Jakie diety i inne należności przysługują pracownikowi w razie zagranicznej podróży służbowej w 2024 r.

• Należności przysługujące pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej
• Dieta w delegacji zagranicznej
• Pozostałe należności w zagranicznej podróży służbowej

Należności przysługujące pracownikowi z tytułu zagranicznej podróży służbowej

Z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety. 

Pracownik ma również prawo do zwrotu kosztów noclegów, przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Ponadto pracownikowi, który w czasie zagranicznej podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży zagranicznej.

Dieta w delegacji zagranicznej

Dieta należna podczas zagranicznej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej - wysokość diety za dobę podróży zagranicznej określa załącznik do rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dla państw najczęściej będących celem delegacji zagranicznych dieta wynosi:

• Austria: 57 euro;

• Czechy: 41 euro;

• Dania: 446 koron duńskich;

• Estonia: 45 euro;

• Finlandia: 53 euro;

• Litwa: 45 euro;

• Łotwa: 57 euro;

• Niemcy: 49 euro;

• Słowacja: 47 euro;

• Szwecja: 510 koron szwedzkich;

• USA: 59 dolarów;

• Wielka Brytania: 45 funtów.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

• za niepełną dobę podróży zagranicznej:

- do 8 godzin: przysługuje 1/3 diety;

- ponad 8 do 12 godzin: przysługuje 50% diety;

- ponad 12 godzin: przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Jeżeli pracownik nie ma zapewnionego całodziennego wyżywienia, wówczas kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia. Należy wówczas przyjąć, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie: 15% diety;

• obiad: 30% diety;

• kolacja: 30% diety.

Obniżenie diety stosuje się także w sytuacji, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. 

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie zagranicznej podróży służbowej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Pozostałe należności w zagranicznej podróży służbowej

Poza dietami, pracownikowi przysługują także inne należności. Są to:

• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu lub 50% diety za dojazd w jedną stronę;
• ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w zagranicznej podróży służbowej;
• ryczałt za nocleg, jeśli pracownik nie przedstawił rachunku w wysokości 25% limitu, w granicach którego pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem;

• ryczałt za każdy dzień (dobę) pobytu pracownika w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie zagranicznej podróży służbowej w wysokości 25% diety;

• zwrot kosztów leczenia za granicą w przypadku choroby powstałej podczas zagranicznej podróży służbowej obejmujących udokumentowane koszty (oprócz: leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów).

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Podstawa prawna:

• art. 77⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

• § 2, § 13 – 19 oraz załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)