Finansowanie prezentów świątecznych z funduszu socjalnego

Zbliżające się święta to okres, gdy wiele firm decyduje się na przygotowanie pracownikom prezentów świątecznych, np. paczek, bonów towarowych, talonów lub pomocy finansowej. Podejmując decyzję o tym, jaką formę będą miały świąteczne podarunki dla pracowników, pracodawca powinien pamiętać, że w zależności od formy prezentu inaczej będzie się przedstawiać obciążenie takiego prezentu podatkiem dochodowym.

Autopromocja

Działalność socjalna pracodawcy zdefiniowana w ustawie o zfśs obejmuje m.in. udzielanie osobom uprawnionym do korzystania z funduszu pomocy materialnej: rzeczowej lub finansowej. Przepisy nie zabraniają więc wsparcia materialnego pracowników. Jednak aby to wsparcie było zgodne z prawem, trzeba pamiętać o kilku zasadach rozdziału środków funduszu.

Zapisy w regulaminie zfśs

Prezent przyznany z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) to pomoc rzeczowa przyznawana ze środków tego funduszu. Pomoc rzeczowa może być realizowana z funduszu socjalnego, jednak pod warunkiem że w regulaminie zakładowym zostaną zawarte odpowiednie zapisy dające pracownikom możliwość ubiegania się o taką pomoc. Zanim pracodawca zdecyduje się na przekazanie pracownikom prezentów, powinien sprawdzić, czy obowiązujący u niego regulamin zfśs w ogóle przewiduje możliwość wsparcia rzeczowego pracowników, byłych pracowników, a także dzieci pracowników.

Czytaj także: Co na święta Bożego Narodzenia dla pracowników zamiast bonów? >>

Autopromocja

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna

Kup książkę:

Gorące tematy dla biur rachunkowych. SLIM VAT 3, KSeF, praca zdalna - Poradnik Gazety Prawnej

Należy podkreślić, że oprócz świadczeń rzeczowych regulamin zfśs może przewidywać również pieniężne formy wsparcia (zapomogi pieniężne) osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Oczywiście i w tym wypadku podstawowym kryterium przyznania takiej pomocy jest kryterium dochodowe pracownika.

Kryterium socjalne

Kolejnym krokiem pracodawcy przy decydowaniu o wręczaniu prezentów świątecznych pracownikom powinno być ustalenie sytuacji materialnej pracowników. Wszelkie świadczenia z zfśs powinny być przyznawane na podstawie kryterium socjalnego. W praktyce oznacza to, że wartość bonów towarowych czy świadczeń pieniężnych lub rzeczowych wręczanych pracownikom z okazji świąt musi być zróżnicowana i uzależniona od sytuacji materialnej pracownika. Pracodawca powinien pamiętać, że przyznając wszystkim pracownikom świadczenia z zfśs w tej samej wysokości – niezależnie od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej – musi liczyć się z tym, że organy kontroli uznają je nie za pomoc z funduszu, ale jako dodatek do wynagrodzenia, od którego pracodawca będzie zobowiązany naliczyć i odprowadzić składki oraz pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2009 r. uznał, że w przypadku przyznania zatrudnionym talonów o jednakowej wartości pracodawca będzie musiał zapłacić od nich składki tak samo jak od normalnego wynagrodzenia (I UK 121/09). To, że zostały sfinansowane z funduszu socjalnego, nie ma znaczenia.

Podatek dochodowy od prezentów z zfśs

Świadczenia pieniężne i rzeczowe otrzymane przez pracownika ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych są zwolnione z podatku do wysokości 380 zł rocznie. Jeżeli pracownik w danym roku otrzyma z zfśs świadczenia o wartości wyższej niż 380 zł, to od nadwyżki ponad tę kwotę powinna zostać pobrana zaliczka na podatek dochodowy.

Autopromocja

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

Kup książkę:

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2023

WAŻNE!

Świadczenia finansowane z funduszu socjalnego (zarówno paczki, jak i talony, a także pomoc finansowa) zostały zwolnione z obowiązku odprowadzania za nie składek na ubezpieczenia społeczne.

Autopromocja

Webinarium:
20 problemów kadrowca
na przełomie roku

Sprawdź

Jeśli chodzi o bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany ich na towary lub usługi, ustawodawca nie uznał ich za świadczenia rzeczowe. Tym samym nie korzystają one ze zwolnienia z podatku dochodowego. Pracodawca, decydując się na zakup talonów czy bonów dla pracowników, musi więc odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych odpowiednio do ich wartości.

Natomiast elektroniczna karta podarunkowa jest znakiem uprawniającym do wymiany na towary. Nie jest więc świadczeniem pieniężnym ani świadczeniem rzeczowym w rozumieniu przepisów podatkowych. W konsekwencji świadczenie to również podlega opodatkowaniu.

Przykład

Z okazji świąt pracodawca chciałby przyznać pracownikom prezenty świąteczne z zfśs. Zgodnie z zakładowym regulaminem zfśs mogą to być bony towarowe lub świadczenia pieniężne. Korzystniejszym dla pracowników rozwiązaniem będzie wypłacenie świadczenia pieniężnego, ponieważ jest ono zwolnione z podatku do kwoty 380 zł. Natomiast bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi podlegają opodatkowaniu.

Czytaj także: Korekta odpisów na zfśs >>

Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od zasady opodatkowania bonów i talonów. W świetle obowiązujących przepisów otrzymane przez emerytowanych pracowników świadczenia w postaci bonów towarowych korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli nie przekraczają kwoty 2280 zł w ciągu roku. Jeżeli wartość świadczeń rzeczowych lub ekwiwalentów pieniężnych otrzymywanych przez emerytów i rencistów w zamian tych świadczeń (np. bilety do kina, teatru, karnety na basen czy siłownię, paczki świąteczne, bony towarowe itp.) przekroczy w danym roku kwotę 2280 zł, nadwyżka jest opodatkowana podatkiem ryczałtowym w wysokości 10%. Podatek ten opłaca emeryt lub rencista. Powyższe zasady opodatkowania dotyczą jednak wyłącznie tych emerytów i rencistów, którzy nie są już zatrudniani przez dany zakład pracy. Jeżeli mimo pobierania renty lub emerytury podatnik pozostaje w stosunku pracy, jest traktowany tak jak pozostali pracownicy.

Paczki świąteczne

Paczki świąteczne dla pracowników lub dzieci pracowników są świadczeniem rzeczowym i korzystają ze zwolnienia podatkowego.Warunkiem jego zastosowania jest spełnienie następujących warunków:

• towary wchodzące w skład paczek świątecznych zostały w całości sfinansowane przez pracodawcę ze środków zfśs,
• wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych (w tym paczek) sfinansowanych z zfśs nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Należy zaznaczyć, że jeżeli wartość pojedynczej paczki świątecznej, sfinansowanej w całości ze środków zfśs, przekroczyła 380 zł lub do przekroczenia tej kwoty doszło na skutek zsumowania wartości paczki z innymi świadczeniami rzeczowymi, które pracownik otrzymał w trakcie roku, to opodatkowaniu będzie podlegała tylko nadwyżka ponad 380 zł.

Podstawa prawna:

Autopromocja

• art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).

Orzecznictwo:

• wyrok SN z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, OSNP 2011/9–10/133).