Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zasady wypełniania i korygowania informacji ZUS ZSWA

Izabela Nowacka
Izabela Nowacka
Informacja ZUS ZSWA. /Fot. Fotolia
Informacja ZUS ZSWA. /Fot. Fotolia
Fotolia
Do 31 marca 2014 r. niektórzy płatnicy składek mają obowiązek przekazać do ZUS informację ZUS ZSWA za 2013 r. Jest to zgłoszenie danych o pracownikach wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których istniał obowiązek opłacania składki na FEP w poprzednim roku.

W niektórych przypadkach pracodawca musi złożyć formularz ZUS ZSWA wcześniej niż do 31 marca następnego roku, tj.:

  • w razie wystąpienia pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej – w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku przez pracownika,
  • w przypadku upadłości lub likwidacji płatnika składek – nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Formularz ZUS ZSWA, a także jego ewentualną korektę przekazuje się w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do składania innych dokumentów ubezpieczeniowych. Będzie to więc dokument elektroniczny lub papierowy.

Jak należy wypełnić ZUS ZSWA

Zgłoszenie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o symbolu ZUS ZSWA, składa się z 7 bloków i należy je wypełnić ze szczególną uwagą, aby wprowadzić dane zgodne z rzeczywistością oraz wymaganiami przepisów ubezpieczeniowych.

Zobacz również serwis: Emerytury i renty

Poprawne wypełnienie ZUS ZSWA

Blok I. Dane organizacyjne

Należy wypełnić tylko pole 01 – Identyfikator zgłoszenia (numer/rok) – pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001; może to być zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową w trakcie roku kalendarzowego. Następne dokumenty ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku kalendarzowego numeruje się kolejnymi identyfikatorami (np. 002, 003 itd.), przy czym nie ma znaczenia, czy jest to dokument zgłoszeniowy, czy jego korekta.

Blok II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Należy wpisać dane ze zgłoszenia płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

Blok III.A. (IV.A.–VI.A.). Dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

W tym bloku (i w następnych dotyczących kolejnych ubezpieczonych) należy podać dane ze zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA.

● poz. 01 – należy zaznaczyć to pole znakiem „X” przy pierwszorazowym zgłoszeniu; w przypadku korekty zgłoszenia – znak „X” powinien być postawiony w poz. 02,
● poz. 03 – należy podać PESEL osoby ubezpieczonej,
● poz. 05 i 06 – należy wypełnić w przypadku, gdy osoba wykonująca pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie posiada numeru PESEL; wówczas pole 05 należy oznaczyć cyfrą 1 – w przypadku dowodu osobistego lub cyfrą 2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej, z kolei w pole 06 należy wprowadzić serię i numer (zgodnie z kodem wpisanym w polu 05) odpowiedniego dokumentu tożsamości,
● poz. 07 – należy podać nazwisko osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (poszczególne człony nazwiska oddziela się kreską),
● poz. 08 – należy podać pierwsze imię osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
● poz. 09 – należy podać datę urodzenia osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Blok III.B. (IV.B.–VI.B.). Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze

● poz. 01 – należy podać 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 00 – pracownik niemający uprawnień emerytalno-rentowych, bez orzeczenia o stopniu niepełnosprawności),
● poz. 02 – należy wpisać 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (np. 101 – prace bezpośrednio przy przeróbce mechanicznej węgla oraz rud metali lub ich wzbogacaniu),
● poz. 03 – należy podać datę (dzień/miesiąc/rok) rozpoczęcia okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z podanego wyżej 3-znakowego kodu,
● poz. 04 – należy podać datę (dzień/miesiąc/rok) zakończenia okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z podanego wyżej 3-znakowego kodu. Data w polu 03 „Od” nie może być późniejsza od daty w polu 04 „Do” (gdy obie daty są równe, przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze tylko przez 1 dzień). Data w polu 03 „Od” nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia poprzedniego roku (gdy zgłoszenie jest przekazywane za poprzedni rok) lub 1 stycznia bieżącego roku (gdy zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości). Data w polu 04 „Do” nie może być późniejsza niż 31 grudnia roku poprzedzającego (gdy zgłoszenie jest przekazywane za rok poprzedni) lub dzień wypełnienia zgłoszenia (gdy zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo płatnik jest w stanie likwidacji lub upadłości),

poz. 05 – należy podać wymiar czasu pracy, w którym była wykonywana praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z podanego wyżej 3-znakowego kodu; wymiar należy podać w postaci ułamka zwykłego np. 3/4 – dla trzech czwartych etatu.

