Kategorie

E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r.

E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r./fot.Shutterstock
E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r./fot.Shutterstock
fot.Shutterstock
W jakiej formie płatnik powinien przechowywać e-ZLA? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich? Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Problem

Coraz częściej otrzymujemy zwolnienia lekarskie naszych ubezpieczonych w postaci elektronicznej (e-ZLA) na PUE ZUS. Czy mamy obowiązek archiwizować takie zwolnienia, np. przechowywać ich wydruki? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich?

Rada

Obowiązujące przepisy nie określają sposobu przechowywania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy wystawionych w formie elektronicznej. Dlatego należy przyjąć, że dokument ten mogą Państwo przechowywać w postaci papierowej – jako wydruk z PUE. Należy uznać, że zaświadczenie lekarskie powinni Państwo przechowywać przez okres co najmniej 3 lat (bez względu na formę, w jakiej zostało ono Państwu udostępnione). Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Ze względu na brak przepisów określających sposób przechowywania zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy wystawionego w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA) płatnik składek może:

  • pozostawić zaświadczenie wyłącznie na PUE ZUS (należy zauważyć, że nie ma możliwości usunięcia tego dokumentu),

  • zapisać zaświadczenie na nośniku elektronicznym umożliwiającym odtworzenie tego dokumentu,

  • wydrukować e-ZLA.

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze mają możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Zaświadczenia lekarskie w postaci papierowej (ZLA), która obowiązywała przed 1 stycznia 2016 r., będą wystawiane tylko do 30 czerwca 2018 r. Jednak po tej dacie płatnicy nadal mogą otrzymywać zaświadczenia jako dokument papierowy, przy czym może to dotyczyć wyłącznie e-ZLA i mieć miejsce w następujących przypadkach:

  • w trybie alternatywnym, tj. gdy lekarz nie ma możliwości wystawienia e-ZLA (w szczególności przez brak dostępu do Internetu) albo jego podpisania – jako formularz wydrukowany przez lekarza z systemu teleinformatycznego, a następnie przez niego wypełniony i opatrzony pieczęciami, lub
  • gdy płatnik składek nie posiada profilu na PUE albo na wniosek ubezpieczonego, nawet gdy płatnik posiada taki profil –  jako wydruk e-ZLA.

Dodatkowo, w wyniku wprowadzenia od 1 stycznia 2016 r. możliwości wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej (a ostatecznie będzie to obowiązek od 1 lipca 2018 r.), uchylono przepisy o konieczności dostarczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pod rygorem obniżenia zasiłku o 25% za każdy dzień przypadający od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia płatnikowi zaświadczenia lekarskiego.

Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Reklama

Przepisy określające czas przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wprowadzają kilka terminów. W odniesieniu do przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych okres ten ustalono na 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Ten sam okres dotyczy złożonych raportów imiennych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz dokumentów korygujących te raporty.

Termin ten nie odnosi się jednak do okresu przechowywania dokumentów niezbędnych do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłków, które powinny być przechowywane przez płatnika zasiłku przez okres 3 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono (art. 55b ust. 2 ustawy zasiłkowej). Mimo że wskazany przepis ustawy zasiłkowej odnosi się do obowiązków ZUS w tym zakresie, należy uznać, że ma zastosowanie również do płatnika zasiłków. Ponadto podany okres przechowywania dotyczy nie tylko zaświadczeń wystawianych na zasadach obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r., ale także zwolnień lekarskich wystawionych w formie elektronicznej od tej daty. Należy przyjąć, że jest to związane z dłuższym, bo trwającym 3 lata, okresem przedawnienia roszczenia o wypłatę zasiłku, m.in. chorobowego i opiekuńczego, w przypadku gdy niewypłacenie tych świadczeń było następstwem błędu płatnika składek lub ZUS. Zasadniczo roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli jednak niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia (art. 67 ustawy zasiłkowej).

PODSTAWA PRAWNA:

  • art. 1 pkt 13, pkt 16, pkt 26, art. 23 ust. 1, art. 26 pkt 3 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw –  Dz.U. z 2015 r. poz. 1066; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 992

  • art. 55b ust. 2, art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368

  • art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t.  Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Marta Brakoniecka - specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z wieloletnim doświadczeniem

Poszerzaj swoją wiedzę, korzystając z naszego programu
INFORLEX Książki dla Firm
INFORLEX Książki dla Firm
Tylko teraz
598,00 zł
798,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.

    Ile osób odbiera telefony służbowe na urlopie?

    Telefon służbowy na urlopie? Ile osób odbiera je podczas urlopowego wypoczynku?

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - czerwiec i II kwartał 2021

    Przeciętne wynagrodzenie i zatrudnienie - ile wyniosło w czerwcu i II kwartale 2021 r.? GUS podaje kwoty.

    Niedziela handlowa - sierpień 2021

    Niedziela handlowa - sierpień 2021 ma aż 5 niedziel. Czy 1 sierpnia, 8 sierpnia, 15 sierpnia, 22 sierpnia lub 29 sierpnia to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?

    Nowy pracownik zdalny - jak mu pomóc?

    Nowy pracownik zdalny może mieć wiele trudności z wdrożeniem się do pracy w nowej firmie. Jak mu pomóc?

    Zapisanie nowego pracownika do PPK - 90 dni zatrudnienia

    Zapisanie nowego pracownika do PPK wymaga 90 dni zatrudnienia. Co wlicza się do tego okresu według ustawy o PPK?

    Praca podczas upałów – zalecenia PIP

    Praca podczas upałów - jakie są zalecenie PIP? Po pierwsze, pracodawca zapewnia zimne napoje. Po drugie, wentylację i klimatyzację w pomieszczeniach pracy. PIP zaleca także skracanie czasu pracy.

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu w gastronomii - Niemcy

    Wyższe zarobki i 4 dni pracy w tygodniu to rozwiązanie dla sektora gastronomii w Niemczech. Czy to pomoże na niedobory kadrowe?