Elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) od 1 lipca 2018 r.

Wystawianie e-ZLA

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-ZLA. Zwolnienia na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane jeszcze do końca czerwca 2018 r. Natomiast od 1 lipca 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.

Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA (po jego podpisaniu z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) elektronicznie do ZUS. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta jest przekazywana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

Wzór zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie dokumentu elektronicznego jest ustalony przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Ułatwienia dla lekarzy

Elektroniczne zwolnienia mogą wystawiać lekarze posiadający profil na PUE ZUS lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową.

Informacja dla lekarzy wystawiających elektroniczne zaświadczenia lekarskie (e-ZLA) dla rolników

Uwaga!

Przy zakładaniu profilu na PUE można skorzystać:

• z pomocy pracowników ZUS w Centrum Obsługi Telefonicznej (konsultanci są dostępni w dni robocze: pon.- pt. w godz. 7.00-18.00):
  • pod numerem telefonu 22 560 16 00 (koszt połączenia według umowy klienta z operatorem telekomunikacyjnym)
  • za pośrednictwem e-maila cot@zus.pl
  • przez komunikator Skype na stronie www.zus.pl pod zus_centrum_obslugi_tel
  • przez czat na stronie www.zus.pl
• z pomocy pracowników w najbliższej jednostce ZUS,
• z instrukcji na www.zus.pl oraz ulotek dostępnych w Salach Obsługi Klientów w placówkach ZUS.

Polecamy książkę: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Wystawianie e-ZLA trwa krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Lekarz uzyskuje bowiem dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny - jeśli zwolnienie będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Gdy wpisze numer PESEL pacjenta, to pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie uzupełnione przez system. Z kolei np. adres pacjenta czy dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy. Poza tym system weryfikuje datę początku okresu niezdolności z zasadami wystawiania zwolnień określonymi w przepisach oraz z ostatnim wystawionym zwolnieniem. Podpowiada również kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy). Możliwy jest podgląd zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

System przypomina także lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku ZUS PR-4 i wprowadzi automatycznie dane pacjenta. Lekarz będzie mógł od razu wystawić wniosek o rehabilitację i przesłać go w formie elektronicznej do ZUS w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS.

Wystawione przez lekarza e-ZLA zostanie przekazane do ZUS automatycznie. Jeśli lekarze wybiorą elektroniczną formę wystawiania zwolnień nie będą musieli dostarczać zwolnień do ZUS oraz przechowywać drugiej kopii. Nie będzie też potrzeby pobierania w placówkach ZUS tzw. bloczków formularzy ZUS ZLA.

Wystawianie e-ZLA jest również możliwe przez urządzenia mobilne, np. podczas wizyty domowej.

ZUS udostępnił dokumentację konieczną do wytworzenia oprogramowania do przekazywania e-ZLA przez zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową.

Bezpłatny certyfikat z ZUS do podpisywania e-ZLA

Certyfikat z ZUS jest ważny przez 5 lat – po upływie tego okresu można wnioskować o jego ponowne wydanie. Lekarz może podpisać certyfikatem z ZUS nie tylko e-ZLA, ale również kilka innych dokumentów:

• ZUS FZLA (wniosek w sprawie upoważnienia do wystawiania zaświadczeń lekarskich),
• AZLA (anulowanie zwolnienia),
• UZLA (unieważnienie pobranych wcześniej numerów – pustych druków ZLA do wypełniania w razie braku możliwości wystawiania elektronicznego),
• ZUS PR-4 (wniosek o rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS).

Lekarz może wysłać wniosek o certyfikat na portalu PUE ZUS. Otrzyma go w ciąg kilku minut.

Certyfikat trzeba pobrać z portalu PUE ZUS. Robi się to tylko raz. Certyfikat można zachować w komputerze lub przenieść na nośnik zewnętrzny (np. pendrive).

Aby podpisywać e-ZLA (i inne dokumenty) certyfikatem z ZUS, musi być on dostępny na urządzeniu, na którym się je wystawia. Ten sam certyfikat można zainstalować na wszystkich urządzeniach, z których się korzysta.

