Praca zdalna - nowe przepisy w tym półroczu?

• Praca zdalna w Kodeksie pracy 2022
• Polecenie wykonywania pracy zdalnej
• Decyzja w rękach pracodawców?
• Praca zdalna okazjonalna – 12 dni w roku
• Koszty pracy zdalnej po stronie pracodawcy
• Szef będzie mógł wkroczyć do domu
• Rodzice dzieci do lat 4 na specjalnych prawach
• Praca zdalna będzie ponadczasowa

Praca zdalna w Kodeksie pracy 2022

W dziale II Kodeksu pracy dodaje się Rozdział IIc „Praca zdalna”. Zgodnie z definicją z proponowanego art. 6718 praca zdalna jest pracą wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (w tym w miejscu zamieszkania pracownika), w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Strony mogą ustalić między sobą formę wykonywania pracy zdalnej już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Przewidziano również możliwość skierowania pracownika do pracy zdalnej przez pracodawcę w formie polecenia. Kiedy będzie to możliwe? Po pierwsze, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Po drugie, gdy jest to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe. Obydwa przypadki muszą spełnić jeden warunek - pracownik złoży uprzednio w postaci papierowej lub elektronicznej oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Takie polecenie wykonywania pracy zdalnej może zostać w każdym czasie cofnięte przez pracodawcę.

Decyzja w rękach pracodawców?

Aktualnie o tym, czy pracownik wykonuje pracę w formie zdalnej, decyduje pracodawca. Na podstawie przepisów ustawy covidowej to pracodawca kieruje podwładnych na pracę zdalną. Takie skierowanie może mieć charakter prewencyjny w związku z pandemią Covid-19. Przepisy tymczasowe zezwalają również na złożenie wniosku o pracę zdalną przez pracownika, ale pracodawca w żaden sposób nie jest tym wnioskiem związany.

Zasadą będzie ustalanie szczegółowych warunków pracy w trybie zdalnym w porozumieniu ze związkami zawodowymi działającymi u danego pracodawcy. Jeśli w danym zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, wówczas regulacje te powinny zostać wypracowane w regulaminie pracy po stosownej konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie i regulamin określają w szczególności:

1. grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 67²⁴ § 1 pkt 2;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67²⁴ § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w 67²⁴ § 4;
4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Gdyby nie zawarto porozumienia ani stosownych zapisów w regulaminie, wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe na podstawie polecenia wykonywania pracy zdalnej albo porozumienia zawartego bezpośrednio z pracownikiem.

Praca zdalna okazjonalna – 12 dni w roku

Art. 67³³ § 1 KP przewiduje możliwość pracy zdalnej okazjonalnej do 12 dni w roku kalendarzowym. W celu skorzystania z pracy zdalnej pracownik składa wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej, a pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić ten wniosek.

Koszty pracy zdalnej po stronie pracodawcy

Pracownik będzie zobowiązany do podania miejsca wykonywania pracy w formie zdalnej. Na gruncie ustawy covidowej nie ma obowiązku zwrotu kosztów pracy zdalnej po stronie pracodawcy. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca pokryje natomiast koszty związane z pracą zdalną wykonywaną we wskazanym miejscu, takie jak: koszty serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy niezbędnych do jej wykonywania, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Obowiązki pracodawcy wynikające z pracy zdalnej określa art. 67²⁴ § 1, zgodnie z którym pracodawca jest zobowiązany:

1. dostarczyć pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ § 3 i 4, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem, o których mowa w art. 67²⁰ § 5;
3. zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Strony mogą również ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, czyli prywatnych. Muszą one spełniać wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego. W takim przypadku pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu. Obowiązek pokrycia kosztów lub zapłaty ekwiwalentu można zastąpić, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Więcej na ten temat znajdziesz w artykule: Ekwiwalent za pracę zdalną – projekt Kodeksu pracy

Szef będzie mógł wkroczyć do domu

Co z kontrolą pracy pracownika zdalnego? Powstaje pytanie czy szef będzie mógł przyjść do domu pracownika? Pracodawca ustala z pracownikiem sposoby komunikowania się. Ponadto, pracodawca będzie miał prawo dokonania w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika kontroli wykonywania tej pracy przez pracownika na zasadach określonych w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. Pracodawca ma obowiązek dostosowania sposobu przeprowadzenia kontroli do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Co więcej, wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Rodzice dzieci do lat 4 na specjalnych prawach

