REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze błędy płatników składek

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Jezierska

REKLAMA

Każdego roku płatnik składa do ZUS wiele różnych dokumentów. Całość dokumentacji układa się w logiczny, choć może zbyt rozbudowany i niepozbawiony pułapek system. W tej ilości dat, sum, identyfikatorów, kodów nietrudno jednak o pomyłkę.

Obowiązkiem płatnika jest składanie prawidłowo wypełnionych dokumentów do ZUS. Nie istnieje chyba przedsiębiorca, który choć raz się nie pomylił. Oczywiście największa liczba i różnorodność błędów występuje w dokumentach złożonych przed wielu laty. ZUS często dopomina się o korekty takich dokumentów dopiero po upływie jakiegoś czasu, kiedy trudniej jest odtworzyć ówczesny stan faktyczny. Dobrze jest więc na bieżąco korygować błędne dokumenty, aby utrzymać porządek na koncie.

REKLAMA

Czy termin złożenia dokumentów w ZUS, który przypada w sobotę, ulega przesunięciu >>

ZUS-owskie puzzle

Zbiór dokumentów, które płatnik ma obowiązek składać do ZUS, przypomina układankę. Jej tworzenie rozpoczyna się od złożenia dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (ZUS ZFA lub ZUS ZPA), które otwierają na koncie płatnika okres prowadzenia działalności. Jeśli płatnik zatrudnia pracowników, kolejnym elementem układanki będą dokumenty zgłoszeniowe ubezpieczonych (ZUS ZUA, ZUS ZZA), które z kolei na kontach ubezpieczonych otwierają okresy podlegania ubezpieczeniom. W przypadku ustania obowiązku ubezpieczenia lub zakończenia prowadzenia działalności płatnik ma obowiązek złożyć dokumenty wyrejestrowujące (odpowiednio ZUS ZWUA i ZUS ZWPA), które zamkną odpowiednie okresy na koncie ubezpieczonego i płatnika. W każdym miesiącu, w którym ubezpieczony jest zgłoszony u płatnika, płatnik powinien złożyć odpowiednie raporty (ZUS RCA lub ZUS RZA, ZUS RSA), odzwierciedlające sytuację danego pracownika (określające podstawę wymiaru składek, składki, ewentualne zwolnienia itd.). Deklaracja ZUS DRA (składana do ZUS równocześnie z raportami) to zsumowane podstawy wymiaru składek i składki za wszystkich ubezpieczonych. Ostatnią czynnością jest dokonanie wpłat na odpowiednie konta ZUS za pomocą prawidłowo wypełnionych (jeśli chodzi o wysokość wpłaty i okres rozliczeniowy) dokumentów wpłat. Wszystkie elementy tych skomplikowanych puzzli powinny do siebie pasować.

Wzory umów i formularzy >>


Zgłoszenie to podstawa

REKLAMA

Przy składaniu dokumentów zgłoszeniowych należy zachować szczególną staranność. Najistotniejsze błędy dotyczą dat (podlegania ubezpieczeniom lub prowadzenia działalności), kodów (tytułu ubezpieczenia lub prowadzenia działalności), danych identyfikacyjnych oraz zakresu ubezpieczenia.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szczegółowe zasady korekty dokumentów zgłoszeniowych są skomplikowane, można je znaleźć na stronie internetowej www.zus.pl. Czasami jednak zwykła korekta dokumentu zgłoszeniowego nie wystarczy. Bywają sytuacje, gdy jeden błędnie wypełniony dokument zaburza chronologię wszystkich dokumentów na koncie. Gdy na koncie występuje kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt dokumentów zgłoszeniowych za jednego płatnika lub za jednego ubezpieczonego, w celu skorygowania okresów prowadzenia działalności lub podlegania ubezpieczeniom nie wystarczy po prostu złożyć prawidłowe dokumenty korygujące. Niezbędne jest ponowne przetworzenie wszystkich tych dokumentów w odpowiedniej kolejności. Takiego przetworzenia dokonuje ZUS w ramach porządkowania kont płatników składek oraz porządkowania kont ubezpieczonych. Płatnik powinien wypełnić druk ZUS KOA lub druk korekty okresów obowiązku opłacania składek w celu określenia stanu prawidłowego.

