Monitoring. W jaki sposób można nadzorować zakład pracy i pracowników?

• Kiedy można wprowadzić monitoring zakładu pracy
• Jak wprowadzić monitoring zakładu pracy
• Ograniczenia w stosowaniu monitoringu
• Monitoring a ochrona danych osobowych
• Kontrola służbowej poczty elektronicznej pracowników

Kiedy można wprowadzić monitoring zakładu pracy

Pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring zakładu pracy. Pod tym pojęciem należy rozumieć szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu. 

Monitoring można wprowadzić, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,

• ochrony mienia,

• kontroli produkcji,

• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Jak wprowadzić monitoring zakładu pracy

Pracodawca zobowiązany jest do ustalenia celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu. Ustalenia te należy zapisać w:

• układzie zbiorowym pracy,

• regulaminie pracy,

• obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Następnie pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu. Obowiązku tego należy dokonać w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu.

Także przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca zobowiązany jest do przekazania mu pisemnej informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

W razie wprowadzenia monitoringu pracodawca zobowiązany jest oznaczyć monitorowany teren i pomieszczenia. Powinien tego dokonać za pomocą widocznych i czytelnych znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, najpóźniej na 1 dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Ograniczenia w stosowaniu monitoringu

Prawo do wprowadzenia monitoringu podlega ograniczeniom. Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni. 

Ograniczenie to nie ma zastosowania, jeżeli monitoring w tych pomieszczeniach jest niezbędny do zapewnienia określonych wyżej celów uzasadniających wprowadzenie nadzoru. W takim przypadku pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę, aby wprowadzenie monitoringu nie naruszyło godności oraz innych dóbr osobistych pracowników. Z tego względu przepisy preferują stosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Monitoring nie obejmuje też pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Monitoring a ochrona danych osobowych

Pozyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu pracodawca może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Okres ich przechowywania nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia nagrania.

Ograniczenie okresu przechowywania nagrań obrazu nie dotyczy sytuacji, gdy stanowią one dowód w postępowaniu karnym, administracyjnym czy cywilnym lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. W takim przypadku 3-miesięczny termin przechowywania nagrań ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu po upływie powyższych okresów (chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej).

Kontrola służbowej poczty elektronicznej pracowników

Pracodawca może stosowania inne niż monitoring formy kontrolowania pracowników. Możliwe jest bowiem wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia:

• organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz 

• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Pracodawca, który wprowadził kontrolę poczty elektronicznej pracownika, powinien niszczyć zapis z monitoringu poczty po 3 miesiącach, chyba że może być użyty jako dowód w postępowaniu.

Pracodawca powinien poinformować pracowników o monitoringu poczty elektronicznej najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto cele, zakres i sposób kontroli należy określić w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy.

Kontrola służbowych komputerów i telefonów pracowników

Pracodawca może wprowadzić i stosować kontrolę komputerów i telefonów. Warunkiem jest, aby zostały tu spełnione te same wymogi prawne, co przy monitoringu poczty elektronicznej pracowników. 

Oznacza to, że pracodawca w celu upewnienia się, że czas pracy jest w pełni wykorzystywany oraz w celu właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy może przeglądać zawartość np. komputerów czy telefonów komórkowych, prowadzić monitorowanie odwiedzanych stron w Internecie czy kontrolę bilingów. Wystarczy, że poinformuje o tym pracowników na 2 tygodnie przed uruchomieniem nadzoru, a cele, zakres i sposób kontroli określi w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu obowiązującym w zakładzie pracy.

Podstawa prawna:

• art. 22², art. 22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)