W polach 06–09,10–13,14–17 należy podać następne okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dla danego ubezpieczonego. Jeśli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza 4, w dokumencie ZUS ZSWA wypełnia się dla danego ubezpieczonego następny blok, odpowiednio od IV do VI lub wypełnia się kolejny formularz.

Blok VII. Oświadczenie płatnika składek

poz. 01 – należy podać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok),

poz. 02 – należy złożyć podpis (składa go płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona),

poz. 03 – należy opatrzyć pieczątką płatnika składek


Jakie okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze należy pominąć

Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (art. 12 ustawy pomostowej).

Oznacza to, że należy wyłączyć okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego. Oprócz tych okresów należy pominąć m.in. urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, szkoleniowy, dla poratowania zdrowia, służbę wojskową.

PRZYKŁAD

Kamila M. została zatrudniona w garbarni od 1 marca 2013 r. W okresie od 9 do 20 września 2013 r. chorowała i za ten okres otrzymała wynagrodzenie chorobowe. W lipcu 2013 r. korzystała również z urlopu wypoczynkowego. Do okresu pracy w szczególnych warunkach należy zaliczyć jej okres urlopu, a pominąć okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Płatnik składek ma obowiązek złożyć za Kamilę M. ZUS ZSWA do 31 marca 2014 r.

Polecamy także: Roczna informacja dla pracownika - najczęstsze błędy

Prawidłowo wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA

Najczęściej popełniane błędy w ZUS ZSWA i ich korekta

Najczęściej popełnianymi błędami przy wypełnianiu ZUS ZSWA są:

  • wpisanie nieprawidłowych danych identyfikacyjnych płatnika bądź ubezpieczonego,
  • ustalenie i wpisanie nieprawidłowych okresów pracy wykonywanej w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze lub
  • złożenie zgłoszenia za pracownika, który nie był zatrudniony w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę w szczególnym charakterze.

W przypadku pomyłek płatnik ma obowiązek złożyć nowy formularz z prawidłowymi danymi w trybie korekty (dotyczy ubezpieczonych). Zgłoszenie korygujące płatnik musi złożyć w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub właściwy organ PIP.

PRZYKŁAD

Marek J. od kilku lat pracuje w firmie zajmującej się m.in. pracami rozbiórkowymi związanymi z usuwaniem azbestu. Płatnik składek w lutym 2014 r. złożył za niego ZUS ZSWA. Jednak w marcu zauważył błąd w danych dotyczących okresu pracy w szczególnych warunkach. Zamiast wskazać dwa okresy, tj. od 1 stycznia do 27 października 2013 r. i od 2 listopada do 31 grudnia 2013 r., wpisał jeden okres takiej pracy od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. W tym okresie pracodawca ujął również urlop bezpłatny Marka J. Poza tym od 1 września 2013 r. pracownik zmienił etat z pełnego na 1/2, a płatnik podał, że ubezpieczony w 2013 r. wykonywał pracę w szczególnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy. W takim przypadku zgłoszenie ZUS ZSWA należy skorygować.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Prawidłowo wypełnione zgłoszenie ZUS ZSWA powinno wyglądać w następujący sposób:


PRZYKŁAD

Za Zbigniewa L. płatnik składek sporządził ZUS ZSWA za 2013 r., podczas gdy w tym roku osoba ta współpracowała z firmą płatnika w ramach samozatrudnienia. Zatem zgłoszenie należy wycofać, gdyż osób prowadzących działalność nie uwzględnia się w formularzu. Wycofanie ubezpieczonego wygląda następująco:

PRZYKŁAD

Spółka przewozowa zatrudnia m.in. maszynistów i kierowników pociągów. Za 2013 r. złożyła zgłoszenie ZUS ZSWA, w którym wykazała 4 pracowników. Okazało się, że w zgłoszeniu wykazała Jana Zabłockiego, który nie pracuje w szczególnym charakterze, zamiast Jarosława Zabłockiego, który jest maszynistą. W związku z tym należy złożyć korektę formularza. W bloku III został wycofany pracownik błędnie zgłoszony, natomiast w bloku IV został zgłoszony pracownik, który faktycznie pracował w szczególnym charakterze.

