK w terminie

Niedokonywanie wpłat do PPK w terminie stanowi wykroczenie z art. 107 pkt 2 ustawy o PPK. Pracodawcy grozi za to nawet do 1 mln zł kary. Ściganiem niedopełniania obowiązków w tym zakresie zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy.

REKLAMA

Kara dla pracodawcy za nieudzielenie urlopu w 2025 i 2026

Nieudzielenie urlopu przez pracodawcę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jak wysoka kara grozi pracodawcy za naruszenie przepisów o udzielaniu urlopów wypoczynkowych w 2025 i 2026 roku? Artykuł zawiera aktualne kwoty.

Jakie czekają nas zmiany w prawie pracy w 2025 i 2026 r.? (PRZEGLĄD)

Wkrótce wejdą w życie regulacje wprowadzające dodatkowy dzień wolny od pracy oraz uzupełniający urlop macierzyński. Trwają prace nad dalszymi zmianami przepisów prawa pracy. Mają one wprowadzić m.in. krótszy tydzień pracy czy zmienić zasady ustalania minimalnego wynagrodzenia.

Skrócony tydzień pracy czy skrócony dzień pracy? Rząd pracuje nad nowelizacją Kodeksu pracy, ale krótsza praca jest możliwa już teraz

Wszyscy pamiętamy, jak rząd szumnie zapowiadał skrócenie tygodniowego czasu pracy. Skończyło się na zapowiedziach i od tamtego czasu nic się nie zmieniło - nowelizacja Kodeksu pracy nie została przeprowadzona. Na szczęście obowiązujące przepisy prawa pracy dopuszczają zarówno wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy, jak i skróconego do 7 godzin dnia pracy.

ZUS IWA - jak ustalić liczbę ubezpieczonych? [Przykłady]

ZUS IWA do 31 stycznia 2025 roku składa płatnik, który w 2024 roku zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych. Jak ustalić liczbę ubezpieczonych? Czy do IWA wliczamy właściciela czyli płatnika?

REKLAMA

Sanatorium z ZUS: od 3 lutego 2025 r. rehabilitacja powypadkowa. Od 1 kwietnia 2025 r. rehabilitacja związana z układem krążenia

ZUS informuje, że wczesna rehabilitacja powypadkowa na koszt Zakładu rusza już 3 lutego 2025 roku. Od 1 kwietnia 2025 roku zaplanowano rehabilitację osób ze schorzeniami ośrodkowego układu nerwowego. Jak wybrać się do sanatorium z ZUS?

Rehabilitacja na koszt ZUS

ZUS informuje, że już od 3 lutego 2025 r. będzie możliwa realizacja wczesnej rehabilitacji powypadkowej w systemie stacjonarnym. Natomiast od 1 kwietnia ruszy rehabilitacja osób ze schorzeniami ośrodkowego układu nerwowego, zarówno w systemie stacjonarnym, jak i ambulatoryjnym.

REKLAMA