W najlepszej sytuacji będą rodzice dzieci do 4 lat. Pracownicy, którzy wychowują dzieci do 4. roku życia będą mogli wnioskować o pracę zdalną, a pracodawca nie powinien im jej odmówić. Jeśli tylko charakter pracy na to zezwala, szef musi wyrazić zgodę na pracę z domu. W podobnej, uprzywilejowanej sytuacji są osoby opiekujące się osobą niepełnosprawną i kobiety w ciąży. Im także pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej.

Zgodnie bowiem z Art. 67¹⁹ § 5 nowego KP pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3, oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, o wykonywanie pracy zdalnej. Są pewne wyjątki, kiedy pracodawca będzie mógł odmówić takim osobom pracy w formie zdalnej. Po pierwsze, jeśli nie pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W przypadku odmowy na pracodawcy ciąży obowiązek jej uzasadnienia. Przyczyna odmowy powinna być przedstawiona pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 5 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Praca zdalna będzie ponadczasowa

Co to oznacza, że praca zdalna będzie ponadczasowa? Uregulowanie jej w Kodeksie pracy świadczy o jej stałym charakterze. Dotychczas praca zdalna była określona w przepisach specustawy covidowej. Przepisy te wprowadzono w związku z potrzebą stosowania pracy zdalnej na szeroką skalę w wyniku wystąpienia pandemii covid-19 w marcu 2020 r. Kodeks pracy zawierał jedynie przepisy regulujące telepracę. Pojęcie telepracy nie jest jednak tożsame z pracą zdalną. Telepraca nie jest tak elastyczna jak praca zdalna.

Więcej na temat różnić pomiędzy telepracą i pracą zdalną znajdziesz w artykułach:

• Praca zdalna a telepraca - podobieństwa i różnice [TABELA]
• Praca zdalna a telepraca – czym się różnią?

Po lekturze powyższych opracowań jasne jest, że telepraca nie spełniała wymogów obecnego rynku pracy. Sztywne ramy kodeksowe telepracy powodowały nieznaczne przypadki korzystania z tego od lat istniejącego rozwiązania. Zastąpienie telepracy pracą zdalną wydaje się uzasadnione i bardziej przystosowane do obecnych realiów. Pracę zdalną cechuje przede wszystkim elastyczność, która w 2022 roku jest jedną z najbardziej pożądanych cech pracy. Kandydaci poszukujący pracy przeglądając oferty, zwracają szczególną uwagę na elastyczne formy wykonywania pracy. Praca zdalna za sprawą epidemii stała się standardem. W związku z tym, że kończy się stan epidemii po 3 miesiącach przestaną obowiązywać tymczasowe przepisy specustawy covidowej dotyczące pracy zdalnej. Istnieje więc pilna potrzeba ustanowienia nowych, powszechnie obowiązujących na stałe przepisów regulujących pracę zdalną zgodnie z wymogami współczesnego rynku pracy. Zdaniem wiceministra rodziny i polityki społecznej nowe przepisy zaczną obowiązywać od początku września 2022 roku.

Dzięki nowelizacji Kodeksu pracy i wpisania pracy zdalnej na stałe w przepisy powszechnie obowiązującego prawa home office będzie stosowany na szeroką skalę nawet po pandemii. Przepisy te ułatwią pracownikom przechodzenie na pracę zdalną. Dodatkowo w Projekcie ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (UC118) z dnia 4 lutego 2022 roku planuje się wprowadzenie nowego art. 183f, zgodnie z którym zabrania się jakiegokolwiek negatywnego traktowania pracownika w związku z korzystaniem z uprawnień zawartych w Kodeksie pracy, a więc także z prawa do wnioskowania o pracę zdalną. Jeśli pracodawca naruszy prawa pracownika wynikające z KP, pracownik będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Podstawa prawna:

Art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dziennik Ustaw rok 2021 poz. 2095)

Projekt ustawy z dnia 18 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (UD210)