W trakcie podpisywania e-ZLA (i innych dokumentów) tym certyfikatem, trzeba podać hasło. Lekarz sam je sobie ustala.

Filmy instruktażowe

Lekarze mogą skorzystać z 6 krótkich filmów instruktażowych. Każdy dotyczy ważnego zagadnienia związanego z wystawianiem e-ZLA. Zachęcamy do obejrzenia wszystkich, bo pokazują nowe funkcjonalności PUE ZUS.

Zanim lekarz skorzysta z możliwości wystawiania e-ZLA powinien założyć profil na PUE. Szczegółowy opis rejestracji, logowania i ustawiania profilu na PUE znajduje się w ulotce (Rejestracja, logowanie i ustawienia profilu).

Z filmików można się dowiedzieć jakie są korzyści z wystawiania e-ZLA oraz jak krok po kroku (przekierowanie na You Tube):

• założyć profil na PUE i poznać zalety wystawiania e-ZLA,
• wystawić e-zwolnienie,
• wystawić e-zwolnienie na opiekę,
• wystawić e-zwolnienie za okres wsteczny,
• anulować zwolnienie,
• zelektronizować zwolnienie.

Korzyści dla pracodawców

Jeśli pracodawca założy profil na PUE otrzyma natychmiast wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi e-ZLA i samo zwolnienie.

Obowiązek utworzenia profilu do końca 2015 roku ciążył na płatnikach zobowiązanych do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczających składki za więcej niż 5 osób.

Na PUE jest wydzielone specjalne miejsce, w którym są widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. Istotne jest również to, że pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnienia.

Mniej obowiązków dla pacjentów

Gdy lekarz wystawi e-ZLA pacjent nie musi dostarczać zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) albo ZUS (m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą). Nie musi  już podczas choroby czy opieki np. nad chorym dzieckiem udawać się do pracodawcy czy jednostki ZUS albo prosić o dostarczenie zwolnienia rodzinę czy znajomych. E-ZLA zostanie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS.

Pacjent, któremu lekarz wystawi e-ZLA nie jest związany terminem 7 dni na dostarczenie zwolnienia. Nie dotyczą go w związku z tym ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu. Konieczne jest natomiast przesłanie (złożenie) wniosku m.in. w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą, występujących o zasiłek po ustaniu zatrudnienia (ubezpieczenia) czy pracowników, którym ZUS a nie pracodawca wypłaca świadczenia chorobowe. Ubezpieczony może to zrobić korzystając ze swojego profilu na PUE. Wniosek w jego imieniu może także złożyć pracodawca, np. poprzez ZUS Z-3.

Informacja o wystawieniu e-ZLA jest dostępna na profilu PUE ubezpieczonego.

Gdy pracodawca nie ma profilu na PUE

Jeśli pracodawca pacjenta nie będzie miał profilu na PUE nie będzie możliwe elektroniczne przekazanie e-ZLA. W takiej sytuacji lekarz musi wręczyć pacjentowi wydruk zwolnienia. Ten wydruk pracownik musi dostarczyć swojemu pracodawcy.

O tym, że konieczne jest wydrukowanie e-ZLA podpowie lekarzowi system - wyświetli komunikat. Jest to także oczywiste dla pracownika. Płatnicy nieposiadający profilu na PUE musieli  bowiem poinformować (w formie pisemnej) swoich ubezpieczonych do końca grudnia 2015 r. o obowiązku dostarczania im wydruków e-ZLA począwszy od 1 stycznia 2016 r.

---

Nowych ubezpieczonych (np. pracowników) płatnik składek (np. pracodawca), nieposiadający profilu na PUE ZUS, musi poinformować w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania przez nich wydruku e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Jeśli płatnik składek, który mimo braku obowiązku posiadania profilu na PUE ZUS, założy taki profil, powinien w terminie 7 dni od dnia jego utworzenia poinformować ubezpieczonego (w formie pisemnej) o ustaniu ciążącego na nim obowiązku dostarczania mu wydruku zaświadczenia lekarskiego e-ZLA albo zaświadczenia lekarskiego wystawionego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Wydruk e-ZLA

Wydruk wystawionego przez lekarza zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest przekazywany ubezpieczonemu:

• gdy z informacji udostępnionych na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek (np. pracodawca) nie posiada profilu na PUE ZUS,
• na żądanie ubezpieczonego nawet, jeżeli płatnik składek ma profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.