Czy pracownik zgłoszony do ubezpieczeń po dniu wypadku w pracy ma prawo do zasiłku chorobowego >>

Wypełniając dokument ZUS KOA, płatnik podaje swoje dane identyfikacyjne oraz dane identyfikacyjne ubezpieczonego, którego konto będzie porządkowane. Następnie należy wymienić wszystkie okresy podlegania ubezpieczeniom – nie tylko te, w których istnieją nieprawidłowości. Podaje się pierwszy oraz ostatni dzień, w którym ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom (inaczej niż na dokumencie ZUS ZWUA), a także kod tytułu ubezpieczenia oraz zakres ubezpieczenia. W porządkowaniu konta płatnika składek pomaga Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych druk korekty okresów obowiązku opłacania składek (druk nie ma nazwy skróconej). Jest to dokument podobny do dokumentu ZUS KOA. Po podaniu danych identyfikacyjnych płatnik wymienia wszystkie okresy, w których prowadził działalność (pierwszy i ostatni dzień prowadzenia działalności) lub podlegał ubezpieczeniom dobrowolnym. Dokument ten jest szczególnie użyteczny w przypadku określania okresów podlegania ubezpieczeniom płatników, którzy wielokrotnie likwidowali i wznawiali działalność.

Dobrze raportuj

Choć możliwość popełnienia błędów w dokumentach rozliczeniowych w dużej mierze ograniczają kolejne coraz doskonalsze wersje programu Płatnik, nieprawidłowości ciągle się zdarzają. Ponadto ZUS ciągle wykrywa błędy w dokumentach za poprzednie lata i albo sam dokonuje ich korekty, albo prosi płatnika o złożenie korekt.


Najczęściej występujące błędy to:

  • brak raportów zerowych w okresach podlegania ubezpieczeniom (za miesiące, w których nie nastąpiła wypłata wynagrodzenia),
  • raporty z nieprawidłowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. wypłata nastąpiła po ustaniu zatrudnienia, a raport został złożony z kodem tytułu ubezpieczenia 0110) oraz
  • błędne dane identyfikacyjne ubezpieczonego.

Sporą grupę błędów stanowią błędy związane z przekroczeniem przez ubezpieczonego rocznej podstawy wymiaru składek czy nieprawidłowo wypełnionymi raportami za osoby przebywające na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym. Zdarzają się też błędy rachunkowe.

Czy wykonawca dzieła może być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jak członek rodziny >>

Dokumenty rozliczeniowe poprawia się, składając komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących (deklaracja z raportem) oznaczonych kolejnym numerem identyfikatora. Szczegółowe zasady korygowania tych dokumentów można znaleźć na stronie internetowej ZUS.

Płać uważnie

REKLAMA

Najczęstszym błędem jest wpisanie na dokumencie wpłaty innego miesiąca niż ten, którego dotyczy wpłata. Drugim nierzadkim błędem jest mylenie kont, na które przekazywane są wpłaty – np. wpłata, która powinna trafić na fundusz ubezpieczeń społecznych, ze względu na mylnie wpisany numer konta trafia na fundusz ubezpieczeń zdrowotnych. Pokaźną grupę błędnych lub niezidentyfikowanych wpłat stanowią te z nieprawidłowo wpisanymi danymi identyfikacyjnymi płatnika składek. Kolejnym błędem, może mniej oczywistym, jest nieprawidłowe wypełnienie dokumentu wpłaty w rubryce określającej numer deklaracji (zamiast numeru odpowiadającego deklaracji, której wpłata dotyczy, płatnik wpisuje numer funduszu – 51, 52, lub 53), co uniemożliwia prawidłowe rozliczenie wpłaty.

Korekty wpłat dokonuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku popełnienia przez płatnika któregoś z wyżej wymienionych błędów należy zwrócić się do ZUS z podaniem o odpowiednią korektę wpłaty.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA