REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy płatników składek

Katarzyna Jezierska

REKLAMA

Każdego roku płatnik składa do ZUS wiele różnych dokumentów. Całość dokumentacji układa się w logiczny, choć może zbyt rozbudowany i niepozbawiony pułapek system. W tej ilości dat, sum, identyfikatorów, kodów nietrudno jednak o pomyłkę.

Obowiązkiem płatnika jest składanie prawidłowo wypełnionych dokumentów do ZUS. Nie istnieje chyba przedsiębiorca, który choć raz się nie pomylił. Oczywiście największa liczba i różnorodność błędów występuje w dokumentach złożonych przed wielu laty. ZUS często dopomina się o korekty takich dokumentów dopiero po upływie jakiegoś czasu, kiedy trudniej jest odtworzyć ówczesny stan faktyczny. Dobrze jest więc na bieżąco korygować błędne dokumenty, aby utrzymać porządek na koncie.

Autopromocja

Czy termin złożenia dokumentów w ZUS, który przypada w sobotę, ulega przesunięciu >>

ZUS-owskie puzzle

Zbiór dokumentów, które płatnik ma obowiązek składać do ZUS, przypomina układankę. Jej tworzenie rozpoczyna się od złożenia dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (ZUS ZFA lub ZUS ZPA), które otwierają na koncie płatnika okres prowadzenia działalności. Jeśli płatnik zatrudnia pracowników, kolejnym elementem układanki będą dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (ZUS ZUA, ZUS ZZA), które z kolei na kontach ubezpieczonych otwierają okresy podlegania ubezpieczeniom. W przypadku ustania obowiązku ubezpieczenia lub zakończenia prowadzenia działalności płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty wyrejestrowujące (odpowiednio ZUS ZWUA i ZUS ZWPA), które zamkną odpowiednie okresy na koncie ubezpieczonego i płatnika. W każdym miesiącu, w którym ubezpieczony jest zgłoszony u płatnika, płatnik powinien złożyć odpowiednie raporty (ZUS RCA lub ZUS RZA, ZUS RSA), odzwierciedlające sytuację danego pracownika (określające podstawę wymiaru składek, składki, ewentualne zwolnienia itd.). Deklaracja ZUS DRA (składana do ZUS równocześnie z raportami) to zsumowane podstawy wymiaru składek i składki za wszystkich ubezpieczonych. Ostatnią czynnością jest dokonanie wpłat na odpowiednie konta ZUS za pomocą prawidłowo wypełnionych (jeśli chodzi o wysokość wpłaty i okres rozliczeniowy) dokumentów wpłat. Wszystkie elementy tych skomplikowanych puzzli powinny do siebie pasować.

Wzory umów i formularzy >>


Zgłoszenie to podstawa

Przy składaniu dokumentów zgłoszeniowych należy zachować szczególną staranność. Najistotniejsze błędy dotyczą dat (podlegania ubezpieczeniom lub prowadzenia działalności), kodów (tytułu ubezpieczenia lub prowadzenia działalności), danych identyfikacyjnych oraz zakresu ubezpieczenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczegółowe zasady korekty dokumentów zgłoszeniowych są skomplikowane, można je znaleźć na stronie internetowej www.zus.pl. Czasami jednak zwykła korekta dokumentu zgłoszeniowego nie wystarczy. Bywają sytuacje, gdy jeden błędnie wypełniony dokument zaburza chronologię wszystkich dokumentów na koncie. Gdy na koncie występuje kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt dokumentów zgłoszeniowych za jednego płatnika lub za jednego ubezpieczonego, w celu skorygowania okresów prowadzenia działalności lub podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy po prostu złożyć prawidłowe dokumenty korygujące. Niezbędne jest ponowne przetworzenie wszystkich tych dokumentów w odpowiedniej kolejności. Takiego przetworzenia dokonuje ZUS w ramach porządkowania kont płatników składek oraz porządkowania kont ubezpieczonych. Płatnik powinien wypełnić druk ZUS KOA lub druk korekty okresów obowiązku opłacania składek w celu określenia stanu prawidłowego.

Czy pracownik zgłoszony do ubezpieczeń po dniu wypadku w pracy ma prawo do zasiłku chorobowego >>

Wypełniając dokument ZUS KOA, płatnik podaje swoje dane identyfikacyjne oraz dane identyfikacyjne ubezpieczonego, którego konto będzie porządkowane. Następnie należy wymienić wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom – nie tylko te, w których istnieją nieprawidłowości. Podaje się pierwszy oraz ostatni dzień, w którym ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom (inaczej niż na dokumencie ZUS ZWUA), a także kod tytułu ubezpieczenia oraz zakres ubezpieczenia. W porządkowaniu konta płatnika składek pomaga Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych druk korekty okresów obowiązku opłacania składek (druk nie ma nazwy skróconej). Jest to dokument podobny do dokumentu ZUS KOA. Po podaniu danych identyfikacyjnych płatnik wymienia wszystkie okresy, w których prowadził działalność (pierwszy i ostatni dzień prowadzenia działalności) lub podlegał ubezpieczeniom dobrowolnym. Dokument ten jest szczególnie użyteczny w przypadku określania okresów podlegania ubezpieczeniom płatników, którzy wielokrotnie likwidowali i wznawiali działalność.

Dobrze raportuj

Choć możliwość popełnienia błędów w dokumentach rozliczeniowych w dużej mierze ograniczają kolejne coraz doskonalsze wersje programu Płatnik, nieprawidłowości ciągle się zdarzają. Ponadto ZUS ciągle wykrywa błędy w dokumentach za poprzednie lata i albo sam dokonuje ich korekty, albo prosi płatnika o złożenie korekt.


Najczęściej występujące błędy to:

  • brak raportów zerowych w okresach podlegania ubezpieczeniom (za miesiące, w których nie nastąpiła wypłata wynagrodzenia),
  • raporty z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. wypłata nastąpiła po ustaniu zatrudnienia, a raport został złożony z kodem tytułu ubezpieczenia 0110) oraz
  • błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Sporą grupę błędów stanowią błędy związane z przekroczeniem przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek czy nieprawidłowo wypełnionymi raportami za osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Zdarzają się też błędy rachunkowe.

Czy wykonawca dzieła może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jak członek rodziny >>

Dokumenty rozliczeniowe poprawia się, składając komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracja z raportem) oznaczonych kolejnym numerem identyfikatora. Szczegółowe zasady korygowania tych dokumentów można znaleźć na stronie internetowej ZUS.

Płać uważnie

Najczęstszym błędem jest wpisanie na dokumencie wpłaty innego miesiąca niż ten, którego dotyczy wpłata. Drugim nierzadkim błędem jest mylenie kont, na które przekazywane są wpłaty – np. wpłata, która powinna trafić na fundusz ubezpieczeń społecznych, ze względu na mylnie wpisany numer konta trafia na fundusz ubezpieczeń zdrowotnych. Pokaźną grupę błędnych lub niezidentyfikowanych wpłat stanowią te z nieprawidłowo wpisanymi danymi identyfikacyjnymi płatnika składek. Kolejnym błędem, może mniej oczywistym, jest nieprawidłowe wypełnienie dokumentu wpłaty w rubryce określającej numer deklaracji (zamiast numeru odpowiadającego deklaracji, której wpłata dotyczy, płatnik wpisuje numer funduszu – 51, 52, lub 53), co uniemożliwia prawidłowe rozliczenie wpłaty.

Korekty wpłat dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku popełnienia przez płatnika któregoś z wyżej wymienionych błędów należy zwrócić się do ZUS z podaniem o odpowiednią korektę wpłaty.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
20 maja to ważny termin dla niektórych płatników. ZUS przypomina o rocznym rozliczeniu składki na ubezpieczenie zdrowotne

Zbliża się ważny termin dla osób prowadzących pozarolniczą działalność. Do 20 maja 2024 r. muszą one przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2023. To również termin na złożenie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2024 r., które uwzględniają to rozliczenie.