Podstawa prawna:

  • art. 38–39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – Dz.U. Nr 237, poz. 1656; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 637
  • załączniki nr 1, 4, 8, 17 i 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1101

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Komplet: Kodeks pracy, Czas Pracy, Wynagrodzenia 2022
Tylko teraz
Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Święta i dni wolne od pracy w Polsce
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Dniami wolnymi od pracy zgodnie z ustawą z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy są:
    poniedziałki
    środy
    piątki
    niedziele
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    44 proc. Polaków myśli o zmianie pracy na lepiej płatną
    44 proc. Polaków jest obecnie bardziej skłonnych do zmiany pracy na lepiej płatną ze względu na inflację; podobny odsetek ankietowanych starał się w ciągu ostatniego roku o podwyżkę z powodu wzrostu cen.
    Odpływ obywateli Ukrainy z regionalnego rynku pracy?
    Odpływ obywateli Ukrainy z regionalnego rynku pracy po 24 lutego br. jest zauważalny; napływ uchodźców z pewnością go nie uzupełni - stwierdził dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie Andrzej Pruszkowski.
    Zniesienie stanu epidemii a postojowe
    Jeszcze tylko do 16 sierpnia przedsiębiorcy i osoby wykonujące umowy cywilnoprawne, którzy odczuli negatywne skutki występowania w Polsce Covid-19, mają czas na złożenie wniosku o wypłatę tzw. postojowego.
    Niedziela handlowa – czerwiec 2022
    Niedziela handlowa — czerwiec 2022 ma 4 niedziele. Czy 5 czerwca, 12 czerwca, 19 czerwca lub 26 czerwca to niedziela handlowa? Kiedy jest najbliższa niedziela handlowa?
    Boże Ciało 2022 - czy jest wolne od pracy?
    Czy Boże Ciało jest dniem wolnym od pracy? Kiedy wypada? Czy można wtedy załatwić sprawy urzędowe albo zrobić zakupy?
    Europejskie Dni Pracodawców 2022
    W dniach 16 – 20 maja 2022 r. odbywa się Europejski Tydzień Umiejętności Zawodowych, w ramach którego sieć Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia organizuje Europejskie Dni Pracodawców 2022.
    1/3 uchodźców zamierza zostać w Polsce przez co najmniej trzy lata
    – Około 30 proc. wszystkich uchodźców wstępnie deklaruje chęć pozostania w Polsce na najbliższe trzy lata. Niektórzy po prostu nie mają dokąd wracać – mówi Artem Zozulia, prezes zarządu Fundacji Ukraina. Podkreśla, że organizacje pozarządowe nie są w stanie dalej same dźwigać ciężaru, jaki wiąże się z pomocą ukraińskim uchodźcom. Potrzebne im są wsparcie i długofalowe plany działań pomocowych, m.in. w zakresie integracji w Polsce, rozpoczęciu pracy zarobkowej czy znalezieniu pomocy psychologicznej.
    KRUS - nowa obowiązująca stawka odsetek za zwłokę
    Ustalono nową stawkę odsetek za zwłokę. Ile wynosi?
    Więcej płatników składek i ubezpieczonych
    Pod koniec kwietnia 2022 r. zarejestrowanych w ZUS płatników składek było 2,8 mln, a ubezpieczonych - 16,1 mln, w tym cudzoziemców - 970 tys. Liczby te rosną z miesiąca na miesiąc i są znacznie wyższe niż przed wybuchem epidemii.
    Pracownice handlu w miejscowościach turystycznych alarmują: będziemy pracować ponad siły
    Pracownicy dyskontów pracujący nad morzem obawiają się nadchodzącego sezonu letniego. Do stowarzyszenia STOP Nieuczciwym Pracodawcom trafia duża ilość wiadomości, że ruch rośnie z dnia na dzień, a pracowników zamiast przybywać… ubywa.
    Barometr Ofert Pracy spadł o 5 pkt.
    Barometr Ofert Pracy spadł do 413,5 pkt. w kwietniu z 418,5 pkt. w marcu br. Napięcie geopolityczne, a także inflacja negatywnie wpłyną na zapotrzebowanie na pracę.
    Zniesienie stanu epidemii a przepisy prawa pracy
    Zakończenie stanu epidemii w Polsce nie wprowadza zmian w przepisach prawa pracy - obowiązujący od poniedziałku stan zagrożenia epidemicznego podtrzymuje dotychczasowe regulacje dotyczące m.in. wykonywania pracy zdalnej, kierowania pracowników na zaległy urlop oraz na okresowe badania lekarskie.
