Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

• Prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar
• Urlop wypoczynkowy pracownika w pierwszym roku pracy
• Udzielenie urlopu pracownikowi
• Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego
• Wynagrodzenie urlopowe
• Dofinansowanie urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar

Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od ogólnego stażu pracy pracownika. Pracownik zatrudniony na pełen etat, którego ogólny staż pracy jest krótszy niż 10 lat, ma prawo do urlopu w wymiarze 20 dni. Jeżeli natomiast jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat, to ma prawo do 26 dni urlopu. Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wymiar urlopu podlega proporcjonalnemu obniżeniu.

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu zaliczamy także okres nauki. Staż urlopowy wynikający z pobierania nauki uzależniony jest od zdobytego poziomu wykształcenia. Z tytułu ukończenia:

• zasadniczej lub równorzędnej szkoły zawodowej - wliczamy czas trwania nauki wynikający z programu nauczania, jednak nie więcej niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły policealnej - 6 lat,
• szkoły wyższej - 8 lat (obejmuje to także studia licencjackie.

Okresy „urlopowe” wynikające z nauki nie podlegają sumowaniu, zalicza się najwyższą ukończoną szkołę.

Urlop wypoczynkowy pracownika w pierwszym roku pracy

W wyjątkowy sposób ustalane jest prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar w przypadku pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy w życiu. Pracownik taki, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Udzielenie urlopu pracownikowi

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Co do zasady urlopu należy udzielać zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jednakże pracodawca nie musi ustalać planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Planu nie ustala także pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, na jego wniosek.

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Możliwe są sytuacje, gdy zaplanowanego urlopu wypoczynkowego nie da się wykorzystać w ustalonym terminie. 

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Pracodawca jest zobowiązany przesunąć termin urlopu na późniejszy termin jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy. Chodzi tu w szczególności o takie okoliczności jak:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienia się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Z podobnych powodów pracodawca musi udzielić w późniejszym terminie niewykorzystaną część urlopu. W tym przypadku przyczynami zobowiązującymi do przesunięcia terminu są: czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, urlop macierzyński oraz odbywanie ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy.

Możliwe jest także odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę. Taka sytuacja jest dopuszczalna tylko wówczas, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Pracodawca jest wtedy zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Wynagrodzenie urlopowe

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Zasadą jest, że pracownik z powodu płatnego wypoczynku nie może zostać finansowo poszkodowany.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego ujmuje się:

• składniki wynagrodzenia określone stawką miesięczną w stałej wysokości,
• składniki zmienne, uzależnione od ilości wykonanej pracy czy liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Następnie należy pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Dofinansowanie urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę

Niektórzy pracodawcy przyznają pracownikom dofinansowanie z tytułu urlopu wypoczynkowego. Chodzi tu o tzw. wczasy pod gruszą i świadczenie urlopowe. 

Wczasy pod gruszą wypłacają pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (chyba że podjęli decyzję o nieutworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych). Świadczenie to wypłacają też pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Wczasy pod gruszą nie mają z góry określonej kwoty. Przy jej ustalaniu należy brać pod uwagę kryterium socjalne (czyli sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika). W rezultacie wysokość świadczenia dla poszczególnych pracowników może być różna - osoby w gorszej sytuacji materialnej, z dziećmi lub pracujące w szczególnie uciążliwych warunkach pracy mogą otrzymać wyższe dofinansowanie.

Świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, i u których poziom zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku wynosi mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na zfśs w danym roku:

• 2417,14 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat w normalnych warunkach pracy;
• 3222,86 zł dla pracownika zatrudnionego na pełen etat i wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych;
• 322,29 zł dla pracownika młodocianego w pierwszym roku nauki;
• 386,74 zł dla pracownika młodocianego w drugim roku nauki;
• 451,20 zł dla pracownika młodocianego w trzecim roku nauki.

Wypłata świadczenia urlopowego nie zależy od kryterium socjalnego.

Podstawa prawna:

• art. 152-154, art. 155, art. 161-167, art. 172 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)
• § 6 – 8, § 10 – 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14 ze zm.)
• art. 3, art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)