Płatnik składek, który nie ma profilu na PUE ZUS otrzymuje wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA bezpośrednio od ubezpieczonego (także wtedy, gdy nie jest płatnikiem zasiłku). Nie dotyczy to osób:

• prowadzących działalność pozarolniczą oraz osób z nimi współpracujących,
• duchownych,
• których niezdolność do pracy z powodu choroby przypada po ustaniu tytułu ubezpieczenia,
• podlegających ubezpieczeniom społecznym w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego niemającego siedziby w Polsce,

które dokumenty do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku składają w ZUS.

Wydruk zaświadczenia lekarskiego e-ZLA jest opatrzony podpisem i pieczątką lekarza. Sporządzenie wydruku jest możliwe tylko po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego, podpisaniu i wysłaniu do ZUS.

Gdy brak dostępu do Internetu

Przepisy przewidują wystawienie zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu. Jest tak, gdy wystawienie e-ZLA nie jest możliwe - w szczególności w razie braku połączenia internetowego (np. w czasie wizyty domowej) lub braku możliwości uwierzytelnienia zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. W takich sytuacjach, lekarz ma możliwość skorzystania z formularzy zaświadczeń lekarskich wydrukowanych wcześniej z systemu. Każdy wydrukowany przez lekarza formularz ma  identyfikator (serię i numer) i jest zarejestrowany w systemie. Wystawione na nim zwolnienie nie zawiera numeru statystycznego choroby. Dane i informacje niezbędne do wystawienia zaświadczenia w tym trybie musi przekazać lekarzowi pacjent (ubezpieczony).

W dniu badania lekarz przekazuje pacjentowi (ubezpieczonemu) takie zaświadczenie z jego pieczątką i podpisem. Zaświadczenie to pacjent (ubezpieczony) musi przekazać płatnikowi składek, nawet jeżeli ma on profil informacyjny płatnika składek na PUE ZUS.

Po wystawieniu zaświadczenia lekarskiego na formularzu wydrukowanym z systemu lekarz musi je wprowadzić do systemu. Lekarz ma obowiązek przekazać  zaświadczenie lekarskie wystawione w formie dokumentu elektronicznego do ZUS w ciągu 3 dni roboczych od wystawienia zaświadczenia na formularzu wydrukowanym z systemu. E-ZLA powinno zawierać dane i informacje zawarte w zaświadczeniu na formularzu wydrukowanym z systemu  oraz numer statystyczny choroby. Jeżeli wprowadzenie do systemu i przekazanie e-ZLA w terminie 3 dni nie będzie możliwe (np. w przypadku braku dostępu do Internetu), lekarz przekazuje je nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od ustania przyczyn, które uniemożliwiają przekazanie zaświadczenia.

Jeżeli w zaświadczeniu lekarskim wystawionym na formularzu wydrukowanym z systemu popełniono błąd i został on stwierdzony w dniu badania w obecności pacjenta (ubezpieczonego), to lekarz informuje go o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia oraz przekazuje nowe. Lekarz przesyła informację o stwierdzeniu nieważności formularza zaświadczenia lekarskiego do ZUS. 

Kontrola prawidłowości wystawiania zwolnień

Gdy podczas kontroli lekarz orzecznik ZUS stwierdzi  wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż określona w e-ZLA to wystawi zaświadczenie lekarskie e-ZLA/K. Jest ono traktowane na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwskazań do pracy na dotychczasowym stanowisku.

Zaświadczenie e-ZLA/K będzie dostępne na profilu PUE ZUS płatnika składek (m.in. pracodawcy). Gdy płatnik nie założy profilu na PUE ZUS to ubezpieczony (np. pracownik) otrzyma wydruk zaświadczenia wystawionego przez lekarza orzecznika ZUS, który będzie musiał dostarczyć płatnikowi składek.

W przypadku ustalenia wcześniejszej daty ustania niezdolności do pracy będzie wydawana przez ZUS decyzja o braku prawa do zasiłku chorobowego.