Dzień wolny w urodziny i krótsza praca w piątek lepsze niż premia? Pracownicy już trochę inaczej podchodzą do benefitów od pracodawcy

Wniosek z obserwacji przez ekspertów obecnego rynku pracy jest jednoznaczna: coraz bardziej rozbieżne są oczekiwania pracowników i chęci przedsiębiorców w zakresie oferowania benefitów będących uzupełnieniem wynagrodzenia. – Ponad 70% pracowników oczekuje, że poza standardowym wynagrodzeniem będzie otrzymywać od pracodawcy także benefity motywacyjne oraz nagrody np. w trybie kwartalnym. Widzimy jednak w tym zakresie zdecydowaną zmianę tendencji. Jeszcze kilka lat temu najważniejsze były pieniądze lub ew. pakiet sportowy czy ubezpieczeniowy. Teraz najbardziej oczekiwany benefit jest zupełnie inny – mówi Dorota Siedziniewska – Brzeźniak, ekspert rynku pracy, prokurent IDEA HR Group.

Minister pracy: Będą składki ZUS od umów o dzieło i zlecenia, będzie godna emerytura

Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, poinformowała, że wkrótce do konsultacji społecznych trafi projekt ustawy reformującej oskładkowanie umów o dzieło i zlecenie. Zmiany mają zapewnić godną emeryturę osobom pracującym w oparciu o umowę zlecenie albo umowę o dzieło.

Czy 2 maja jest dniem wolnym od pracy?

2 maja 2024 r. wypada w czwartek pomiędzy wolną środą 1 maja (Święto Pracy) i wolnym piątkiem (Narodowe Święto 3 Maja). Czy wypadające 2 maja Święto Flagi to dzień wolny od pracy? Czy trzeba wziąć na ten dzień urlop?

REKLAMA

Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

Zaliczka czy zadatek? Jaka jest różnica? Co jest zwrotne, a co przepada? Podpowiadamy, co wybrać przy współpracy z freelancerem.

Minister pracy: Zwolnień grupowych jest sporo, ale są monitorowane przez resort pracy

Firmy działające w naszym kraju coraz częściej przeprowadzają zwolnienia grupowe. Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej, przyznaje, że faktycznie tych zwolnień jest sporo.

Majówka 2024: weź 3 dni urlopu a będziesz miał 9 dni wolnych

Majówka w 2024 zapowiada się wspaniale. Wypoczynek może być naprawdę długi. Wystarczy wziąć 3 dni urlopu a można mieć 9 dni wolnych (wliczając weekendy). Co ciekawe Boże Ciało w 2024 r. wypada 30 maja (czwartek) oznacza to, że biorąc wolne w dniu 31 maja (piątek) - łącznie z weekendem można mieć 4 dni wolnego. Jak wypada majówka 2024? Czy w majówkę jest wolne od szkoły?

Zwolnienie grupowe: kto może zwolnić, z jakich przyczyn, kogo nie można zwolnić, jaka wysokość odprawy pieniężnej

Zwolnienie grupowe to rozwiązanie umów o pracę z pracownikami z przyczyn niedotyczących pracowników. Nie każdy pracodawca może przeprowadzić takie zwolnienie i nie każdy pracownik może być nim objęty.

REKLAMA

Poszedł po zaległe wynagrodzenie a spotkała go śmierć. Zabójstwo w Gdańsku, są zarzuty Prokuratury!

47-letni mężczyzna, pracodawca usłyszał od Gdańskiej Prokuratury zarzut popełnienia przestępstwa zabójstwa w zamiarze ewentualnym i trafił do tymczasowego aresztu. Potrącił pracownika wózkiem widłowym. 37-letni obywatel Gruzji zmarł  wyniku wstrząsu urazowego. Co grozi pracodawcy?

Co to są kompetencje przyszłości i dlaczego są tak ważne na rynku pracy?

Czasy pracy przez całe życie w jednej firmie już minęły. Teraz pracownicy zmieniają stanowiska, branże, kształcą się w nowych kierunkach. Bardzo ważna staje się zdolność do adaptacji i rozwijania nowych umiejętności. Czym są kompetencje przyszłości? I które z nich mogą okazać się kluczowe na przyszłym rynku pracy?

REKLAMA