REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r.

Subskrybuj nas na Youtube
E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r./fot.Shutterstock
E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r./fot.Shutterstock
fot.Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W jakiej formie płatnik powinien przechowywać e-ZLA? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich? Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Problem

Coraz częściej otrzymujemy zwolnienia lekarskie naszych ubezpieczonych w postaci elektronicznej (e-ZLA) na PUE ZUS. Czy mamy obowiązek archiwizować takie zwolnienia, np. przechowywać ich wydruki? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich?

REKLAMA

Autopromocja

Rada

Obowiązujące przepisy nie określają sposobu przechowywania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy wystawionych w formie elektronicznej. Dlatego należy przyjąć, że dokument ten mogą Państwo przechowywać w postaci papierowej – jako wydruk z PUE. Należy uznać, że zaświadczenie lekarskie powinni Państwo przechowywać przez okres co najmniej 3 lat (bez względu na formę, w jakiej zostało ono Państwu udostępnione). Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Ze względu na brak przepisów określających sposób przechowywania zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy wystawionego w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA) płatnik składek może:

  • pozostawić zaświadczenie wyłącznie na PUE ZUS (należy zauważyć, że nie ma możliwości usunięcia tego dokumentu),

  • zapisać zaświadczenie na nośniku elektronicznym umożliwiającym odtworzenie tego dokumentu,

  • wydrukować e-ZLA.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze mają możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Zaświadczenia lekarskie w postaci papierowej (ZLA), która obowiązywała przed 1 stycznia 2016 r., będą wystawiane tylko do 30 czerwca 2018 r. Jednak po tej dacie płatnicy nadal mogą otrzymywać zaświadczenia jako dokument papierowy, przy czym może to dotyczyć wyłącznie e-ZLA i mieć miejsce w następujących przypadkach:

  • w trybie alternatywnym, tj. gdy lekarz nie ma możliwości wystawienia e-ZLA (w szczególności przez brak dostępu do Internetu) albo jego podpisania – jako formularz wydrukowany przez lekarza z systemu teleinformatycznego, a następnie przez niego wypełniony i opatrzony pieczęciami, lub
  • gdy płatnik składek nie posiada profilu na PUE albo na wniosek ubezpieczonego, nawet gdy płatnik posiada taki profil –  jako wydruk e-ZLA.

Dodatkowo, w wyniku wprowadzenia od 1 stycznia 2016 r. możliwości wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej (a ostatecznie będzie to obowiązek od 1 lipca 2018 r.), uchylono przepisy o konieczności dostarczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pod rygorem obniżenia zasiłku o 25% za każdy dzień przypadający od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia płatnikowi zaświadczenia lekarskiego.

Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

REKLAMA

Przepisy określające czas przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wprowadzają kilka terminów. W odniesieniu do przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych okres ten ustalono na 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Ten sam okres dotyczy złożonych raportów imiennych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz dokumentów korygujących te raporty.

Termin ten nie odnosi się jednak do okresu przechowywania dokumentów niezbędnych do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłków, które powinny być przechowywane przez płatnika zasiłku przez okres 3 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono (art. 55b ust. 2 ustawy zasiłkowej). Mimo że wskazany przepis ustawy zasiłkowej odnosi się do obowiązków ZUS w tym zakresie, należy uznać, że ma zastosowanie również do płatnika zasiłków. Ponadto podany okres przechowywania dotyczy nie tylko zaświadczeń wystawianych na zasadach obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r., ale także zwolnień lekarskich wystawionych w formie elektronicznej od tej daty. Należy przyjąć, że jest to związane z dłuższym, bo trwającym 3 lata, okresem przedawnienia roszczenia o wypłatę zasiłku, m.in. chorobowego i opiekuńczego, w przypadku gdy niewypłacenie tych świadczeń było następstwem błędu płatnika składek lub ZUS. Zasadniczo roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli jednak niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia (art. 67 ustawy zasiłkowej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 1 pkt 13, pkt 16, pkt 26, art. 23 ust. 1, art. 26 pkt 3 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw –  Dz.U. z 2015 r. poz. 1066; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 992

  • art. 55b ust. 2, art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368

  • art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t.  Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Marta Brakoniecka - specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z wieloletnim doświadczeniem

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA