Indywidualne rachunki składkowe dla płatników od 1 stycznia 2018 r.

Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 11 maja 2017 r. (Dz. U. 2017, poz. 1027) przewiduje kilka praktycznych zmian dotyczących pobierania przez ZUS składek na ubezpieczenia społeczne. Ustawa wejdzie w życie 13 czerwca 2017 r., a w zakresie m.in. indywidualnych rachunków składkowych dla płatników składek – 1 stycznia 2018 r.

Indywidualne rachunki składkowe dla płatników składek

Od 1 stycznia 2018 r. zostaną wprowadzone indywidualne rachunki składkowe dla płatników składek. Od tej pory płatnicy składek będą przekazywać należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na jeden rachunek. Obecnie składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) są odprowadzane na cztery oddzielne konta bankowe. Jak wskazywano w uzasadnieniu do ustawy nowelizującej, nowe rozwiązanie ma ograniczyć liczbę postępowań wyjaśniających, prowadzonych przez ZUS w związku z identyfikowaniem źle lub błędnie opisanych wpłat.

Polecamy książkę: Świadczenia na rzecz pracowników – podatki, ZUS, ewidencja

Numer indywidualnego rachunku składkowego będzie generowany niezwłocznie po utworzeniu konta płatnika składek dla nowego płatnika, a następnie przekazywany płatnikom składek pocztą lub za pośrednictwem profilu płatnika składek na platformie PUE ZUS.

ZUS powinien także wygenerować numery indywidualnych rachunków składkowych dla zarejestrowanych już obecnie płatników składek, a także poinformować ich o tych numerach do końca 2017 r. W przypadku nieotrzymania od ZUS informacji o numerze indywidualnego rachunku składkowego do 31 grudnia 2017 r., ustawa nowelizująca nakłada na płatników składek obowiązek zwrócenia się do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS o przekazanie stosownej informacji. 

Nowe uprawnienie ZUS

Nowelizacja przewiduje również rozwiązanie mające na celu zabezpieczenie praw ubezpieczonych w przypadku ustalenia przez ZUS, że nie doszło do skutecznego przejścia zakładu pracy lub jego części w trybie art. 23(1) Kodeksu pracy. Na mocy tego przepisu przejście zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę następuje z mocy prawa, gdy wystąpią określone okoliczności w stanie faktycznym, takie jak przejęcie przez nowego pracodawcę zadań wykonywanych przez poprzedniego pracodawcę. Jeśli nie wystąpią określone okoliczności, to do przejścia nie dojdzie, pomimo ustaleń pomiędzy pracodawcami o przejściu zakładu pracy lub jego części. Wówczas właściwym pracodawcą i płatnikiem składek pozostanie pierwotny pracodawca. W tych okolicznościach może dojść do sytuacji, gdy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie będą opłacane przez właściwy podmiot. Na koncie takiego podmiotu pojawi się wtedy nadpłata z tytułu nienależnie opłaconych składek, a na koncie właściwego płatnika składek powstanie zadłużenie w związku z nieopłacanymi składkami.

W takich sytuacjach nowelizacja uprawnia ZUS do zaliczenia z urzędu składek opłaconych przez podmiot, który w istocie nie był płatnikiem składek na rzecz podmiotu, który powinien składki odprowadzać jako właściwy płatnik. ZUS będzie mógł tego dokonać, gdy uprawomocni się jego decyzja w zakresie ustalenia płatnika składek. Decyzja taka jest nowym typem decyzji ZUS – również wprowadzonym do ustawy nowelizacją.

Jeżeli – po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontroli – ZUS wyda decyzję ustalającą płatnika składek i ona się uprawomocni, ZUS będzie mógł z urzędu sporządzić za właściwego płatnika składek stosowne dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi, a następnie na jego poczet zaliczyć składki opłacone nienależnie przez podmiot zgłaszający ubezpieczonych.

Ustawa nowelizująca przewiduje specjalny algorytm, który umożliwi ZUS przeksięgowanie odpowiedniej kwoty dotyczącej ubezpieczonych objętych decyzją ZUS, dla których został ustalony inny płatnik składek.

Nowe uprawnienie ZUS przewiduje – w istocie – ingerencję tego organu w transakcję związaną z przejściem zakładu pracy lub jego części pomiędzy pracodawcami. Automatyczne przeksięgowanie składek zapłaconych przez podmiot, na który ostatecznie nie przeszedł zakład pracy lub jego część, może doprowadzić do bezpodstawnego wzbogacenia po stronie właściwego płatnika składek. Strony umowy o przejściu zakładu pracy lub jego części powinny więc zadbać o to, aby umowa ta zawierała klauzule dotyczące rozliczania pomiędzy stronami na wypadek wydania przez ZUS decyzji w zakresie ustalenia płatnika składek i automatycznego przeksięgowania składek.