Podstawa wymiaru składek podczas urlopu wychowawczego

PROBLEM

Jedna z naszych pracownic złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu wychowawczego na okres od 1 czerwca do 31 sierpnia 2017 r. Jak ustalić podstawę wymiaru składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za tę pracownicę?

RADA

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Państwa pracownicy stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Ustalona w taki sposób podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych nie może być wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego (obecnie - 520 zł).

Polecamy książkę: Nowe emerytury. Obowiązki pracodawcy po zmianach od 1 października 2017 r.

UZASADNIENIE

Osoby, które przebywają na urlopie wychowawczym, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy systemowej). Nie podlegają natomiast z tego tytułu ubezpieczeniom chorobowemu i wypadkowemu (art. 11 oraz art. 12 ust. 2 ustawy systemowej). Podstawę wymiaru składki osób na urlopach wychowawczych ustala się zgodnie z zasadami przedstawionymi w tabeli poniżej.

Graniczne kwoty podstawy wymiaru składek za osoby przebywające na urlopie wychowawczym

Kwotę podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie w przypadku, gdy urlop wychowawczy rozpoczął się lub zakończył w trakcie miesiąca. Natomiast podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie podlega pomniejszeniu i zawsze jest rozliczana w pełnej wysokości.

Aby prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek za Państwa pracownicę, należy wykonać następujące kroki:

Krok 1. Ustalić okres, z którego średnia zarobków będzie podstawą do określenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

Przy ustalaniu ww. okresu płatnik (pracodawca) powinien posiłkować się zasadami ustalania średniego wynagrodzenia dla celów zasiłkowych, a zatem:

• dla pracownika zatrudnionego przez 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop (lub dłużej), pracującego bez przerw spowodowanych m.in. niezdolnością do pracy, pobieraniem zasiłku macierzyńskiego, urlopem bezpłatnym i in., z wyjątkiem urlopu wypoczynkowego - przeciętne miesięczne wynagrodzenie należy obliczyć z 12 miesięcy poprzedzających urlop wychowawczy, bez wyłączania jakichkolwiek miesięcy i bez stosowania uzupełnień wynagrodzenia;
• dla pracownika zatrudnionego przez 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop, pracującego z przerwami z przyczyn usprawiedliwionych - ze średniej należy wyłączyć wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy, oraz przyjąć - po uzupełnieniu - wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
• dla pracownika zatrudnionego w okresie krótszym niż 12 miesięcy poprzedzających urlop - średnią należy ustalić z pełnych miesięcy zatrudnienia, stosując ogólne zasady uzupełniania i wyłączania wynagrodzenia za miesiące nieprzepracowane w całości z przyczyn usprawiedliwionych (analogicznie jak w przypadku pracowników zatrudnionych 12 miesięcy kalendarzowych lub dłużej);
• dla pracownika, który w całym okresie przyjmowanym do ustalenia średniego wynagrodzenia w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, z przyczyn usprawiedliwionych - do średniej należy przyjąć wynagrodzenie za wszystkie miesiące, po uzupełnieniu.

Anna B. jest zatrudniona od 7 listopada 2016 r. W okresie zatrudnienia w każdym z miesięcy przepracowała ponad połowę obowiązującego ją czasu pracy. Pracodawca udzielił jej urlopu wychowawczego od 1 czerwca do 31 sierpnia 2017 r. W tym przypadku do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe należy przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, tj. za okres od grudnia 2016 r. do maja 2017 r. Wynagrodzenie za listopad 2016 r. nie podlega uwzględnieniu, gdyż jest to niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia. W miesiącach, w których Anna B. była nieobecna w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (w jej przypadku były to 2 okresy pobierania zasiłku opiekuńczego), pracodawca musi dokonać stosownych uzupełnień wynagrodzenia.

Krok 2. Ustalić średnie wynagrodzenie z miesięcy przyjętych do obliczenia podstawy wymiaru składek

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS, ustalając przeciętne wynagrodzenie w celu ustalenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych osoby korzystającej z urlopu wychowawczego, w większości przypadków stosuje się zasady analogiczne jak przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków. Od tych zasad występują jednak pewne wyjątki.

Załóżmy, że pracownica z poprzedniego przykładu ma zagwarantowaną stałą pensję zasadniczą w kwocie 2200 zł miesięcznie. Ponadto w grudniu 2016 r. otrzymała od pracodawcy bon świąteczny o wartości 400 zł oraz paczkę mikołajkową dla dziecka o wartości 150 zł (świadczenia świąteczne wyłączone z podstawy wymiaru składek), w styczniu 2017 r. - 361,12 zł wynagrodzenia za nadgodziny, w lutym 2017 r. - 350 zł premii uznaniowej. Przeciętne wynagrodzenie ustalone dla tej ubezpieczonej to kwota 2118,52 zł, co wynika z wyliczenia:
[(2000 zł x 6 miesięcy) + 350 zł + 361,12 zł] : 6 = 2118,52 zł.

Świadczenia świąteczne nie są uwzględniane w średnim wynagrodzeniu, ponieważ są wyłączone z podstawy wymiaru składek. Do średniej przyjmuje się wynagrodzenie za nadgodziny (bez uzupełniania, w kwocie faktycznie wypłaconej), a także kwotę przyznanej pracownicy premii uznaniowej.

Krok 3. Porównać z kwotami granicznymi podstawę wymiaru składek obowiązującą osoby na urlopach wychowawczych

Po ustaleniu średniego wynagrodzenia pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym pracodawca musi je porównać z kwotami granicznymi obowiązującymi przy ustalaniu podstawy wymiaru składek (zob. tabelę powyżej). Jeżeli ustalone średnie wynagrodzenie:

• mieści się w przedziale między 1500 zł a 2557,80 zł (w 2017 r.) - wówczas właśnie kwota tego wynagrodzenia stanowi podstawę wymiaru składek pracownika,
• jest niższe niż 1500 zł - podstawę wymiaru składek należy ustalić na poziomie 1500 zł,
• jest wyższe niż 2557,80 zł - podstawę wymiaru składek stanowi kwota 2557,80 zł.

Pracownica z poprzedniego przykładu osiągnęła przeciętne miesięczne wynagrodzenie w kwocie 2118,52 zł. Ponieważ jest to kwota mieszcząca się między dolnym i górnym ograniczeniem podstawy wymiaru składek, pracodawca, rozliczając składki za tę osobę w czasie jej urlopu wychowawczego, powinien wskazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w tej właśnie kwocie oraz podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 520 zł.

Podstawa prawna:

• art. 18 ust. 5b, ust. 9 i ust. 14, ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 963; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1027

• art. 66 ust. 1 pkt 32, art. 79 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1793; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1139