Zasady wypełniania i korygowania informacji ZUS ZSWA

W niektórych przypadkach pracodawca musi złożyć formularz ZUS ZSWA wcześniej niż do 31 marca następnego roku, tj.:

• w razie wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej – w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku przez pracownika,
• w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek – nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Formularz ZUS ZSWA, a także jego ewentualną korektę przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do składania innych dokumentów ubezpieczeniowych. Będzie to więc dokument elektroniczny lub papierowy.

Jak należy wypełnić ZUS ZSWA

Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o symbolu ZUS ZSWA, składa się z 7 bloków i należy je wypełnić ze szczególną uwagą, aby wprowadzić dane zgodne z rzeczywistością oraz wymaganiami przepisów ubezpieczeniowych.

Zobacz również serwis: Emerytury i renty

Poprawne wypełnienie ZUS ZSWA

Jakie okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze należy pominąć

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 12 ustawy pomostowej).

Oznacza to, że należy wyłączyć okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego. Oprócz tych okresów należy pominąć m.in. urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, szkoleniowy, dla poratowania zdrowia, służbę wojskową.

PRZYKŁAD

Kamila M. została zatrudniona w garbarni od 1 marca 2013 r. W okresie od 9 do 20 września 2013 r. chorowała i za ten okres otrzymała wynagrodzenie chorobowe. W lipcu 2013 r. korzystała również z urlopu wypoczynkowego. Do okresu pracy w szczególnych warunkach należy zaliczyć jej okres urlopu, a pominąć okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Płatnik składek ma obowiązek złożyć za Kamilę M. ZUS ZSWA do 31 marca 2014 r.

Polecamy także: Roczna informacja dla pracownika - najczęstsze błędy

Prawidłowo wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA

Najczęściej popełniane błędy w ZUS ZSWA i ich korekta

Najczęściej popełnianymi błędami przy wypełnianiu ZUS ZSWA są:

• wpisanie nieprawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika bądź ubezpieczonego,
• ustalenie i wpisanie nieprawidłowych okresów pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze lub
• złożenie zgłoszenia za pracownika, który nie był zatrudniony w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę w szczególnym charakterze.

W przypadku pomyłek płatnik ma obowiązek złożyć nowy formularz z prawidłowymi danymi w trybie korekty (dotyczy ubezpieczonych). Zgłoszenie korygujące płatnik musi złożyć w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ PIP.

PRZYKŁAD

Marek J. od kilku lat pracuje w firmie zajmującej się m.in. pracami rozbiórkowymi związanymi z usuwaniem azbestu. Płatnik składek w lutym 2014 r. złożył za niego ZUS ZSWA. Jednak w marcu zauważył błąd w danych dotyczących okresu pracy w szczególnych warunkach. Zamiast wskazać dwa okresy, tj. od 1 stycznia do 27 października 2013 r. i od 2 listopada do 31 grudnia 2013 r., wpisał jeden okres takiej pracy od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. W tym okresie pracodawca ujął również urlop bezpłatny Marka J. Poza tym od 1 września 2013 r. pracownik zmienił etat z pełnego na 1/2, a płatnik podał, że ubezpieczony w 2013 r. wykonywał pracę w szczególnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy. W takim przypadku zgłoszenie ZUS ZSWA należy skorygować.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Prawidłowo wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA powinno wyglądać w następujący sposób:

PRZYKŁAD

Za Zbigniewa L. płatnik składek sporządził ZUS ZSWA za 2013 r., podczas gdy w tym roku osoba ta współpracowała z firmą płatnika w ramach samozatrudnienia. Zatem zgłoszenie należy wycofać, gdyż osób prowadzących działalność nie uwzględnia się w formularzu. Wycofanie ubezpieczonego wygląda następująco:

PRZYKŁAD

Spółka przewozowa zatrudnia m.in. maszynistów i kierowników pociągów. Za 2013 r. złożyła zgłoszenie ZUS ZSWA, w którym wykazała 4 pracowników. Okazało się, że w zgłoszeniu wykazała Jana Zabłockiego, który nie pracuje w szczególnym charakterze, zamiast Jarosława Zabłockiego, który jest maszynistą. W związku z tym należy złożyć korektę formularza. W bloku III został wycofany pracownik błędnie zgłoszony, natomiast w bloku IV został zgłoszony pracownik, który faktycznie pracował w szczególnym charakterze.

Podstawa prawna:

• art. 38–39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – Dz.U. Nr 237, poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637
• załączniki nr 1, 4, 8, 17 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1101

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>