Czy można przechowywać listy płac w formie elektronicznej

RADA

Od 1 stycznia 2009 r. zakłady pracy prowadzące księgi rachunkowe mogą, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, zarchiwizować listy płac na informatycznych nośnikach danych, np. na płytach CD. Trzeba jednak dysponować urządzeniami, które pozwolą na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku.

UZASADNIENIE

Na przechowywanie listy płac w formie elektronicznej mogą sobie pozwolić tylko firmy, które podlegają ustawie o rachunkowości, czyli rozliczają się na podstawie ksiąg rachunkowych (pełna księgowość). Nowelizacja tej ustawy rozszerzyła katalog dokumentów księgowych przechowywanych w postaci elektronicznej o listy płac. Nowy przepis obowiązuje od 1 stycznia br. Jednak pozwala on na skorzystanie z archiwizacji elektronicznej dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok (art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Jedynym warunkiem, który trzeba spełnić, aby przenieść listy płac na nośniki elektroniczne, jest obowiązek zapewnienia odtworzenia dowodów w postaci wydruku.

WAŻNE!

Firmy rozliczające się na podstawie ksiąg rachunkowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, mogą przenieść listy płac na nośniki elektroniczne.

Obowiązek przechowywania list płac przez płatników składek na ubezpieczenia społeczne wynosi 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Dotyczy to również kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Jeszcze do końca 2008 r. listy płac musiały być przechowywane bezwzględnie w oryginalnej papierowej formie. Jedynie pozostałe dokumenty księgowe wolno było przechowywać na nośnikach danych, pozwalających trwale zachować treść dowodów. Obecnie jest wybór między pozostaniem przy listach papierowych a przeniesieniem ich na nośnik informatyczny.

Nadal jednak w formie elektronicznej nie można archiwizować dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki.

Przedsiębiorcy prowadzący uproszczoną księgowość (np. podatkową księgę przychodów i rozchodów) pozostają przy listach drukowanych, choć mogą prowadzić je komputerowo. Nie mają jednak możliwości zastąpienia ich listami elektronicznymi.

Podstawa prawna:

• art. 73 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.),
• art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.).