Zasady wypełniania i korygowania informacji ZUS ZSWA

Blok I. Dane organizacyjne

Należy wypełnić tylko pole 01 – Identyfikator zgłoszenia (numer/rok) – pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001; może to być zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową w trakcie roku kalendarzowego. Następne dokumenty ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku kalendarzowego numeruje się kolejnymi identyfikatorami (np. 002, 003 itd.), przy czym nie ma znaczenia, czy jest to dokument zgłoszeniowy, czy jego korekta.

Blok II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Należy wpisać dane ze zgłoszenia płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

Blok III.A. (IV.A.–VI.A.). Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

W tym bloku (i w następnych dotyczących kolejnych ubezpieczonych) należy podać dane ze zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.

● poz. 01 – należy zaznaczyć to pole znakiem „X” przy pierwszorazowym zgłoszeniu; w przypadku korekty zgłoszenia – znak „X” powinien być postawiony w poz. 02,
● poz. 03 – należy podać PESEL osoby ubezpieczonej,
● poz. 05 i 06 – należy wypełnić w przypadku, gdy osoba wykonująca pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie posiada numeru PESEL; wówczas pole 05 należy oznaczyć cyfrą 1 – w przypadku dowodu osobistego lub cyfrą 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej, z kolei w pole 06 należy wprowadzić serię i numer (zgodnie z kodem wpisanym w polu 05) odpowiedniego dokumentu tożsamości,
● poz. 07 – należy podać nazwisko osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (poszczególne człony nazwiska oddziela się kreską),
● poz. 08 – należy podać pierwsze imię osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
● poz. 09 – należy podać datę urodzenia osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Blok III.B. (IV.B.–VI.B.). Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze

● poz. 01 – należy podać 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 00 – pracownik niemający uprawnień emerytalno-rentowych, bez orzeczenia o stopniu niepełnosprawności),
● poz. 02 – należy wpisać 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (np. 101 – prace bezpośrednio przy przeróbce mechanicznej węgla oraz rud metali lub ich wzbogacaniu),
● poz. 03 – należy podać datę (dzień/miesiąc/rok) rozpoczęcia okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z podanego wyżej 3-znakowego kodu,
● poz. 04 – należy podać datę (dzień/miesiąc/rok) zakończenia okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z podanego wyżej 3-znakowego kodu. Data w polu 03 „Od” nie może być późniejsza od daty w polu 04 „Do” (gdy obie daty są równe, przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze tylko przez 1 dzień). Data w polu 03 „Od” nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia poprzedniego roku (gdy zgłoszenie jest przekazywane za poprzedni rok) lub 1 stycznia bieżącego roku (gdy zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości). Data w polu 04 „Do” nie może być późniejsza niż 31 grudnia roku poprzedzającego (gdy zgłoszenie jest przekazywane za rok poprzedni) lub dzień wypełnienia zgłoszenia (gdy zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości),

poz. 05 – należy podać wymiar czasu pracy, w którym była wykonywana praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z podanego wyżej 3-znakowego kodu; wymiar należy podać w postaci ułamka zwykłego np. 3/4 – dla trzech czwartych etatu.

W polach 06–09,10–13,14–17 należy podać następne okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego. Jeśli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza 4, w dokumencie ZUS ZSWA wypełnia się dla danego ubezpieczonego następny blok, odpowiednio od IV do VI lub wypełnia się kolejny formularz.

Blok VII. Oświadczenie płatnika składek

poz. 01 – należy podać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok),

poz. 02 – należy złożyć podpis (składa go płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona),

poz. 03 – należy opatrzyć pieczątką płatnika składek