    Zmiany w ścieżce awansu zawodowego nauczycieli
    Projekt nowelizacji Karty Nauczyciela zakłada likwidację stopni nauczyciela stażysty i nauczyciela kontraktowego. Po czterech latach pracy w szkole nauczyciel będzie mógł zdać egzamin na nauczyciela mianowanego. Zmiany mają obowiązywać od 1 września 2022 r.
    Do kogo właściwie mówisz?
    Z punktu widzenia sukcesu opowieści bardzo ważne jest to, aby dopasować ją do publiczności. Historia, która przypadnie do gustu grupie dwudziestoparolatków po kilku piwach, niekoniecznie spodoba się rekruterowi podczas rozmowy kwalifikacyjnej, klientowi podczas spotkania biznesowego czy twoim ultrakonserwatywnym teściom. Od czego zatem zacząć?
    Google pomoże zdobyć kompetencje cyfrowe młodym ludziom
    „Umiejętności Jutra” czy „Kompetencje Jutra” to programy, dzięki którym młodzi ludzie będą mogli zdobyć kompetencje cyfrowe i budować karierę w branży marketingu internetowego. Eksperci w tej dziedzini będą mogli liczyć nie tylko na pewne zatrudnienie, ale i niezwykle atrakcyjne zarobki.
    2022: zmiany w wynagrodzeniach i modyfikacje Polskiego Ładu
    Polski Ład nadal podlega zmianom — w lipcu 2022 pojawią się nowe. Jakie będą zmiany w wynagrodzeniach od lipca 2022?
    Praca pielęgniarek i położnych: kwalifikacje, ale także wrażliwość
    Praca pielęgniarek i położnych wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji, ale także wrażliwości, empatii, poświęcenia i umiejętności zrozumienia człowieka w jego cierpieniu – z okazji Międzynarodowego Dnia Pielęgniarki i Położnej przekazało PPOZ.
    Prawa pracowników firm objętych sankcjami
    Umieszczenie firmy wspierającej agresję Rosji na Ukrainę na liście sankcyjnej MSWiA oznacza dla jej pracowników w Polsce natychmiastowe odebranie źródła utrzymania. Rzecznik Praw Obywatelskich w piśmie do ministerstwa rodziny wyjaśnia, że przepisy powinny przewidywać ochronę ich praw.
    Efektywność pracowników wzrosła po pandemii
    Przed wprowadzeniem innowacji należy dobrze zastanowić się, które z nich będą najkorzystniejsze dla naszej firmy – mówiła Erin Meyer, profesor w INSEAD, międzynarodowej szkole biznesu, podczas kongresu Impact’22, który odbył się w dniach 11-12 maja w Poznaniu.
    Kij, czy marchewka? Prawne możliwości zmniejszania poziomu nieplanowanych absencji
    Kilkanaście lat temu w Stanach Zjednoczonych przeprowadzono badania, z których wynikało, że tylko jeden na pięć powodów nieplanowanej nieobecności pracownika to choroba. Pozostałe cztery to sprawy rodzinne, stres, powody osobiste i brak wyraźnej przyczyny. Można założyć, że mimo upływu czasu sytuacja w polskich zakładach pracy wygląda podobnie. Czy pracodawcy są w takim razie bezsilni?
    Ukraińcy powinni zgłosić w ZUS wyjazd z Polski
    Obywatele Ukrainy, którym ZUS wypłaci pieniądze z programów 500+ i rodzinnego kapitału opiekuńczego muszą poinformować Zakład o wyjeździe z Polski. Pobieranie pieniędzy pomimo utraty prawa do ich otrzymywania skutkować będzie koniecznością ich zwrotu wraz z odsetkami.
    Rola psychiki w osiąganiu sukcesów biznesowych
    Rola psychiki w osiąganiu sukcesów biznesowych jest ogromna. Jakie predyspozycje są więc potrzebne do założenia firmy? Kto sprawdzi się jako lider, a kto jako szeregowy pracownik?
    Upadki z wysokości zmorą polskiego budownictwa
    40 proc. ofiar wypadków na placach budowy zginęło z powodu braku sprzętu ochronnego – powiedział zastępca Głównego Inspektora Pracy Jarosław Leśniewski.
    Zatrudnianie młodocianych podczas wakacji
    Wakacje to dla młodzieży czas wypoczynku. Są jednak tacy, którzy w tym okresie decydują się na podjęcie pracy. Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają zatrudnienie osoby młodocianej, jednak są pewne warunki. Jakie?
    Czy składki ZUS ulegają przedawnieniu?
    Co się stanie, jeśli składki ZUS nie zostaną opłacone w terminie lub należytej wysokości? Czy nastąpi ich przedawnienie?