Dokumentowanie prawa do zasiłków

Dokumentami, które stwierdzają czasową niezdolność do pracy z powodu choroby lub konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub chorym innym członkiem rodziny są:

• zaświadczenie lekarskie w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA),
• zaświadczenie lekarskie wystawione na formularzu wydrukowanym z systemu - zaświadczenie to jest dokumentem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty zasiłku przez płatnika składek lub ZUS, nawet jeśli nie ma jeszcze udostępnionego e-ZLA w ZUS i na profilu płatnika składek, tj. zanim lekarz wprowadzi to zaświadczenie do systemu,
• wydruk e-ZLA, który lekarz jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu, jeżeli płatnik składek nie ma profilu na PUE ZUS lub na wniosek ubezpieczonego, nawet jeżeli płatnik składek ma profil na PUE ZUS.

Błąd w e-ZLA

Gdy w e-ZLA zostanie popełniony błąd, lekarz w ciągu  3 dni roboczych od dnia jego ustalenia  albo otrzymania o nim informacji stwierdza nieważność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Lekarz przekazuje elektronicznie do ZUS:

informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, albo

informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd oraz nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA (zawierające identyfikator i datę jego wystawienia, po sprostowaniu tego błędu, uwierzytelnione z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP).

Gdy przekazanie informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA i ewentualnie nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA w terminie 3dni roboczych nie jest możliwe, lekarz musi wykonać ten obowiązek nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od ustania przyczyn, które uniemożliwiały przekazanie tej informacji lub zaświadczenia lekarskiego e-ZLA.

Informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, lekarz przekazuje także, w formie pisemnej, pacjentowi (ubezpieczonemu).

Jeżeli z informacji udostępnionej na profilu lekarza na PUE ZUS wynika, że płatnik składek ubezpieczonego (np. pracodawca) nie ma profilu na PUE ZUS, informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym błąd został popełniony (albo tę informację wraz z wydrukiem nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA), lekarz przekazuje ubezpieczonemu (np. pracownikowi). Informuje go jednocześnie o obowiązku dostarczenia tych dokumentów płatnikowi składek.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, nie później niż następnego dnia po dniu otrzymania informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd (albo informacji o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd oraz nowego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA) udostępnia bezpłatnie na profilu PUE płatnika składek:

informację o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd, płatnikowi składek wskazanemu w zaświadczeniu lekarskim e-ZLA, w którym został popełniony błąd,

nowe zaświadczenie lekarskie e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby) płatnikowi składek wskazanemu w nowym zaświadczeniu lekarskim e-ZLA.

Przy ustalaniu, czy e-ZLA wydane  w miejsce zaświadczenia lekarskiego, w którym został popełniony błąd zostało wystawione zgodnie z obowiązującymi  w tym zakresie zasadami, brana jest pod uwagę data wystawienia zaświadczenia lekarskiego e-ZLA, w którym został popełniony błąd.

Jeżeli błąd w zaświadczeniu lekarskim ma wpływ na prawo do zasiłku (np. dotyczy okresu niezdolności do pracy) lub jego wysokość (np. błędnie został wpisany okres pobytu w szpitalu czy kod literowy), ZUS z urzędu wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku lub o zmianie jego wysokości.

W przypadku gdy do wypłaty zasiłku zobowiązany jest płatnik składek, decyzja dotycząca prawa do zasiłku lub zmiany jego wysokości, jest wydawana na wniosek ubezpieczonego lub płatnika składek.

Zwolnienia w dotychczasowej - papierowej formie

Do końca czerwca 2018 r. lekarz będzie mógł wystawiać papierowe zwolnienia według dotychczas obowiązujących zasad. Jeśli wystawi papierowe zwolnienie, musi poinformować pacjenta o konieczności doręczenia zwolnienia pracodawcy (w przypadku pracowników) czy ZUS (m.in. w przypadku przedsiębiorców) w termie 7 dni od jego otrzymania. Gdy termin ten zostanie przekroczony, zasiłek chorobowy czy opiekuńczy zostanie obniżony o 25% (za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia).

Podstawa prawna:

Art. 1, art. 23, art. 24, art. 26 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1066).

Art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372).