E-zwolnienia - obowiązki płatnika od 1 lipca 2018 r.

Problem

Coraz częściej otrzymujemy zwolnienia lekarskie naszych ubezpieczonych w postaci elektronicznej (e-ZLA) na PUE ZUS. Czy mamy obowiązek archiwizować takie zwolnienia, np. przechowywać ich wydruki? Czy istnieje jakiś minimalny okres przechowywania zaświadczeń lekarskich?

Rada

Obowiązujące przepisy nie określają sposobu przechowywania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy wystawionych w formie elektronicznej. Dlatego należy przyjąć, że dokument ten mogą Państwo przechowywać w postaci papierowej – jako wydruk z PUE. Należy uznać, że zaświadczenie lekarskie powinni Państwo przechowywać przez okres co najmniej 3 lat (bez względu na formę, w jakiej zostało ono Państwu udostępnione). Szczegóły w uzasadnieniu.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Uzasadnienie

Ze względu na brak przepisów określających sposób przechowywania zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy wystawionego w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA) płatnik składek może:

• pozostawić zaświadczenie wyłącznie na PUE ZUS (należy zauważyć, że nie ma możliwości usunięcia tego dokumentu),

• zapisać zaświadczenie na nośniku elektronicznym umożliwiającym odtworzenie tego dokumentu,

• wydrukować e-ZLA.

Od 1 stycznia 2016 r. lekarze mają możliwość wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w formie dokumentu elektronicznego (e-ZLA). Zaświadczenia lekarskie w postaci papierowej (ZLA), która obowiązywała przed 1 stycznia 2016 r., będą wystawiane tylko do 30 czerwca 2018 r. Jednak po tej dacie płatnicy nadal mogą otrzymywać zaświadczenia jako dokument papierowy, przy czym może to dotyczyć wyłącznie e-ZLA i mieć miejsce w następujących przypadkach:

• w trybie alternatywnym, tj. gdy lekarz nie ma możliwości wystawienia e-ZLA (w szczególności przez brak dostępu do Internetu) albo jego podpisania – jako formularz wydrukowany przez lekarza z systemu teleinformatycznego, a następnie przez niego wypełniony i opatrzony pieczęciami, lub
• gdy płatnik składek nie posiada profilu na PUE albo na wniosek ubezpieczonego, nawet gdy płatnik posiada taki profil –  jako wydruk e-ZLA.

Dodatkowo, w wyniku wprowadzenia od 1 stycznia 2016 r. możliwości wystawiania zaświadczenia lekarskiego w formie elektronicznej (a ostatecznie będzie to obowiązek od 1 lipca 2018 r.), uchylono przepisy o konieczności dostarczenia pracodawcy zaświadczenia lekarskiego wystawionego w formie elektronicznej w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pod rygorem obniżenia zasiłku o 25% za każdy dzień przypadający od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia płatnikowi zaświadczenia lekarskiego.

Od 1 lipca 2018 r. zaświadczenia lekarskie będą wystawiane wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego.

Przepisy określające czas przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wprowadzają kilka terminów. W odniesieniu do przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych okres ten ustalono na 5 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Ten sam okres dotyczy złożonych raportów imiennych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz dokumentów korygujących te raporty.

Termin ten nie odnosi się jednak do okresu przechowywania dokumentów niezbędnych do wypłaty i ustalenia wysokości zasiłków, które powinny być przechowywane przez płatnika zasiłku przez okres 3 lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono (art. 55b ust. 2 ustawy zasiłkowej). Mimo że wskazany przepis ustawy zasiłkowej odnosi się do obowiązków ZUS w tym zakresie, należy uznać, że ma zastosowanie również do płatnika zasiłków. Ponadto podany okres przechowywania dotyczy nie tylko zaświadczeń wystawianych na zasadach obowiązujących przed 1 stycznia 2016 r., ale także zwolnień lekarskich wystawionych w formie elektronicznej od tej daty. Należy przyjąć, że jest to związane z dłuższym, bo trwającym 3 lata, okresem przedawnienia roszczenia o wypłatę zasiłku, m.in. chorobowego i opiekuńczego, w przypadku gdy niewypłacenie tych świadczeń było następstwem błędu płatnika składek lub ZUS. Zasadniczo roszczenie o wypłatę zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego oraz opiekuńczego przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje. Jeżeli jednak niezgłoszenie roszczenia o wypłatę zasiłku nastąpiło z przyczyn niezależnych od osoby uprawnionej, termin 6 miesięcy liczy się od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia (art. 67 ustawy zasiłkowej).

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 1 pkt 13, pkt 16, pkt 26, art. 23 ust. 1, art. 26 pkt 3 ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw –  Dz.U. z 2015 r. poz. 1066; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 992

• art. 55b ust. 2, art. 67 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368

• art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t.  Dz.U. z 2017 r. poz. 1778; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Marta Brakoniecka - specjalista z zakresu kadr i płac, praktyk z wieloletnim doświadczeniem