Jak prawidłowo wypełnić lub skorygować informację ZUS ZSWA

Informacja ZUS ZSWA do 31 marca 2015 r.

Płatnicy składek zatrudniający pracowników w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze mają obowiązek przekazania do ZUS informacji ZUS ZSWA w terminie do 31 marca danego roku za rok poprzedni.

W niektórych przypadkach pracodawca musi jednak złożyć informację ZUS ZSWA wcześniej niż do 31 marca następnego roku, tj.:

• w razie wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej – w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku przez pracownika,
• w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek – nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Należy pamiętać, że formularz ZUS ZSWA, a także jego ewentualną korektę, przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do składania innych dokumentów ubezpieczeniowych. Będzie to więc dokument elektroniczny lub papierowy.

Rekomendowany produkt: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Okresy niewliczane do pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 12 ustawy pomostowej). Oznacza to, że należy wyłączyć okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego. Oprócz tych okresów należy pominąć m.in. urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, szkoleniowy, dla poratowania zdrowia, służbę wojskową.

Kamila M. została zatrudniona w garbarni od 1 marca 2014 r. Chorowała w okresie od 9 do 20 września 2014 r. i za ten czas otrzymała wynagrodzenie chorobowe. W lipcu 2014 r. korzystała z urlopu wypoczynkowego. Do okresu pracy w szczególnych warunkach należy zaliczyć jej czas urlopu, a pominąć okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Płatnik składek ma obowiązek złożyć za Kamilę M. ZUS ZSWA do 31 marca 2015 r.

Zadaj pytanie na FORUM

Najczęściej popełniane błędy w ZUS ZSWA i ich korekta

Najczęściej popełnianymi błędami przy wypełnianiu ZUS ZSWA są:

• wpisanie nieprawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika bądź ubezpieczonego,
• ustalenie i wpisanie nieprawidłowych okresów pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze lub
• złożenie zgłoszenia za pracownika, który nie był zatrudniony w szczególnych warunkach lub nie wykonywał pracy w szczególnym charakterze.

W przypadku pomyłek płatnik ma obowiązek złożyć nowy formularz z prawidłowymi danymi w trybie korekty (dotyczy ubezpieczonych). Zgłoszenie korygujące płatnik musi złożyć w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ PIP.

Marek J. od kilku lat pracuje w firmie zajmującej się m.in. pracami rozbiórkowymi związanymi z usuwaniem azbestu. Płatnik składek w lutym 2015 r. złożył za niego ZUS ZSWA. Jednak w marcu zauważył błąd w danych dotyczących okresu pracy w szczególnych warunkach. Zamiast wskazać dwa okresy, tj. od 1 stycznia do 27 października 2014 r. i od 2 listopada do 31 grudnia 2014 r., wpisał jeden okres takiej pracy od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. W tym okresie pracodawca ujął również urlop bezpłatny Marka J. Poza tym od 1 września 2014 r. pracownik zmienił etat z pełnego na 1/2, a płatnik podał, że ubezpieczony w 2014 r. wykonywał pracę w szczególnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy. W takim przypadku zgłoszenie ZUS ZSWA należy skorygować.

Termin na złożenie ZUS ZSWA

Płatnik składek sporządził ZUS ZSWA za Zbigniewa L. za 2014 r., podczas gdy w tym roku osoba ta współpracowała z firmą płatnika w ramach samozatrudnienia. Zatem zgłoszenie należy wycofać, gdyż w formularzu nie uwzględnia się osób prowadzących działalność. Wycofanie ubezpieczonego powinno wyglądać następująco:

Spółka przewozowa zatrudnia m.in. maszynistów i kierowników pociągów. Za 2014 r. złożyła zgłoszenie ZUS ZSWA, w którym wykazała 4 pracowników. Okazało się, że w zgłoszeniu wykazała Jana Nawrockiego, który nie pracuje w szczególnym charakterze, zamiast Jarosława Nawrockiego, który jest maszynistą. W związku z tym należy złożyć korektę formularza. W bloku III został wycofany błędnie zgłoszony pracownik, natomiast w bloku IV został zgłoszony pracownik, który faktycznie pracował w szczególnym charakterze.

Podstawa prawna:

• art. 12, art. 38–39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – Dz.U. Nr 237, poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637
• § 1 ust. 1 pkt 17 oraz załączniki nr 17 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1844; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1957