E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r.

Problem

Coraz częściej otrzymujemy zwolnienia lekarskie naszych ubezpieczonych w postaci elektronicznej (e-ZLA) na PUE ZUS. Czy mamy obowiązek archiwizować takie zwolnienia, np. przechowywać ich wydruki? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich?

Rada

Obowiązujące przepisy nie określają sposobu przechowywania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy wystawionych w formie elektronicznej. Dlatego należy przyjąć, że dokument ten mogą Państwo przechowywać w postaci papierowej – jako wydruk z PUE. Należy uznać, że zaświadczenie lekarskie powinni Państwo przechowywać przez okres co najmniej 3 lat (bez względu na formę, w jakiej zostało ono Państwu udostępnione). Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Ze względu na brak przepisów określających sposób przechowywania zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy wystawionego w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA) płatnik składek może:

• pozostawić zaświadczenie wyłącznie na PUE ZUS (należy zauważyć, że nie ma możliwości usunięcia tego dokumentu),

• zapisać zaświadczenie na nośniku elektronicznym umożliwiającym odtworzenie tego dokumentu,

• wydrukować e-ZLA.

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze mają możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Zaświadczenia lekarskie w postaci papierowej (ZLA), która obowiązywała przed 1 stycznia 2016 r., będą wystawiane tylko do 30 czerwca 2018 r. Jednak po tej dacie płatnicy nadal mogą otrzymywać zaświadczenia jako dokument papierowy, przy czym może to dotyczyć wyłącznie e-ZLA i mieć miejsce w następujących przypadkach:

• w trybie alternatywnym, tj. gdy lekarz nie ma możliwości wystawienia e-ZLA (w szczególności przez brak dostępu do Internetu) albo jego podpisania – jako formularz wydrukowany przez lekarza z systemu teleinformatycznego, a następnie przez niego wypełniony i opatrzony pieczęciami, lub
• gdy płatnik składek nie posiada profilu na PUE albo na wniosek ubezpieczonego, nawet gdy płatnik posiada taki profil –  jako wydruk e-ZLA.

Dodatkowo, w wyniku wprowadzenia od 1 stycznia 2016 r. możliwości wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej (a ostatecznie będzie to obowiązek od 1 lipca 2018 r.), uchylono przepisy o konieczności dostarczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pod rygorem obniżenia zasiłku o 25% za każdy dzień przypadający od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia płatnikowi zaświadczenia lekarskiego.